1. Johdanto ja tarkoitus
Whistleblower-järjestelmän (suom. tiedonantajajärjestelmän) avulla yrityksemme tarjoaa yrityksen työntekijöille, asiakkaille ja liikekumppaneille riippumattoman ja itsenäisen kanavan epäiltyjen väärinkäytösten ja rikkomusten, yrityksen olennaisten käytäntöjen tai ohjeiden sekä voimassa olevan lain rikkomusten raportointiin.
Whistleblower-järjestelmä ei korvaa, eikä sen ole tarkoitus korvata, suoraa yhteydenpitoa yritykseen, esimiehiin ym. Whistleblower-järjestelmän tarkoituksena on luoda tila, jossa voidaan ilmoittaa erityisen vakavista tapauksista, joita ei voida käsitellä olemassa olevien viestintäkanavien kautta tai joissa halutaan taata ilmoituksen tekijän anonymiteetti.
Seuraavassa kuvataan, miten whistleblower-järjestelmä toimii käytännössä, mukaan lukien mitkä asiantilat voidaan ilmiantaa sen kautta, ja miten ilmiannot käsitellään.
Whistleblower-järjestelmää hallinnoi yrityksen whistleblower-vastuuhenkilö.
2. Mitä järjestelmän kautta voidaan ilmoittaa?
Whistleblower-järjestelmän avulla voidaan ilmiantaa epäilyksiä väärinkäytöksistä ja rikkomuksista, tai yrityksen olennaisten käytäntöjen tai ohjeiden sekä voimassa olevan lain rikkomuksista.
Esimerkiksi seuraavat asiat eivät kuulu järjestelmän piiriin:
· Valitukset yhteistyövaikeuksista, epäpätevyydestä, palkkaehdoista ja muista arkipäiväisistä asioista.
· Valitukset työympäristöstä, päätöksentekoprosesseista tai yleisistä johtamispäätöksistä.
Tapaukset, joita tiedonantajajärjestelmä ei kata, voidaan käsitellä yrityksessä muilla tavoin.
Järjestelmässä ei saa tehdä perusteettomia syytöksiä yksittäisiä henkilöitä kohtaan, eikä sen kautta saa ilmoittaa muulla tavoin perättömiä tietoja.
3. Kuka voi tehdä ilmoituksen?
Kaikki yrityksen työntekijät, asiakkaat ja yhteistyökumppanit.
4. Kenestä voidaan tehdä ilmoitus?
Ilmoitus voidaan tehdä asiantiloista, joihin on päädytty yrityksen työntekijöiden toiminnan tuloksena, mukaan lukien johtajisto, omistajat ja hallituksen jäsenet.
5. Miten ilmoitus tehdään ja kenelle
Ilmoitukset whistleblower-järjestelmään tehdään sähköisesti whistleblower-portaalissa yrityksen julkaiseman linkin kautta.
Ilmoituksen voi tehdä tanskaksi tai englanniksi, ja seuraavat tiedot ovat hyödyllisiä raporttien käsittelijöille:
· Ilmoituksen kohteena olevan henkilön nimi, osasto ja yhteystiedot,
· Kuvaus niistä asiantiloista, joiden vuoksi ilmoitus on tehty, ja
· Mahdolliset raporttia tukevat asiakirjat tai todisteet.
Tehdyt ilmoitukset käsitellään tehtävään nimitetyn, yrityksen oman whistleblower-vastuuhenkilön toimesta. Vastuuhenkilö voi joko hylätä ilmoituksen tai viedä sen eteenpäin tiedonannon sisällön kannalta sopivimmalle henkilölle yrityksen johdossa.
6. Anonymiteetti?
Ilmoituksen tekijä valitsee itse, haluaako hän tehdä ilmoituksen nimettömänä.
Whistleblower-järjestelmä ei säilytä IP-osoitteita eikä tunnistenumeroita, ja kaikki tiedonsiirto ja tietojen tallennus salataan kryptaamalla. Vain järjestelmää hallinnoivalla whistleblower-vastuuhenkilöllä on pääsy tapausten käsittelyalueelle.
Kun olet tehnyt ilmoituksen, sinulla on myöhemmin mahdollisuus kirjautua järjestelmään nimettömänä ja tarkistaa, onko whistleblower-vastuuhenkilö esittänyt lisäkysymyksiä tai pyytänyt asiakirjoja ilmoituksen tueksi.
Kaikki vuoropuhelu on anonyymia, ellei ilmoituksen tekijä itse valitse paljastaa henkilöllisyyttään. Vuoropuhelu riippuu ilmoittajan halukkuudesta kirjautua järjestelmään ja vastata whistleblower-vastuuhenkilön kysymyksiin.
Riippumatta siitä, päättääkö ilmoittaja olla paljastamatta henkilöllisyyttään tai ei, asiaan liittyvä tutkinta voi tarkoittaa, että anonymiteettiä ei voida säilyttää. Tämä voi tulla kyseeseen esimerkiksi, kun ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä vastaan aloitetaan ilmoitukseen liittyvä poliisitutkinta, tai jos ilmoitus johtaa oikeudenkäyntiin tai työoikeudellisiin toimenpiteisiin.
7. Prosessi ilmiannon jättämisen jälkeen
Whistleblower-vastuuhenkilö tiedottaa yrityksen johtoa tehdystä ilmiannosta. Jos ilmoitus koskee whistleblower-vastuuhenkilöä tai yrityksen johdon tai hallituksen jäsentä, ilmoituksen käsittely annetaan toiselle nimetylle, puolueettomalle henkilölle yrityksessä.
Kun whistleblower-vastuuhenkilö vastaanottaa ilmoituksen, hän on velvollinen tekemään alustavan selvityksen ilmoitetusta asiantilasta.
Jos ilmoitus on virheellinen tai se ei ole whistleblower-järjestelmän tarkoituksen mukainen, se hylätään välittömästi ja poistetaan järjestelmästä. Ilmiannon jättäjälle lähetetään viesti hylkäyksestä. Jos ilmoitus on tehty nimettömänä, ilmoittaja saa viestin kirjautumalla whistleblower-portaaliin käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Jos alustavassa selvityksessä todetaan, että raportti on whistleblower-järjestelmän tarkoituksen mukainen, se voi antaa syytä jatkotutkimuksiin. Asian käsittelee yrityksen whistleblower-vastuuhenkilö, ja se voidaan tarvittaessa luovuttaa ulkopuoliselle lakimiehelle tai muulle kolmannelle osapuolelle. Ilmoituksella voi olla työoikeudellisia seurauksia sen kohteena olevalle henkilölle, mukaan lukien johtoryhmän tai hallituksen jäsenet. Tapaus poistetaan whistleblower-portaalista, kun tietojen rekisteröinti ei enää ole tarpeellista.
Jos ilmiannon kohteena on tietty henkilö, yritys voi olla velvollinen antamaan kyseiselle henkilölle tietoja siitä asiantilasta, jonka vuoksi ilmoitus on tehty. Kussakin yksittäisessä tilanteessa arvioidaan erikseen, milloin tällainen ilmoituksen kohteelle tehty tiedonanto on mahdollinen, ilman että sillä on vaikutuksia ilmoitetun asiantilan tutkimiseen, todisteiden keräämiseen tai muihin merkittäviin seikkoihin.
Vaikka ilmiannon tekijä olisi päättänyt paljastaa henkilöllisyytensä, henkilöllisyyttä ei kerrota eteenpäin. On kuitenkin hyvä huomioida, että ei-nimettömän ilmoituksen antaja voidaan kutsua todistajaksi, jos asiasta seuraa oikeudenkäynti. Myös anonymiteetin valinneiden tiedonantajien on hyvä huomioida, että yrityksen suorittama sisäinen tutkinta ja siitä mahdollisesti seuraava poliisitutkinta voivat tarkoittaa, että nimettömyyttä ei voida ylläpitää.
Tapaus voi olla luonteeltaan sellainen, että se siirtyy poliisille lisätutkimuksia varten. Kun poliisi (ja mahdolliset tuomioistuimet) on saanut asian käsittelyn päätökseen ja valitusaika on kulunut umpeen, tapaus poistetaan whistleblower-portaalista. Tapaus voi päätyä oikeuteen ja ilmoituksen kohteena oleva henkilö voi asian luonteesta riippuen saada sakkoja ja vankeutta.
On tärkeää, että whistleblower-portaalia ei käytetä perättömiin syytöksiin, joissa epäilyjä tarkoituksella kohdistetaan viattomiin ihmisiin. Kaikki ilmoitukset on tehtävä vilpittömässä mielessä. Jos ilmoitus on tehty vilpillisessä mielessä ja perusteettomasti, esimerkiksi henkilökohtaisten kielteisten tunteiden tai kostonhalun vuoksi, ilmoituksella voi olla työoikeudellisia seurauksia ilmoituksen tekijälle, mikäli hänet voidaan tunnistaa.
8. Työntekijöiden suojelu
Whistleblower-järjestelmän kautta ilmoituksen tehneitä henkilöitä suojellaan itse ilmoitukseen liittyviltä kielteisiltä seurauksilta, kuten irtisanomisilta ja huonolta kohtelulta, edellyttäen, että ilmoitus on tehty vilpittömässä mielessä.
Jos ilmoitus koskee tiedonantajaa itseään tai jos asian tutkinnassa käy ilmi tiedonantajaa itseään koskevia moitittavia seikkoja, tiedonantaja ei vapaudu näihin seikkoihin liittyvistä kielteisistä seuraamuksista.
Jos toista henkilöä kohtaan on tehty perusteeton ilmoitus tietoisesti ja vilpillisessä mielessä, tiedonantajaa ei suojella kielteisiltä seurauksilta.
9. Luottamuksellisuus
Kaikki whistleblower-järjestelmään tehdyt ilmoitukset käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti yrityksen ja järjestelmää hallinnoivan whistleblower-vastuuhenkilön toimesta. Sama koskee kaikkia ulkopuolisia lakimiehiä tai kolmansia osapuolia, joille tapauksen selvitys voidaan luovuttaa.
Ilmiannon tekijä voi missä tahansa vaiheessa pyytää henkilötietojensa poistamista ilmiannon yhteydestä. Henkilötietojen poistamista pyydetään yrityksen whistleblower-vastuuhenkilöltä.
10. Tietoturva
Whistleblower-järjestelmää ylläpitää Legalsys ApS, joka on riippumaton osapuoli ja takaa järjestelmän turvallisuuden ja anonymiteetin. Legalsys ApS:n kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.
Lue lisää järjestelmän suojauksesta whistleblower-portaalista.
11. Henkilötiedot
Whistleblower-käytännön yhteydessä toimitettuja henkilötietoja käsitellään voimassa olevien tietosuojakäytänteiden mukaan.
Koska Legalsys ApS hallinnoi whistleblower-järjestelmää, se toimii yrityksen puolesta tietojen käsittelijänä ja yritys toimii rekisterinpitäjänä.
Yrityksen ja Legalsysin välillä on solmittu tietojenkäsittelysopimus, jossa muun muassa ohjeistetaan Legalsysiä olemaan luovuttamatta tiedonantajan henkilötietoja, ellei tiedonantaja itse ole antanut suostumusta siihen.
Ellei tiedonantoa tehdä nimettömänä, tarkoittaa sen lähettäminen sitä, että whistleblower-vastuuhenkilö käsittelee tiedonantajan henkilötietoja. Yritys, ja tarvittaessa lakimies tai muu yhteistyökumppani, käsittelee kaikissa tapauksissa ilmoituksen kohteena olevan henkilön ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilötietoja. Nämä henkilötiedot ovat yleisimmin nimi ja ilmiannettavan asian kuvaus, mihin voi sisältyä yksi tai useampi mahdollisesti rankaistava rikos ja/tai työlainsäädännön vastainen asiantila.
Yleisten henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta on tietosuoja-asetuksen 6. artiklan alakohta e, jonka perusteella henkilötietoja voidaan käsitellä silloin, kun se on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Yritys voi siten käsitellä ilmoituksessa olevia henkilötietoja esimerkiksi varmistaakseen, että mahdolliset lainrikkomukset loppuvat, niin että luottamus yritykseen säilyy.
Arkaluontoisten henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta on tietosuoja-asetuksen 9. artiklan pykälän 2 alakohta f, jonka perusteella käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai aina, kun tuomioistuimet suorittavat lainkäyttötehtäviään.
Tiedonantoon sisältyviä ja siihen liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joita varten tiedot on kerätty, ja tarkka säilytysaika riippuu tiedonannon sisällöstä.
Ilmiannon tekijällä ja ilmiannon kohteena olevalla henkilöllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä whistleblower-järjestelmän yhteydessä. Valituksen voi tehdä Tanskan tietosuojavirastolle osoitteeseen Carl Jacobsens vej 25, 2500 Valby, puh.: +4533193200, tai sähköpostitse: dt@datatilsynet.dk.
12. Voimaantulo
Whistleblower-käytäntö tulee voimaan heti, kun se on julkaistu yrityksessä, ja sen sisältö tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.
13. Kysymykset
Whistleblower-järjestelmää koskevat kysymykset voidaan osoittaa asiaankuuluville henkilöille, joiden tiedot löytyvät whistleblower-portaalista.
Whistleblower-käytäntö, versio 1-2025,
Päivitetty 23.2.2025