1. Wprowadzenie i cel

Dzięki temu programowi dla sygnalistów firma pragnie zapewnić specjalny, niezależny i samodzielny kanał, za pomocą którego pracownicy firmy, klienci i partnerzy biznesowi mogą zgłaszać podejrzenia nieprawidłowości, naruszeń lub potencjalnych naruszeń obowiązującego prawodawstwa lub podstawowych zasad lub wytycznych firmy.

Program dla sygnalistów nie może i nie powinien zastępować bezpośredniego kontaktu z firmą, w tym z przełożonym i innymi osobami. Z drugiej strony system sygnalistów musi stworzyć przestrzeń, w której będzie można zgłaszać poważniejsze incydenty, które albo nie nadają się do rozwiązania za pośrednictwem istniejących kanałów komunikacji, albo w których chciałbyś mieć gwarancję anonimowości.

Poniżej opisano, jak w praktyce działa program dla sygnalistów, w tym jakie naruszenia można zgłaszać i w jaki sposób będą rozpatrywane zgłoszenia w ramach programu dla sygnalistów.

Program dla sygnalistów jest obsługiwany i administrowany wewnętrznie przez osobę odpowiedzialną w firmie za program sygnalistów.

 

2. Co można zgłosić?

Program dla sygnalistów umożliwia zgłaszanie podejrzeń nieprawidłowości, naruszeń lub potencjalnych naruszeń obowiązującego prawodawstwa lub podstawowych polityk lub wytycznych firmy.

Na przykład następujące sytuacje nie są objęte programem:

  • Skargi dotyczące trudności we współpracy, niekompetencji, warunków wynagrodzenia i innych warunków życia codziennego lub rutynowego.
  • Zgłoszenia dotyczące środowiska pracy, procesów decyzyjnych lub ogólnych decyzji zarządczych.

Sprawy nieobjęte programem można załatwić w firmie w inny sposób.

Nie wolno zgłaszać celowo fałszywych oskarżeń wobec poszczególnych osób lub podawać nieprawdziwych informacji.

 

3. Kto może dokonać zgłoszenia?

Wszyscy pracownicy firmy, klienci i partnerzy biznesowi.

 

4. Na kogo można złożyć doniesienie?

Zgłaszać można sprawy popełnione przez pracowników firmy, w tym kierownictwo, właścicieli i członków zarządu.

 

5. Jak dokonać zgłoszenia i do kogo

Zgłoszenia do programu dla sygnalistów dokonywane są drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu sygnalisty, który znajduje się pod linkiem opublikowanym przez firmę.

Zgłoszenia można składać w języku duńskim lub angielskim, a dla osób oceniających zgłoszenie przydatne będą następujące informacje:

  •  Imię i nazwisko, dział i dane kontaktowe osoby, której dotyczy zgłoszenie,
  • Opis faktycznych okoliczności, które stanowią podstawę zgłoszenia oraz
  • Wszelka dokumentacja lub dowody potwierdzające zgłoszenie.

Zgłoszenie jest wstępnie rozpatrywane przez wyznaczonego w firmie specjalistę ds. sygnalistów, który rozpatruje sprawę, po czym może on odrzucić zgłoszenie lub poinformować o zgłoszeniu odpowiednią osobę w zarządzie firmy.

 

6. Anonimowość?

Osoba dokonująca zgłoszenia wybiera, czy chce dokonać zgłoszenia anonimowo.

System sygnalistów nie rejestruje adresów IP ani identyfikatorów maszyn, ponieważ cała transmisja i przechowywanie danych jest szyfrowane. Dostęp do części systemu zajmującej się rozpatrywaniem spraw ma wyłącznie osoba odpowiedzialna za zarządzanie systemem sygnalistów.

Dokonując zgłoszenia, masz możliwość późniejszego anonimowego zalogowania się do systemu i sprawdzenia, czy odpowiedzialna osoba zadała dalsze pytania w sprawie lub zwróciła się do ciebie o dodatkową dokumentację.

Ewentualna późniejsza rozmowa jest zawsze anonimowa, chyba że zgłaszający zdecyduje się ujawnić swoją tożsamość i jest uzależniona wyłącznie od chęci zgłaszającego do zalogowania się do systemu i udzielenia odpowiedzi na pytania odpowiedzialnej osoby.

 Niezależnie od tego, czy zgłaszający zdecyduje się nieujawniać swojej tożsamości, dochodzenie lub sprawa może oznaczać, że nie będzie można zachować anonimowości, m.in. w przypadku wszczęcia faktycznego śledztwa w zgłaszanej sprawie, sprawy z zakresu prawa pracy lub sprawy sądowej przeciwko zgłaszanej osobie.

 

7. Proces po zgłoszeniu

Osoba odpowiedzialna za program sygnalistów informuje kierownictwo firmy o zgłoszeniu. Jeżeli zgłoszenie dotyczy tej odpowiedzialnej osoby lub osoby w dyrekcji czy w zarządzie firmy, powiadamiana jest inna odpowiednia, wyznaczona i bezstronna osoba w firmie.

 Po otrzymaniu zgłoszenia odpowiedzialna osoba ma obowiązek dokonać wstępnej oceny zgłoszonej sprawy.

Jeżeli zgłoszenie będzie nieprawidłowe lub okaże się wykraczać poza zakres schematu, zostanie natychmiast odrzucone i usunięte z systemu, o czym osoba zgłaszająca sprawę zostanie powiadomiona. Jeżeli zgłoszenie zostało dokonane anonimowo, zgłaszający może otrzymać powiadomienie logując się do portalu sygnalisty podając nazwę użytkownika i hasło.

Jeżeli wstępne dochodzenie wykazało, że zakłada się, że zgłoszenie wchodzi w zakres programu, zgłoszenie może stanowić podstawę do dokładniejszego dochodzenia. Sprawą zajmuje się odpowiedzialna w firmie osoba i sprawa może zostać przekazana zewnętrznemu prawnikowi lub wspólnikowi i ewentualnie może mieć konsekwencje z zakresu prawa pracy dla tej osoby, w tym także dla członka dyrekcji czy członka zarządu, na którego dokonano zgłoszenia. Sprawa zostaje usunięta z portalu sygnalisty, gdy nie jest już wymagana rejestracja informacji.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy konkretnych osób, firma może mieć obowiązek udzielenia osobom, wobec których dokonano zgłoszenia, informacji o zgłoszonej sprawie. W każdej indywidualnej sytuacji zostanie dokonana konkretna ocena, kiedy takie ewentualne powiadomienie może lub musi zostać dokonane, tak aby powiadomienie nie miało konsekwencji dla ujawnienia zgłaszanej sprawy, zebrania materiału dowodowego lub innych istotnych spraw.

Nie przekazuje się żadnych informacji o tym, kto dokonał zgłoszenia, nawet jeśli zgłaszający zdecydował się ujawnić swoją tożsamość. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że osoba dokonująca nieanonimowego zgłoszenia naraża się na ryzyko wezwania na świadka w przypadku wszczęcia postępowania sądowego. Anonimowi sygnaliści są świadomi, że zbadanie zgłoszenia przez firmę i późniejsze rozpatrzenie ewentualnej sprawy może oznaczać, że nie będzie można zachować anonimowości.

Sprawa może mieć taki charakter, że zostanie przekazana policji w celu dalszego zbadania. Kiedy policja (i ewentualnie sądy) zakończą rozpatrywanie sprawy i upłynie termin odwoławczy, sprawa zostanie usunięta z portalu dla sygnalistów. Sprawa może zakończyć się w sądzie, a osobie objętej zgłoszeniem, w zależności od charakteru sprawy, grozi kara grzywny lub pozbawienia wolności.

Ważne jest, aby portal sygnalisty nie był wykorzystywany do fałszywych oskarżeń, w których podejrzenia kierowane są w stronę niewinnych osób. Wszelkie raporty należy zatem składać w dobrej wierze. Jeżeli zgłoszenie zostało złożone w złej wierze i okaże się wyrazem osobistych negatywnych uczuć, chęci zemsty itp. czy bezpodstawne zgłoszenie może mieć konsekwencje z zakresu prawa pracy dla zgłaszającego, jeśli można go zidentyfikować.

 

8. Ochrona pracowników

Osoby dokonujące zgłoszenia do programu dla sygnalistów są chronione przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z samym zgłoszeniem, w tym przed zwolnieniem i niekorzystnym traktowaniem, pod warunkiem, że zgłoszenia zostaną złożone w dobrej wierze.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy budzących zastrzeżenia kwestii dotyczących samego zgłaszającego lub jeżeli firma dowie się o takich budzących zastrzeżenia kwestiach dotyczących samego zgłaszającego w związku ze zgłoszeniem, zgłaszający nie będzie chroniony przed jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami związanymi z tymi sprawami.

Jeżeli fałszywe oskarżenie zostanie zgłoszone przeciwko osobie świadomie lub w złej wierze, osoba zgłaszająca nie jest chroniona przed negatywnymi konsekwencjami.

 

9. Poufność

Wszystkie zgłoszenia do programu dla sygnalistów są traktowane przez firmę i urzędnika ds. sygnalistów, który zarządza programem, jako ściśle poufne. To samo dotyczy każdego zewnętrznego prawnika lub partnera, który może być powiązany.

Jeśli zgłaszający chce, może w każdej chwili poprosić odpowiedzialną za program osobę w firmie o usunięcie jego danych osobowych ze zgłoszenia.

 

10. Bezpieczeństwo informatyczne

System dla sygnalistów prowadzony jest przez Legalsys ApS, który jest niezależnym podmiotem i gwarantuje bezpieczeństwo i anonimowość w systemie. Z Legalsys ApS została zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych.

 Więcej o bezpieczeństwie systemu przeczytasz w portalu dla sygnalistów.

 

11. Dane osobowe

Przetwarzanie danych osobowych przekazanych w związku z programem dla sygnalistów podlega obowiązującym przepisom o ochronie danych.

Ponieważ programem dla sygnalistów zarządza Legalsys, pełni on funkcję podmiotu przetwarzającego dane dla firmy odpowiedzialnej za dane.

Pomiędzy firmą a Legalsys została zawarta umowa o powierzenie przetwarzania danych, która m.in. zabrania firmie przekazywania danych osobowych osoby zgłaszającej, chyba że osoba zgłaszająca wyraźnie wyraziła na to zgodę.

O ile zgłoszenie nie jest dokonane anonimowo, oznacza to, że odpowiedzialna osoba będzie przetwarzała dane osobowe zgłaszającego. W każdym razie firma i ewent. prawnik lub partner przetwarza dane osobowe zgłaszanej osoby oraz wszelkich innych osób, o których mowa w zgłoszeniu. Dane osobowe to najczęściej nazwa i opis zgłaszanej sprawy, która może obejmować jedną lub więcej spraw potencjalnie karnych i/lub uciążliwych z zakresu prawa pracy.

Ogólne dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 lit. e Rozporządzenia o danych osobowych, zgodnie z którym dane osobowe mogą być przetwarzane, gdy jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie społecznym lub gdy wchodzi w zakres wykonywania obowiązków przez organ publiczny, któremu przypisano administratora danych. Firma może np. przetwarzać dane osobowe ze zgłoszenia, aby potencjalne naruszenia prawa przestały tym samym zagrażać utracie zaufania do firmy.

Wrażliwe dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie art. 9 ust. Rozporządzenia o danych osobowych. 2 lit. f, zgodnie z którym przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych lub gdy sądy pełnią funkcję sądów.

Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu i z nim powiązane są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane, a konkretny okres przechowywania będzie zależał od treści zgłoszenia.

Zgłaszającemu oraz osobie zgłaszanej przysługuje prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych w związku z programem sygnalisty. Taką skargę można złożyć do Duńskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych: Carl Jacobsens vej 25, 2500 Valby, tel.: 33193200, lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: dt@datatilsynet.dk.

 

12. Wejście w życie

Polityka sygnalizacyjna wchodzi w życie z chwilą jej opublikowania w firmie i jest aktualizowana przynajmniej raz w roku.

 

13. Pytania

Pytania dotyczące programu dla sygnalistów można kierować do odpowiednich osób, które pojawiają się na portalu dla sygnalistów.

 

Polityka Sygnalisty, wersja 2-2021,

 

Zaktualizowano w firmie 01-12-2023