UCL håndterer indberetninger i whistleblowersystemet efter de almindelige forvaltningsretlige regler.
Modtagelse og screening
Når du laver en indberetning via whistleblowerportalen, bliver den modtaget af den whistlebloweransvarlige, som inde i systemet sender en kvittering for modtagelse til dig senest 7 dage efter indberetningen.
En indberetning medfører ikke i sig selv, at du som indberetter bliver part i sagen og dermed opnår partsrettigheder. Hvis det er tilfældet, vil den whistlebloweransvarlige oplyse dig om det i din postboks på whistleblower-portalen.
For den whistlebloweransvarlige er første skridt i sagsbehandlingen at foretage en screening af din indberetningen for at se, om den ligger inden for ordningens område. Resultatet af screeningen vil fremgå af kvittering for modtagelsen.
Uden for ordningen
Hvis din indberetning ligger uden for det område, som whistleblowerordningen omfatter, vil du i postboksen i systemet modtage et begrundet afslag på at gå videre med sagen og henvisninger til, hvad du eventuelt ellers kan gøre, eller hvem du kan gå til. Vær opmærksom på, at systemet på grund af sikkerhed og anonymitet ikke kan udsende notifikationer om, at der er nyt i postboksen. Du er selv ansvarlig for at tjekke den med jævne mellemrum (se også Indberetters systemadgang).
Falder sagen uden for ordningen, bliver indberetningen slettet i systemet, når du har meldt tilbage på afslaget eller senest 14 dage fra udsendelsen af afslaget.
Iværksættelse af undersøgelse
Ligger den inden for ordningens område, informerer den whistlebloweransvarlige rektor for UCL og iværksætter en undersøgelse af forholdet med inddragelse af yderligere oplysninger, enten internt i UCL eller fra relevante eksterne myndigheder.
Den whistlebloweransvarlige kan få brug for at stille opfølgende spørgsmål til dig for at belyse sagen. Det vil derfor være en hjælp, hvis du jævnligt tjekker din postboks på whistleblowerportalen via brugernavn og adgangskode, som du fik tildelt, da du foretog indberetningen (se også Indberetters systemadgang).
Du vil senest 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen få information om sagens status i henhold til gældende lovgivning.
Information af interne instanser
Hvis indberetningen vedrører rektor, informerer den whistlebloweransvarlige formanden for UCL’s bestyrelse. Hvis indberetningen vedrører et bestyrelsesmedlem, informeres Uddannelses- og Forskningsministeriet. Skulle indberetningen vedrøre den whistlebloweransvarlige selv, vil den blive sendt til direktøren for Fællesområdet i stedet for.
Eventuel information af berørte personer
I de tilfælde, hvor indberetningen vedrører konkrete personer, kan UCL være forpligtet til at give de personer, der er blevet indberettet, oplysning om det anmeldte forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår der kan eller skal gives en sådan meddelelse, så meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækning af det indberettede forhold samt indsamling af bevismateriale.
Overdragelse til myndighederne
Sagen kan være af en sådan karakter, at UCL giver den videre til politiet til yderligere efterforskning. Sagen kan ende i retten og den, der er indberettet om, kan afhængigt af sagens karakter risikere bøde- og fængselsstraf.
Sletning af sag og arkivering af dokumenter
Når politiet (og eventuelt domstolene) har færdigbehandlet sagen, og en eventuel ankefrist er udløbet, sletter UCL sagen i whistleblowerportalen.
Når UCL afslutter sagen, vil du som indberetter som udgangspunkt blive orienteret herom. Sagens relevante dokumenter arkiveres i UCL's interne systemer i henhold til gældende lovgivning.
Lovgivning