Baggrund

Lov om beskyttelse af whistleblowere forpligter UCN til at etablere en intern whistleblowerordning. Loven gennemfører et EU-direktiv om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten, i dansk ret.

Lovens formål er at sikre et højt beskyttelsesniveau til personer, der indberetter om forhold omfattet af lovens anvendelsesområde, som de pågældende har fået adgang til i forbindelse med udførelsen af deres arbejde.

Afsættet for loven er, at det er i offentlighedens interesse, at alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold på offentlige og private arbejdspladser kommer frem i lyset. Her kan en whistleblowerordning være med til at øge mulighederne for, at blandt andet ansatte kan ytre sig om kritisable forhold uden at frygte for negative konsekvenser heraf.

Det følgende indeholder en beskrivelse af, hvordan loven vil blive iværksat på UCN i form af institutionens interne whistleblowerordning. Ordningen fastlægger, hvem der kan indberette, hvilke forhold der kan indberettes, og hvordan indberetninger til ordningen vil blive håndteret. Der vil kun blive henvist til det lovmæssige regelgrundlag, der gælder ved siden af disse rammer i det omfang, hvor det tjener et formål for beskrivelsen af whistleblowerordningen. Selve etableringen og driften af UCN’s whistleblowerordning vil til enhver tid ske inden for rammerne af gældende ret.

Beskrivelsen er godkendt af UCN's rektoratet den 29. november 2021 og udgør den lovmæssigt påkrævede dokumentation for ordningens etablering samt procedurerne for driften af ordningen.

Formål

Formålet med UCN’s whistleblowerordning er at stille en særlig og uafhængig kanal til rådighed, hvor ansatte og samarbejdspartnere trygt kan indberette ulovlige eller kritisable forhold. Målet er at få kendskab til og tage hånd om eventuelle forhold, som UCN ellers ikke vil få kendskab til via andre kanaler samt sikre, at de modtagne oplysninger bliver anvendt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder på UCN.

Whistleblowerordningen hverken kan eller skal erstatte den direkte og daglige kommunikation, der foregår på UCN som en naturlig del af et tillidsbaseret samarbejde. Ordningen er således alene tænkt som en ventil til at kunne indberette om grovere forhold, der enten ikke egner sig til at blive behandlet via de eksisterende kommunikationsveje, og/eller hvor der er behov for at sikre anonymitet til en indberetter.

Hvem kan indberette

Whistleblowerordningen kan bruges af alle ansatte hos UCN; fast og tidsbegrænset ansatte, ansatte på fuld- eller deltid samt måneds- og timelønnede.

Medlemmer af UCN’s bestyrelse, praktikanter tilknyttet UCN samt faste samarbejdspartnere, som UCN indgår i kontraktforhold med og disses ansatte, kan ligeledes bruge ordningen.

Ordningen kan bruges af tidligere ansatte, der kan indberette om forhold disse fik kendskab til under deres ansættelse.

Derudover kan ordningen bruges af personer, der har været ansøgere til en stilling hos UCN eller endnu ikke er tiltrådt en stilling hos UCN, til at indberette om forhold disse fik kendskab til i forbindelse med ansættelsesprocessen eller før deres tiltræden.

Hvad kan der indberettes om

Whistleblowerordningen kan bruges til at indberette om enhver overtrædelse af EU-retten samt alvorlige[1] lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, der har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted hos UCN eller forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.

Det vil typisk omfatte følgende:

  • Strafbare forhold, som fx overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, underslæb og bedrageri.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, som fx forvaltningsloven, offentlighedsloven og databeskyttelseslovgivningen.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, som fx krav om saglighed og magtfordrejningsgrundsætningen.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, som fx retningslinjer for gaver, tjenesterejser eller regnskabsaflæggelse.
  •  Bevidst vildledning af ansatte, studerende eller samarbejdspartnere.
  • Seksuel chikane og andre former for chikane eller krænkende handlinger, som defineret i UCN’s politik for håndtering af krænkende adfærd.

Det betyder, at følgende ikke kan indberettes:

  • Klager over samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, opgavevaretagelse eller tilstedeværelse.
  • Forhold om rygning/alkohol/rusmidler, påklædning eller mere hverdagsmæssige forhold.
  • Utilfredshed med eller indsigelser mod løn- og ansættelsesvilkår, beslutningsprocesser eller generelle ledelsesbeslutninger.

Sådanne forhold skal håndteres uden for whistleblowerordningen som udgangspunkt ved henvendelse til nærmeste leder, og er det ikke muligt kan UCN HR eller en tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant kontaktes.

Hvordan kan der indberettes

Indberetninger til whistleblowerordningen foretages uden undtagelser elektronisk på UCN’s whistleblower-portal, der kan tilgås via link offentliggjort på både UCN Intern og UCN’s hjemmeside.

Der er ikke formkrav til en indberetning, men der oplyses at følgende oplysninger vil være nyttige for dem, der skal behandle indberetningen:

  • Navn og uddannelse/afdeling på en eventuel person, der indberettes om.
  • En beskrivelse af de faktiske omstændigheder, som giver anledning til indberetningen.
  • Eventuel dokumentation eller beviser, som underbygger indberetningen.

Hvem behandler indberetninger

Indberetninger modtages og behandles af personalejuristen i UCN HR, der af rektoratet er udpeget som UCN’s whistlebloweransvarlige. Hvis en indberetning vedrører ansatte eller opgavevaretagelsen i UCN HR, vil indberetningen blive behandlet af UCN’s DPO.

Anonymitet og fortrolighed

Alle indberetninger til UCN’s whistleblowerordning behandles fortroligt af den whistlebloweransvarlige, der administrerer ordningen.

Den, der foretager en indberetning, vælger selv, om vedkommende vil foretage indberetningen anonymt.

UCN’s whistleblowerportal logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene den whistlebloweransvarlige, der administrerer ordningen, jf. ovenfor, som har adgang til indberetningen i portalen.

Den, der laver en indberetning, har mulighed for på et senere tidspunkt at logge sig anonymt ind på portalen og se eventuel dialog med den whistlebloweransvarlige. Den whistlebloweransvarlige kan stille yderligere spørgsmål til indberetningen eller efterspørge yderligere dokumentation. En sådan efterfølgende dialog er altid anonym, medmindre indberetteren selv vælger at oplyse sin identitet, og afhænger alene af indberetters villighed til at logge på portalen og besvare den whistlebloweransvarliges spørgsmål.

Uanset om indberetteren vælger at oplyse sin identitet eller ej, kan en undersøgelse eller sag indebære, at anonymiteten ikke kan opretholdes, fx hvis der indledes en egentlig undersøgelse af det indberettede forhold, en ansættelsesretlig sag eller en retssag mod den person, der er indberettet om.

Hvis indberetteren ønsker det, kan vedkommende til enhver tid anmode om at få slettet sin indberetning eller vedkommendes personoplysninger i en indberetning.

Hvordan behandles en indberetning

Whistleblowerportalen laver en automatisk kvittering, når en indberetning modtages, der vises i portalen. Inden for 7 dage efter modtagelsen af en indberetning kvitterer UCN’s whistlebloweransvarlige for modtagelse af indberetningen og orienterer om processen for indberetningens behandling. Hvis indberetningen er sket anonymt, kan indberetteren modtage beskeden ved at logge på whistleblowerportalen med brugernavn og adgangskode.

Den whistlebloweransvarlige foretager en screening af indberetninger med henblik på at afgøre, om indberetningen omhandler forhold, der er omfattet af ordningen og kommer fra en person, der kan indberette til ordningen.

Er der tale om en indberetning, der ikke er omfattet af ordningen, afviser den whistlebloweransvarlige indberetningen og vejleder indberetter om, hvor denne i stedet kan rette henvendelse til. Hvis indberetter samtykker hertil, kan den whistlebloweransvarlige videresende indberetningen til behandling andetsteds. Indberetningen slettes herefter i whistleblowerportalen.

Er der tale om en indberetning, der er omfattet af ordningen, følger den whistlebloweransvarlige op på indberetningen ved at indlede en undersøgelse; eventuelt ved inddragelse af yderligere indhentede oplysninger eller dialog med indberetter. Er der tale om en sag, der kræver nærmere undersøgelse eller iværksættelse af eventuelle andre tiltag, videregiver whistleblowerenheden (inden for rammerne af kravet om anonymitet/fortrolighed) sagen til den chef, der er ansvarlig for det forhold, der er indberettet om. Den whistlebloweransvarlige har ansvaret for at følge op på sagens forløb og senest 3 måneder fra indberetningens modtagelse at give feedback til indberetter på sagens forløb og udfald.

I de tilfælde hvor indberetningen vedrører konkrete personer, kan UCN være forpligtet til at give de personer, der er foretaget indberetning om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår der kan eller skal gives en sådan eventuel meddelelse således, at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækning af det indberettede forhold, indsamling af bevismateriale eller andre væsentlige forhold.

Der bliver ikke videregivet oplysninger om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom om indberetteren har valgt at oplyse sin identitet. Indberettere gøres opmærksomme på, at der efter de almindelige regler om aktindsigt er adgang til at få oplyst deres navn, hvis de har oplyst dette, og at de kan blive indkaldt som vidne, hvis der bliver indledt en retssag. Der skal tilsvarende gøres opmærksom på, at UCN’s undersøgelse af en indberetning og den efterfølgende behandling af en eventuel sag, kan indebære, at anonymiteten ikke kan opretholdes, jf. også afsnit om anonymitet og fortrolighed.

Når en sag er færdigbehandlet og afsluttet, bliver den opbevaret i whistleblowerportalen i henhold til gældende regler om journaliserings- og arkiveringspligt.

Beskyttelse af indberettere

Personer, der indberetter til UCN’s whistleblowerordningen, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med selve indberetningen, herunder afskedigelse og ufordelagtig behandling under forudsætning af, at indberetningerne er indgivet i god tro.

Hvis en indberetter oplever at blive mødt med negative konsekvenser som følge af en indberetning, kan vedkommende rette henvendelse til den whistlebloweransvarlige eller UCN HR herom.

Hvis indberetningen vedrører kritisable forhold vedrørende indberetteren selv, eller hvis UCN i forbindelse med indberetningen bliver bekendt med sådanne kritisable forhold vedrørende indberetteren selv, vil indberetteren dog ikke være fritaget for eventuelle negative konsekvenser som følge af disse forhold.

Hvis der i bevidst eller ond tro indberettes en falsk anklage mod en person, er indberetteren ikke beskyttet mod negative konsekvenser og indberetningen kan få ansættelsesretlige konsekvenser for indberetteren, hvis denne er ansat i UCN.

IT-sikkerhed og persondata

UCN’s whistleblowerportal bliver drevet af Legalsys ApS, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerhed og anonymitet i systemet.

Der skal til enhver tid kunne findes oplysninger om systemsikkerhed på selve whistleblowerportalen.

Behandling af personoplysninger afgivet i forbindelse med whistleblowerordningen er underlagt gældende regler om databeskyttelse.

Da det er Legalsys, der administrerer whistleblowerportalen, fungerer denne som databehandler for UCN, der er dataansvarlig.

Der er indgået en databehandleraftale mellem Legalsys ApS og UCN, som blandt andet instruerer UCN i ikke at udlevere personoplysninger om en indberetter medmindre, indberetteren specifikt har samtykket hertil. 

Medmindre indberetningen er foretaget anonymt, betyder indberetningen, at den whistlebloweransvarlige vil behandle personoplysninger om indberetteren. Under alle omstændigheder vil UCN behandle personoplysninger om en indberettet person og eventuelle andre personer omtalt i indberetningen. Disse personoplysninger er som oftest navn samt beskrivelse af det indberettede forhold, hvilket kan omfatte et eller flere potentielt strafbare forhold og/eller ansættelsesretlige belastende forhold.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, litra e, hvorefter der må fortages behandling af personoplysninger, når det er nødvendigt af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt. UCN kan således eksempelvis behandle personoplysninger i indberetninger for at sikre, at potentielle overtrædelser af lovgivningen ophører.

Følsomme personoplysninger kan behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, hvorefter behandling er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol.

Personoplysninger i og forbundet med en indberetning opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, og den specifikke periode for opbevaring vil afhænge af indberetningens indhold og UCN’s forpligtelser i henhold til anden lovgivning.

Indberetteren og den, der indberettes om, har ret til at klage til Datatilsynet over behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen.

Ikrafttrædelse

UCN’s whistleblowerordning træder i kraft den 17. december 2021.


[1] Følger af loven om beskyttelse af whistleblowere. En lovovertrædelse eller et øvrigt forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få frem i lyset.