Whistleblowerpolitik

1. INDLEDNING OG FORMÅL

Med denne whistleblowerordning ønsker Yngre Læger at stille en særlig, uafhængig og selvstændig kanal til rådighed for nuværende og tidligere

1) Ansatte,

2) Tillidsvalgte, herunder

a) Politisk valgte til Yngre Lægers Bestyrelse og Repræsentantskab samt regionale forpersoner

b) Øvrige politisk valgte

c) Tillidsrepræsentanter

3) Samarbejdspartnere

Indberetninger til Whistleblowerordningen foretages elektronisk via onlineportalen https://Yngre-Læger.legalsys.dk/wb. Se nærmere nedenfor under punkt 4 om den praktiske proces.

I tilknytning til Whistleblowerordningen har Yngre Læger desuden etableret en ekstern, telefonisk hotline, hvor man har mulighed for at henvende sig for at få rådgivning om forhold, som man overvejer at indberette, eller med spørgsmål til selve Whistleblowerordningen, se nærmere herom under punkt 5.

Formålet med Yngre Lægers whistleblowerordning er at øge mulighederne for, at man som en person omfattet af ordningen kan ytre sig om kritisable forhold i foreningen uden at frygte for negative konsekvenser.

Gældende regler om whistleblowerordninger samt de generelle databeskyttelsesregler sætter dog nogle begrænsninger for, hvad man må bruge ordningen til.

Hvem der må indberette, og hvad der må indberettes, er derfor beskrevet nærmere nedenfor under punkt 2 og 3.

Denne afgrænsning er særligt relevant, hvis du er tillidsvalgt uden at sidde med i ledelsesorganer, se punkt 3.2 nedenfor.

Whistleblowerordningen er kun et supplement til den direkte og daglige kommunikation i Yngre Læger om fejl og utilfredsstillende forhold mv., ligesom den også kun er et supplement til ansattes mulighed for altid at kunne rette henvendelse til fx sin nærmeste leder, HR eller sin tillidsrepræsentant, samt samarbejdspartneres mulighed for altid at kunne rette henvendelse til sin kontakt i Yngre Læger eller til foreningens ledelse, hvis man bliver bekendt med forhold, som man finder kritisabelt. 

Whistleblowerordningen skal med andre ord hverken erstatte eller træde i stedet for de eksisterende kommunikationsveje internt hos Yngre Læger. Det betyder blandt andet, at politikken om ”Forebyggelse og håndtering af mobning og seksuel chikane i Yngre Læger” fortsat er gældende.

Formålet med whistleblowerordningen er blot at skabe et forum, hvor der kan ske indberetning af grovere hændelser, som ikke egner sig til at blive behandlet via de eksisterende kommunikationsveje, ligesom ordningen giver indberetter mulighed for at sikre sig fuld anonymitet. Ordningen er også til de tilfælde, hvor man som indberetter af andre grunde vurderer, at indberetning via Whistleblowerordningen er nødvendig. Der kan dog alene ske indberetning af de under punkt 3 beskrevne forhold.

Yngre Læger har valgt ikke at lade medlemmer være omfattet af Yngre Lægers Whistleblowerordning. Yngre Lægers beslutning har baggrund i, at de mange krydsfelter mellem arbejdsgiveres whistleblowerordninger og Yngre Lægers whistleblowerordning kan skabe uklarhed og forvirring omkring ordningerne, ligesom de restriktive regler i databeskyttelseslovgivningen gør det vanskeligt for Yngre Læger på meningsfuld måde at behandle indberetninger fra medlemmer, som ikke vil være omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse og heller ikke i øvrigt undergivet instruksbeføjelser fra Yngre Læger.

Et medlem, der bliver bekendt med kritisable forhold i foreningen – eksempelvis i forbindelse med arrangementer, der afholdes i Yngre Lægers regi – vil dog altid have mulighed for at rette henvendelse til sin lokale region i Yngre Læger eller til sin tillidsrepræsentant, som herefter kan bringe forholdet videre ad rette kanaler.

2. HVEM KAN FORETAGE INDBERETNINGER UNER ORDNINGEN?

Som anført sætter gældende regler om whistleblowerordninger begrænsninger for, hvad man må bruge ordningen til, ligesom der også er fastsat regler om, hvem der kan være omfattet af en ordning, der er baseret på whistleblowerloven.

Som udgangspunkt omfatter whistleblowerloven alene arbejdstagere, ledelse og eksterne, som Yngre Læger har et økonomisk samarbejde med. Tillidsvalgte, som ikke er ansat i Yngre Læger og som heller ikke indgår i Yngre Lægers ledelsesorganer som politisk valgt dertil, er derimod ikke omfattet af whistleblowerloven.

Som listet under punkt 1, har Yngre Læger imidlertid besluttet, at whistleblowerordningen skal omfatte nuværende og tidligere

1) Ansatte,

2) Tillidsvalgte, herunder

a. Politisk valgte til Yngre Lægers Bestyrelse og Repræsentantskab samt regionale forpersoner

b. Øvrige politisk valgte

c. Tillidsrepræsentanter

3) Samarbejdspartnere

Yngre Læger har dermed besluttet, at ordningen også skal omfatte Yngre Lægers tillidsvalgte som sådan.

Det betyder, at bl.a. Yngre Lægers ansatte – herunder de som sidder i ledelsesorganer – og samarbejdspartnere vil være beskyttet efter whistleblowerloven selv, og at Yngre Lægers tillidsrepræsentanter og politisk valgte vil være beskyttet af Yngre Lægers beslutning om, at også disse personer skal være omfattet af beskyttelsen i whistleblowerloven.

Sondringen har med andre ord ikke betydning for disse tillidsvalgtes mulighed for beskyttelse og anonymitet. Sondring har til gengæld betydning for, hvad de kan indberette, og hvad SIRIUS advokater samt Yngre Læger må behandle af oplysninger i den forbindelse, se nedenfor punkt 3.2.

3. HVAD KAN INDBERETTES UNDER ORDNINGEN?

3.1 Ansatte og politisk valgt til Yngre Lægers Bestyrelse og Repræsentantskab (herunder regionale forpersoner) samt samarbejdspartnere

Er man ansat, eller sidder man i et ledelsesorgan som politisk valgt til Yngre Lægers Bestyrelse og Repræsentantskab eller regional forperson, eller er man samarbejdspartner, er man omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse og kan benytte ordningen til at foretage fortrolige indberetninger om følgende:

1) Overtrædelser af EU-retten om offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, hvidvask og reglerne om databeskyttelse, 

2) Alvorlige lovovertrædelser i øvrigt, hvilket som udgangspunkt omfatter

a. Strafbare lovovertrædelse – eksempelvis hvis der foretages hacking eller dokumentfalsk, eller hvis der sker overtrædelse af straffeloven selv, eksempelvis ved misbrug af adgang til økonomiske midler og/eller tyveri, svig, underslæb, bedrageri eller bestikkelse

b. Grove eller gentagne overtrædelser af gældende lov i øvrigt, herunder f.eks. overtrædelser af skattelovgivning, regler om tavshedspligt, bogføringsloven eller ved tilsidesættelse af lovbestemt handlepligt

3) Øvrige alvorlige forhold, herunder 

a. seksuel chikane (enhver form for uønsket verbal, ikke-verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner),

b. grov chikane/mobning, som betyder, at en persons værdighed blive krænket, navnlig hvis det sker ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima,

c. anden form for chikane, eksempelvis chikane på grund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold mv.,

d. tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed,

e. alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring

Følgende forhold er som udgangspunkt ikke omfattet af ordningen og kan ikke indberettes:

- Klager over samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, lønforhold og andre hverdags- eller rutinemæssige forhold

- Indberetninger om arbejdsmiljø, beslutningsprocesser eller generelle ledelsesbeslutninger

- Overtrædelser af bagatelagtig karakter

- Overtrædelser af accessoriske bestemmelser, herunder dokumentationspligt eller underretningspligt

Eksempelvis vil oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, herunder regler om sygefravær, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler som udgangspunkt ikke kunne indberettes under whistleblowerordningen. Tilsvarende gælder indsigelser vedrørende fysiske arbejdsforhold (ex. lys, temperatur, kontormøbler), eller almindelige samarbejdsproblemer med en kollega (som ikke omfatter egentlig chikane). Sådanne forhold vil som udgangspunkt heller ikke kunne indberettes under whistleblowerordningen.

Forhold, der som udgangspunkt ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, kan altid drøftes med nærmeste leder, tillidsrepræsentanten/arbejdsmiljørepræsentanten eller lignende.

Hvis SIRIUS advokater modtager en indberetning, der vurderes ikke at være omfattet af loven, vil vi vejlede indberetteren om at bringe forholdet videre via anden relevant kommunikationsvej – eksempelvis via nærmeste leder eller via sin tillidsrepræsentant.

3.2 Tillidsvalgte – herunder tillidsrepræsentanter og øvrige politisk valgte

Som anført har Yngre Læger besluttet, at tillidsvalgte i øvrigt – herunder tillidsrepræsentanter og øvrige politisk valgte – kan foretage indberetninger til Yngre Lægers whistleblowerordning på lige fod med foreningens ansatte mv.

I forhold til, hvad disse øvrige tillidsvalgte kan indberette til Whistleblowerordningen henvises derfor til beskrivelsen ovenfor punkt. 3.1.

Når det er sagt, gælder dog for tillidsrepræsentanter og øvrige politisk valgte, at SIRIUS advokater og Yngre Læger skal følge de generelle databeskyttelsesregler i forhold til, hvornår der må behandles personoplysninger med henblik på at håndtere en indberetning, fordi indberetningerne ikke er omfattet af de særlige regler i whistleblowerloven.

Eftersom de almindelige databeskyttelsesregler er væsentligt restriktive i forhold til adgangen til at behandle oplysninger om sensitive forhold, må disse tillidsvalgte i udgangspunktet ikke indberette oplysninger om følgende, når oplysningerne vedrører andre end indberetteren (den tillidsvalgte) selv:

- Indberetninger, der indeholder følsomme oplysninger, dvs. personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

- Indberetninger om seksuelle krænkelser eller chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold mv., når den krænkede person, som oplysningerne vedrører, angives ved navn eller på anden identificerbar måde.

Sådanne indberetninger kan dog undtagelsesvist behandles, hvis Yngre Læger og SIRIUS advokater konkret vurderer det nødvendigt for at kunne overholde arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, for at kunne fastlægge, forsvare eller forfølge et retskrav eller for at kunne forfølge væsentlige samfundsmæssige interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 og artikel 9.

Hvis SIRIUS advokater modtager indberetninger fra en tillidsrepræsentant eller i øvrigt politisk valgt, som indeholder følsomme personoplysninger som angivet ovenfor, eller som indeholder oplysninger om, at andre end den tillidsvalgte selv, er blevet krænket/chikaneret, vil SIRIUS advokater foretage en grundig vurdering af, om oplysningerne – i lyset af indberetningens karakter – alligevel kan behandles efter de almindelige databeskyttelsesregler.

Vurderer SIRIUS advokater, at dette ikke er tilfældet, vil indberetningen og de hertil hørende oplysninger straks blive slettet, og indberetteren vil blive vejledt om at bringe oplysningerne videre på anden vis – eksempelvis ved at kontakte Yngre Lægers ledelse eller HR-afdeling. 

De pågældende tillidsvalgte må dog som regel gerne foretage indberetninger om, at en (eventuelt navngiven) person har udøvet krænkende/chikanerende adfærd overfor en anden, når blot personen, der er blevet krænket, ikke angives ved navn, og når oplysningerne om krænkeren alene omfatter, generelle oplysninger om, hvad pågældende har gjort mod den krænkede. Man må ikke indsende oplysninger om krænkerens race eller etniske oprindelse, politiske, religiøse eller filosofiske overbevisning eller fagforeningsmæssige tilhørsforhold, eller detaljerede oplysninger om krænkerens seksuelle forhold.

4. HVORDAN INDBERETTES DER OG TIL HVEM?

Indberetninger til Whistleblowerordningen foretages elektronisk via onlineportalen https://Yngre-Læger.legalsys.dk/wb. Whistleblowerordningen håndteres og varetages af SIRIUS advokater, som foretager en vurdering af, om indberetningen er inden- eller udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde.

SIRIUS advokater sender modtagne indberetninger eller ekstrakter af indberetninger til Yngre Lægers whistlebloweransvarlige: Regnskabschef Gitte Colding og HR medarbejder Iben Frøkjær, som varetager administrationen og håndteringen af Whistleblowerordningen på Yngre Lægers vegne, inklusive eventuel undersøgelse af indberetninger mv., jf. nedenfor.

Hvis der sker indberetning om direktøren for Yngre Læger, skal indberetning ske til formanden for Yngre Læger. Hvis indberetningen vedrører en eller begge fra whistleblowerenheden, skal indberetningen ske til direktøren.

Såvel formanden, direktøren som Yngre Lægers to whistlebloweransvarlige, der medvirker til administration og håndtering af forhold i forbindelse med Whistleblowerordningen, er omfattet af reglerne om tavshedspligt, fortrolighed mv. i såvel gældende whistleblowerlovgivning som GDPR-lovgivning.

Indberetninger kan indleveres på både dansk eller engelsk, og de følgende oplysninger vil være nyttige for de whistlebloweransvarlige at have i forbindelse med vurderingen af en indberetning:

- Navn, afdeling og kontaktoplysninger på den person, der indberettes om,

- En beskrivelse af de faktiske omstændigheder, der giver anledning til indberetningen, og

- Eventuel dokumentation eller beviser, der underbygger indberetningen.

Medmindre indberetteren eksplicit samtykker til, at vedkommendes personoplysninger videregives til de whistlebloweransvarlige, er SIRIUS advokater, der håndterer ordningen som ekstern konsulent, forpligtet til at anonymisere indberetningen, inden denne videreformidles.

Det er helt op til den enkelte indberetter, om vedkommende ønsker

1) at være fuldstændig anonym,

2) at være delvis anonym, således at det alene er SIRIUS advokater, der kender navn mv., eller

3) at være helt identificerbar med navn mv. – også i forhold til videregivelse af oplysninger om sagen til de whistlebloweransvarlige i Yngre Læger.

Man skal være opmærksom på, at anonyme eller delvist anonyme indberetninger (hvor alene SIRIUS advokater kender indberetterens identitet, eller indberetteren er fuldstændig anonym) kan indebære, at det kan være vanskeligere for den whistlebloweransvarlige at undersøge og vurdere en indberetning. Blandt andet er det ikke muligt ved en anonym indberetning at vurdere indberetterens troværdighed.

Man skal ligeledes være opmærksom på, at det også ved helt eller delvist anonyme indberetninger kan være vigtigt, at indberetteren medvirker til at uddybe indberetningen for at sikre, at den er tilstrækkeligt oplyst. Medvirken vil vanskeliggøre opretholdelsen af anonymitet, men omvendt kan manglende medvirken indebære, at sagen ikke bliver tilstrækkeligt oplyst.

Endelig skal man være opmærksom på, at anonymitet kan være vanskeligt at opretholde, hvis yderligere undersøgelse af det indberettede forhold forudsætter, at der tages kontakt til én eller flere personer, eftersom disse med større eller mindre sikkerhed i mange tilfælde vil kunne genkende forholdet og eventuelt identiteten på indberetteren ud fra indberetningens kontekst.

SIRIUS advokater vil sørge for at gøre indberetteren opmærksom på disse forhold, ligesom det også vil fremgå af portalen, hvis man vælger muligheden at være anonym.

Hvis SIRIUS advokater modtager en indberetning, der vurderes ikke at være omfattet af loven, vil indberetteren blive vejledt om at bringe forholdet videre via anden relevant kommunikationsvej – eksempelvis via nærmeste leder eller via sin tillidsrepræsentant, eller – hvis der er tale om en eksterne samarbejdspartner, et medlem eller en tillidsvalgt i øvrigt – via sin kontaktperson eller ledelsen i Yngre Læger.

Personer, der overvejer at foretage en indberetning, kan til enhver tid rette henvendelse til SIRIUS advokaters whistleblowerrådgivning, som pt. omfatter blandt andre advokaterne Helle Nøhr Larsen og Laura Riggelsen. De kan kontaktes på telefon 88 88 85 85 eller e-mail; hnl@siriusadvokater.dk henholdsvis lfc@siriusadvokater.dk, hvis der er spørgsmål vedrørende indberetningsproceduren.

5. TELEFONISK HOTLINE

Den telefoniske hotline håndteres og administreres af juridisk personale ved whistleblowerrådgivningen hos SIRIUS advokater. Rådgivningen omfatter pt. blandt andre advokaterne Helle Nøhr Larsen og Laura Riggelsen, som kan kontaktes på telefon 88 88 85 85.

Det er aftalt med Yngre Læger, at Hotlinen er åben mellem kl. 9.00 og 15.00 på hverdage, og at der maksimalt kan ydes rådgivning i op til 60 minutter. SIRIUS advokater kan endvidere alene rådgivning om forhold, der potentielt er omfattet af Whistleblowerordningens anvendelsesområde, jf. den nærmere beskrivelse heraf r nedenfor punkt 3. 

Hvis en henvendelse klart falder udenfor Whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil indberetteren blive oplyst herom og vejledt om at gå videre med henvendelsen på anden vis – eksempelvis ved at kontakte nærmeste leder eller tillids-/arbejdsmiljørepræsentanten.

Oplysninger afgivet i forbindelse med brug af hotlinen vil være fuldt fortrolige. SIRIUS advokater kan og vil således ikke videregive nogen form for identificerbare oplysninger fra eller om de omfattede personer til Yngre Læger eller andre, medmindre den pågældende eksplicit samtykker hertil eller anmoder herom. Det anførte gælder både de omfattede personers identitet, identiteten på den person, der angiveligt har forbrudt sig mod de regler, som Whistleblowerordningen skal beskytte, og omstændigheder i øvrigt.

SIRIUS advokater forpligter sig dog til at referere samtalens indhold skriftligt på overordnet og generelt niveau til intern brug hos Yngre Læger. På anmodning kan Yngre Læger endvidere få oplyst, hvor mange henvendelser der har været til hotlinen indenfor en given periode, ligesom Yngre Læger kan modtage oplysninger om henvendelsernes karakter og rådgivningens varighed. Som anført er SIRIUS advokater dog ved enhver videregivelse af informationer vedrørende brugen af den telefoniske hotline forpligtede til at sikre fuld anonymitet af indberetteren og den indberettede person.

SIRIUS skal altid yde empatisk rådgivning og vil – hvor det findes relevant – kunne foreslå henvisning til eksempelvis ledelse, tillidsrepræsentanter, politisk valgte, kolleger, Yngre Lægers psykologordning eller i sidste ende foreslå en indberetning via den etablerede whistleblowerordning, i det omfang indberetningen er omfattet heraf.

6. PROCESSEN EFTER INDBERETNING

Når SIRIUS advokater har modtaget en indberetning, foretager SIRIUS advokater en screening af indberetningen for at vurdere, om indholdet er omfattet af Whistleblowerordningens anvendelsesområde.

Hvis indberetningen (eller en del af indberetningen) falder udenfor Whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil indberetteren få besked herom. SIRIUS advokater vil endvidere være forpligtet til straks at slette (denne del af) indberetningen.

Hvis indberetningen er omfattet af Whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil SIRIUS advokater videreformidle indholdet til de whistlebloweransvarlige i Yngre Læger, sammen med en foreløbig vurdering af indberetningens indhold. Omhandler indberetningen Yngre Lægers direktør vil videreformidling ske til bestyrelsesformanden.

De whistlebloweransvarlige kan herfra vælge at behandle indberetningen internt eller benytte ekstern bistand fra SIRIUS advokater eller en tredjepart i forbindelse med den videre undersøgelse, som indberetningen giver anledning til.

7. BESKYTTELSE AF DE PERSONER, SOM FORETAGER INDBERETNING

Personer, der indgiver indberetninger til whistleblowerordningen, er beskyttede mod negative konsekvenser forbundet med selve indberetningen, herunder afskedigelse og/eller ufordelagtig behandling, under forudsætning af at indberetningerne indgives i god tro.

Hvis indberetningen vedrører kritisable forhold vedrørende indberetteren selv, eller hvis den whistlebloweransvarlige/whistleblower-sekretariatet i forbindelse med indberetningen bliver bekendt med sådanne kritisable forhold vedrørende indberetteren selv, vil indberetteren ikke være fritaget for eventuelle negative konsekvenser vedrørende disse forhold.

Hvis der bevidst eller i ond tro indberettes en falsk anklage mod en person, er indberetteren ikke beskyttet af whistleblowerpolitikken.

8. FORTROLIGHED

Alle indberetninger til whistleblowerordningen behandles strengt fortroligt af de whistlebloweransvarlige og af SIRIUS advokater, der som uvildig tredjepart administrerer ordningen.

Som anført har indberetteren mulighed for at foretage helt eller delvist anonyme indberetninger, idet SIRIUS advokater i så fald videreformidler sådanne indberetninger til de whistlebloweransvarlige uden at oplyse, hvorfra indberetningerne stammer.

Uanset om indberetteren oplyser sine personoplysninger i forbindelse med indberetningen eller ej, vil SIRIUS advokater aldrig videregive vedkommendes personoplysninger uden at have indhentet et udtrykkeligt samtykke fra indberetteren først.

9. PERSONDATA

9.1 Dataansvarlige og databehandler i ordningen

Behandling af personoplysninger afgivet i forbindelse med Whistleblowerordningen er underlagt gældende regler om databeskyttelse.

SIRIUS er ansvarlig for at sikre tilstrækkelig sikkerhed vedrørende de personoplysninger og de indberetninger, som SIRIUS modtager som led i Whistleblowerordningen. SIRIUS garanterer i øvrigt for, at SIRIUS vil leve op til krav om uafhængighed, fortrolighed, databehandling og tavshedspligt m.v., som fremgår af bemærkningerne til lov om beskyttelse af whistleblowere, § 11, stk. 2.

SIRIUS overholder den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning i forbindelse med administrationen af Whistleblowerordningen.

SIRIUS advokater er som ekstern juridisk rådgiver dataansvarlig efter databeskyttelsesforordningen. SIRIUS advokaters behandling af personoplysninger har alene til formål at tage juridisk stilling til og yde rådgivningsbistand i forbindelse med indberetninger, der modtages via Whistleblowerordningen og den telefoniske Hotline. SIRIUS advokater træffer også selv beslutning om, hvilke personoplysninger der skal slettes, videregives mv. Behandlingen af oplysninger i forbindelse med rådgivningen sker ikke efter instruks fra eller godkendelse af Yngre Læger.

Den systemmæssige behandling af personoplysninger foretages af systemleverandøren Legalsys ApS på vegne af Yngre Læger, og der er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne indgået en databehandleraftale. Aftalen er indgået mellem Yngre Læger og Legalsys ApS, men det er aftalt, at SIRIUS advokater på vegne af Yngre Læger varetager Yngre Lægers forpligtelser som dataansvarlig til at føre tilsyn mv.

SIRIUS advokater har som også selv dataansvarlig pligt til at sikre, at SIRIUS advokaters behandling af personoplysninger lever op til databeskyttelseslovgivningen, herunder

- at sikre lovligt behandlingsgrundlag

- at sikre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til de aktuelle risici af varierende sandsynlighed og alvor for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder

- at oplyse registrerede om, at der behandles personoplysninger, medmindre dette efter de gældende regler (eksempelvis på grund af en verserende undersøgelse) kan undlades,

- at give registrerede ret til indsigt i behandling af personoplysninger om de pågældende, medmindre dette efter de gældende regler kan undlades (jf. ovenfor om verserende undersøgelse), og

- at indberette databrud og om nødvendigt orientere de registrerede herom

Der henvises i øvrigt til SIRIUS advokaters almindelige forretningsbetingelser og privatlivspolitik på SIRIUS advokaters hjemmeside: siriusadvokater.com. Derudover henvises der til Advokatsamfundets vejledning af april 2018 om advokatens behandling af personoplysninger.

9.2 Det lovlige grundlag for behandling af personoplysninger

I det omfang der foretages ikke-anonymiserede indberetninger vil SIRIUS Advokater i forbindelse med behandlingen behandle personoplysninger om indberetteren og eventuelle andre personer omtalt i indberetningen. Behandlingen vil som oftest omfatte navn og kontaktdetaljer samt beskrivelse af det indberettede forhold, hvilket kan omfatte et eller flere potentielt strafbare forhold og/eller ansættelsesretlige belastende forhold.

Såvel almindelige som følsomme og fortrolige oplysninger, som indgår i indberetninger fra ansatte, samarbejdspartnere og øvrige politisk valgte i Yngre Lægers ledelsesorganer, behandles med hjemmel i whistleblowerlovens § 22.

Tillidsrepræsentanter og øvrige politisk valgte er som ovenfor beskrevet ikke omfattet af whistleblowerlovens regler. Oplysninger, der indgår i indberetninger fra tillidsrepræsentanter og øvrige politisk valgte skal derfor behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorefter der må foretages behandling af almindelige personoplysninger, når det sker med henblik på at forfølge Yngre Lægers legitime interesser, og når disse interesser overstiger hensynet til de registreredes interesse i ikke at være genstand for behandling. Yngre Lægers legitime interesser består blandt andet i at sikre tilliden til Yngre Læger som organisation og arbejdsplads. 

Yngre Lægers undersøgelse af en indberetning kan betyde, at Yngre Læger indsamler og gennemgår yderligere oplysninger, foretager undersøgelser vedrørende indberetningerne, iværksætter sanktioner, herunder ansættelsesretlige sanktioner samt underretning af relevante myndigheder og indgiver politianmeldelse m.v. Disse oplysninger behandles også med henblik på at forfølge Yngre Lægers legitime og saglige interesser i at sikre tilliden til Yngre Læger som organisation og arbejdsplads.

Indberetninger fra tillidsrepræsentanter og øvrige politisk valgte, som indeholder oplysninger om strafbare forhold, behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., hvorefter private må behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse og denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede. Hvis en indberetning indeholder oplysninger om et strafbart forhold, men behandlingen af sådanne oplysninger i den konkrete situation vurderes ikke at være nødvendig til varetagelse af en berettiget interesse, eller denne interesse ikke overstiger hensynet til den registrerede, vil SIRIUS advokater være forpligtet til straks at slette eller anonymisere denne del af indberetningen.

Som følge af databeskyttelsesforordningens restriktive regler i forhold til behandling af følsomme oplysninger, jf. artikel 9, vil indberetninger fra tillidsrepræsentanter og øvrige politisk valgte som udgangspunkt ikke kunne behandles under whistleblowerordningen, når sådanne indberetninger afslører følsomme personoplysninger, dvs. oplysninger om krænkerens eller andre involveredes race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Sådanne oplysninger kan dog i undtagelsestilfælde behandles, hvis det konkret vurderes nødvendigt med henblik på at overholde arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser eller med henblik på at forfølge væsentlige samfundsmæssige interesser, eller hvis det vurderes nødvendigt med henblik på at fastlægge, forfølge eller forsvare et retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 og artikel 9.

Hvis SIRIUS advokater modtager indberetninger, der indeholder følsomme oplysninger om identificerbare personer, som angivet ovenfor, og hvis de pågældende ikke kan antages at have givet samtykke til indberetningen, vil SIRIUS advokater herefter være forpligtet til straks at anonymisere eller slette sådanne oplysninger, medmindre der helt konkret vurderes at foreligge anden hjemmel end samtykke til behandlingen.

En oplysning om, at en (eventuelt navngiven) person har krænket/chikaneret en anden ikke navngiven person, kan til gengæld indberettes, forudsat at oplysningerne om krænkeren alene omfatter, hvad pågældende har gjort mod den krænkede. Man må ikke indsende oplysninger om krænkerens race eller etniske oprindelse, politiske, religiøse eller filosofiske overbevisning eller fagforeningsmæssige tilhørsforhold.

Forhold, der som udgangspunkt ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, kan altid drøftes med nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentanten eller lignende.

9.3 Sikkerhed og opbevaring af data

SIRIUS advokater opbevarer personoplysninger, der modtages som led i Whistleblowerordningen, sikkert og fortroligt, og har implementeret tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til sikring heraf. Derudover anvender SIRIUS advokater alene databehandlere, som har minimum samme sikkerhedsniveau ved behandling af personoplysninger som SIRIUS advokater selv.

Personoplysninger i og forbundet med en indberetning opbevares, så længe det er nødvendigt af hensyn til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, og den specifikke periode for opbevaring vil afhænge af indberetningens indhold.

Viser en indberetning sig at være grundløs, vil alle oplysninger knyttet hertil herefter blive slettet straks efter konstateringen heraf.

Tilsvarende vil oplysningerne knyttet til en indberetning, der falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, blive slettet umiddelbart efter, at indberetteren er blevet underrettet om, at indberetningen ikke er omfattet af ordningen.

Hvis indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil indberetningen og personoplysningerne i indberetningen blive opbevaret hos SIRIUS advokater, indtil der er sket videreformidling af indberetningen til Yngre Læger, hvorefter oplysningerne vil blive slettet senest indenfor 6 måneder. Skal SIRIUS advokater forestå videre undersøgelse mv. vedrørende indberetningen vil der blive oprettet en sag, som herefter vil blive opbevaret i overensstemmelse med SIRIUS advokaters databeskyttelsespolitik.

Fører en indberetning til politianmeldelse eller anmeldelse til en anden myndighed, vil oplysningerne blive slettet straks efter politiets eller den anden myndigheds afslutning af sagen.

Perioden for Yngre Lægers opbevaring af personoplysninger indeholdt i en indberetning vil afhænge af indberetningens karakter og dermed bero på en konkret vurdering. Yngre Læger vil slette oplysninger, der beviseligt viser sig at være urigtige i forbindelse med undersøgelsen af indberetningen. Hvis en indberetning fører til en anmeldelse til politiet eller til en anden relevant myndighed, vil også Yngre Læger som udgangspunkt slette oplysningerne straks efter afslutning af sagen hos politiet eller den anden myndighed. Hvis sagen giver grundlag for personalemæssige dispositioner, vil sagen blive overdraget til personaleenheden og dernæst følge Yngre Lægers slettepolitik for personalesager.

9.4 Orientering til den indberettede

Den person, der foretages indberetning om til Whistleblowerordningen, vil som udgangspunkt modtage besked om,

- at der er indberettet oplysninger om vedkommende,

- hvem der får adgang til oplysningerne,

- formålet med behandlingen af oplysningerne samt

- grundlaget for behandlingen, herunder de legitime interesser, som begrunder behandlingen,

- den periode, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret (eller hvis denne oplysning ikke kan gives), de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum,

- personens ret til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandlingen af personoplysninger samt ret til at gøre indsigelse mod behandlingen og retten til at indgive klage til Datatilsynet.

Derudover vil vedkommende blive orienteret om eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne, hvilket eksempelvis vil være tilfældet, hvis indberetningen giver anledning til en politianmeldelse.

Den indberettede vil få meddelelse om behandlingen af oplysninger om den pågældende, på tidspunktet for modtagelsen af indberetningen. Dog gives ingen orientering, hvis meddelelse til den indberettede efter omstændighederne må udskydes af hensyn til undersøgelsen/efterforskningen eller en væsentlig og berettiget interesse hos Yngre Læger eller hos indberetteren, som i den konkrete situation vurderes at overstige hensynet til den pågældende. Der henvises til de til enhver tid gældende regler om undtagelser til oplysningspligten i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

I et sådant tilfælde kan indsigtsretten og retten til meddelelse om eventuelle sikkerhedsbrud tilsvarende begrænses for den, der indberettes om.

9.5 De registreredes rettigheder

De registrerede i whistleblowerordningen (de der indberetter, de indberettede og eventuelle tredjemænd, der bliver oplyst om i forbindelse med indberetningen) kan tage kontakt til den whistlebloweransvarlige vedrørende indsigt, berigtigelse, blokering, ændringer eller sletning af oplysninger, der vedrører dem selv.

Den whistlebloweransvarlige vil tage stilling til om og i givet fald i hvilket omfang eventuelle anmodninger om indsigt, berigtigelse, blokering eller sletning kan og skal imødekomme efter gældende regler.

De registrerede har endvidere ret til at klage over behandling af deres personoplysninger i forbindelse med Whistleblowerordningen. En sådan klage kan indgives til Datatilsynet: Borgergade 28, 1300 København K, tlf.: 33 19 32 00 eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk.

10. SPØRGSMÅL

Spørgsmål til denne whistleblowerordning kan rettes til SIRIUS advokaters whistleblowerrådgivning, pt. blandt andre advokaterne Helle Nøhr Larsen og Laura Riggelsen, som kan kontaktes på telefon 88 88 85 85 eller e-mail: hnl@siriusadvokater.dk eller lfc@siriusadvokater.dk.

De whistlebloweransvarlige ved Yngre Læger kan kontaktes på følgende telefon eller mail

Gitte Colding:                     

Tlf.: 35 44 84 85

E-mail: gc.yl@dadl.dk 

Iben Frøkjær Jensen:

Tlf.: 35 44 84 80

E-mail: ifj.yl@dadl.dk