1. Einleitung und Zweck
Mit diesem Whistleblower-Portal möchte das Unternehmen einen eigenständigen, autonomen und unabhängigen Kanal bereitstellen. Über den Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner des Unternehmens Verdachtsfälle auf Unregelmäßigkeiten, Verstöße sowie potenzielle Verletzungen gegen geltendes Recht oder wesentliche Richtlinien sowie der Unternehmenspolitik melden können.
Allerdings, kann und sollte das Whistleblower-Portal nicht den direkten Kontakt zum Unternehmen ersetzen, einschließlich Ihres Manager und Andere. Vielmehr, soll es dazu dienen einen angemessenen Raum für die Meldung von schwerwiegenden Vorfällen bereitzustellen. Die entweder nicht für eine Bearbeitung über bereits bestehende Kommunikationskanäle geeignet sind oder bei denen Anonymität gewahrt werden möchte.
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie das Whistleblower-Portal in der Praxis funktioniert. Samt einer differenzierten Definition über die vom Portal abgedeckten Angelegenheiten. Ferner, wie eingereichte Meldungen im Rahmen des Whistleblower-Portals prozessiert werden.
Das Whistleblower-Portal wird vom internen Whistleblower-Beauftragten des Unternehmens verwaltet.
2. Welche Vorfälle und Situationen können gemeldet werden
Das Whistleblower-Portal kann verwendet werden, um vermutete Unregelmäßigkeiten, Verstöße oder potenzielle Verletzungen gegen geltendes Recht sowie wesentliche Richtlinien und Unternehmenspolitik, zu melden.
Die folgenden Angelegenheiten werden grundsätzlich nicht vom Portal abgedeckt:
- Beschwerden über schlechte Zusammenarbeit, wahrgenommene Inkompetenz, Vergütungsbeschwerden und andere alltägliche oder routinemäßige Angelegenheiten.
- Reporte über das Arbeitsumfeld, Entscheidungsprozesse oder allgemeine Managemententscheidungen.
Themen, die nicht durch das Portal abgedeckt sind, können auf anderen Wegen intern im Unternehmen angegangen werden, da sie dennoch von wesentlicher Wichtigkeit sind und nicht Vernachlässigt werden sollten.
Die Meldung von vorsätzlich falschen Anschuldigungen gegen Personen sowie falschen Informationen ist nicht gestattet.
3. Wer kann einen Report einreichen?
Alle Angestellten, Kunden und Geschäftspartner können im Rahmen des Portals anonyme Reporte erstellen und einreichen.
4. Wer kann Gegenstand des Berichts sein?
Sie können jegliche vermutete Unregelmäßigkeiten oder Gesetzesverstöße von Angestellten des Unternehmens sowie einschließlich Mitglieder der Geschäftsleitung, Eigentümer oder des Verwaltungsrats, melden.
5. Wie wird ein Report verfasst – und an wen gemeldet?
Meldungen an das Whistleblower-Schema werden durch den elektronisch übermittelten Link vom Unternehmen auf dem Whistleblower-Portal veröffentlicht.
Die Reporte können auf Dänisch sowie Englisch eingereicht werden und die folgenden Informationen sind für diejenigen von Nutzen, die Verantwortlich für die Bearbeitung der eingereichten Reporte sind:
- Name, Abteilung und Kontaktdaten der gemeldeten Person;
- eine Beschreibung des Sachverhalts, der zu der Meldung geführt hat, und
- alle Dokumentierungen oder Nachweise, die den Bericht stützen.
Die Meldung wird zunächst vom internen Whistleblower-Manager des Unternehmens untersucht, der eine Sichtung der Sachverhalte durchführt, woraufhin der interne Whistleblower-Beauftragte des Unternehmens die Angelegenheit entweder ablehnt oder die zuständige Person in der Unternehmensleitung oder den Whistleblower-Ausschuss über die Meldung informiert.
6. Anonymität
Die Person, die den Report einreicht, entscheidet selbst, ob sie Ihre Anonymität bewahren möchte.
Das Whistleblower-System protokolliert keine IP-Adressen oder Maschinen-IDs und die gesamte Datenübertragung und Speicherung erfolgt verschlüsselt. Nur der externe Anwalt, der das System administriert, hat Zugriff auf das System bezüglich der Sachbearbeitung des Reportes.
Nach erfolgter Meldung des Reportes ist es möglich, sich zu einem späteren Zeitpunkt anonym in das System einzuloggen, um zu sehen, ob der interne Whistleblower-Manager des Unternehmens weitere Fragen zum Sachverhalt gestellt hat oder weitere Unterlagen anfordert.
Jeder nachfolgende Dialog ist stets anonym, es sei denn, Sie (der Whistleblower) entscheiden sich ausdrücklich dafür, Ihre Identität preiszugeben – dies hängt einzig von Ihrer Bereitschaft ab, sich in das System anzumelden und die Fragen des unternehmensinternen Whistleblower-Managers zu beantworten.
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Identität offenlegen oder nicht, beachten Sie bitte, dass die Untersuchung des gemeldeten Vorfalls oder Fehlverhaltens Ihre Anonymität gefährden kann. Zum Beispiel, wenn eine ordnungsgemäße Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts, ein arbeitsrechtliches Verfahren oder eine Klage gegen den gemeldete Person eingeleitet wird.
7. Ablauf folgend der Report Einreichung
Der interne Whistleblower des Unternehmens informiert die Geschäftsführung des Unternehmens über die Meldung. Betrifft der gemeldete Vorfall oder das Fehlverhalten den Whistleblower, ein Mitglied der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrats, wird eine alternative – relevante, ernannte und unparteiische – Person im Unternehmen benachrichtigt.
Wenn eine Meldung beim internen Whistleblower Beauftragten des Unternehmens eingeht, ist dieser verpflichtet, eine erste Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit einzuleiten.
Sollte die Meldung fehlerhaft sein oder sich herausstellen, dass sie nicht in den Geltungsbereich der Regelung fällt, wird sie umgehend zurückgewiesen, aus dem System gelöscht und die Person, die den Sachverhalt gemeldet hat, benachrichtigt. Wurde die Meldung anonym eingereicht, kann der Whistleblower benachrichtigt werden, indem er sich mit dem angegebenen Benutzernamen und Passwort im Whistleblower-Portal einloggt.
Kommt die erste Untersuchung zu dem Entschluss, dass der Bericht wahrscheinlich in den Geltungsbereich des Schemas fällt, kann der Report Anlass für weitere Untersuchungen bieten. Die Angelegenheit wird durch den Whistleblower-Beauftragten oder ggf. durch den externen Rechtsanwalt oder Partner bearbeitet. Eventuell, kann es zu arbeitsrechtliche Konsequenzen für die betroffene Person, einschließlich der Geschäftsleitung oder des Vorstandsmitglieds, führen. Der Sachverhalt wird aus dem Whistleblower-Portal eliminiert, sobald die erfassten Angaben nicht mehr erforderlich sind.
Betrifft die Meldung bestimmte Personen, kann das Unternehmen verpflichtet sein, die gemeldeten Personen auf den gemeldeten Sachverhalt aufmerksam zu machen. In jeder Situation wird eine spezifische Prüfung vorgenommen, um sicherzustellen, dass die Mitteilung keine Auswirkungen auf die Untersuchung der gemeldeten Tatsachen. Sowie die Sammlung von Beweismitteln oder anderen wesentlichen Tatsachen hindert.
Des weiteren werden keine Informationen über die Identität des Whistleblower preisgegeben, selbst wenn dieser sich dazu entschieden hat seine Identität offenzulegen. Jedoch, ist zu beachten, dass ein nicht anonymer Whistleblower im Falle eines Prozesses Gefahr läuft, als Zeuge geladen zu werden. Anonyme Whistleblower werden außerdem daran erinnert, dass die durch das Unternehmen durchgeführte Untersuchung des gemeldeten Vorfalls/Fehlverhaltens sowie die anschließende Bearbeitung eines potenziellen Falls Ihre Anonymität gefährden können.
Der gemeldete Sachverhalt kann von so schwerwiegender Natur sein, dass die weiteren Untersuchung von der Polizei übernommen wird. Einst die Investigation der Angelegenheit wurde durch die Polizei (und ggf. Gerichte) abgeschlossen sowie des Ablaufs einer Berufungsfrist, wird die Meldung aus dem Whistleblower-Portal eliminiert. Abhängig von der Natur des Sachverhaltes kann der Fall vor Gericht enden und der Anzeigepflichtige kann, wiederum je nach Schwere, eine Geld- und/oder Freiheitsstrafe riskieren.
Von äußerster Wichtigkeit ist, dass das Whistleblower-Portal nicht dazu dient, falsche Anschuldigungen zu erheben, besonders wobei Unschuldige verdächtigt werden. Alle Meldungen müssen daher in gutem Glauben eingereicht werden. Wenn eine Anzeige mit böser Absicht erfolgt und sich herausstellt, dass sie auf persönliche negative Gefühle, Rache usw. beruht, kann eine solche unbegründete Anzeige arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Whistleblower haben, im Falle dass die Person identifiziert wird.
8. Arbeitnehmerschutz
Personen, die einen Report an das Whistleblower-Portal übermitteln, sind generell vor negativen Konsequenzen im Zusammenhang mit dem Report selbst, einschließlich der Entlassung und allgemeinen Benachteiligung, geschützt, sofern der Report in gutem Glauben eingereicht werden.
Ferner, handelt es sich bei der Meldung um kritische Sachverhalte in Bezug auf den Whistleblower oder werden dem Unternehmen solche kritischen Sachverhalte in Bezug auf den Whistleblower im Zuge des Reportes bekannt, so wird der Whistleblower in Bezug auf die etwaigen nachteiligen Folgen der Sachverhalte nicht freigestellt.
Im Falle, dass der Whistleblower vorsätzlich oder bösgläubig eine falsche Anschuldigung gegen eine Person erhebt, ist der Whistleblower nicht vor negativen Konsequenzen geschützt.
9. Vertraulichkeit
Alle eingereichten Reporte im Whistleblower-Portal werden streng vertraulich vom Unternehmen und dem das Portal administrierten Anwalt oder Partner behandelt. Gleiches gilt für den/die Whistleblower Beauftragten im Unternehmen.
Sofern der Whistleblower dies wünscht, kann er jederzeit von dem oder den Whistleblower Beauftragten des Unternehmens die Löschung der im Report erwähnten personenbezogenen Daten verlangen.
10. IT-Sicherheit
Das Whistleblower-Portal wird von Legalsys ApS betrieben, einer unabhängigen Partei, die stets die Systemsicherheit und Anonymität gewährleistet. Des weiteren wurde mit Legalsys ApS ein Datenverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
Detaillierte Informationen zum Thema Systemsicherheit erfahren Sie auf dem Whistleblower-Portal.
11. Persönliche Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Whistleblower-Portals unterliegt den geltenden Datenschutzbestimmungen.
Da das Whistleblower-Portal von Legalsys ApS administriert wird, handelt er oder sie als Datenverarbeiter für das Unternehmen, welches der Datenverantwortliche ist.
Des weiteren besteht zwischen Legalsys ApS und dem jeweiligen Unternehmen ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag. Der den Rechtsanwalt unter anderem anweist, keine personenbezogenen Daten des Whistleblowers an das Unternehmen weiterzugeben, es sei denn, der Whistleblower hat dem ausdrücklich zugestimmt.
Sofern die Meldung nicht anonym erfolgt, prozessiert der Whistleblower-Beauftragte personenbezogene Daten des Melders. In jedem Fall verarbeiten die Gesellschaft und der Rechtsanwalt bzw. Partner personenbezogene Daten über die betroffene Person und alle weiteren in der Meldung genannten Personen. Zu diesen personenbezogenen Daten gehören in der Regel der Name der Person und eine Beschreibung des gemeldeten Vorfalls, der eine oder mehrere Straftaten und/oder Arbeits Rechtsverstöße betreffen kann.
Allgemeine personenbezogene Daten werden gemäß Artikel 6(e) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet, wonach die personenbezogenen Daten prozessiert werden dürfen, wenn die Notwendigkeit besteht für die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in der Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, ist der Datenverantwortliche bevollmächtigt.
6(e) die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde
Beispielsweise kann das Unternehmen personenbezogene Daten im Rahmen der eingereichten Meldungen verarbeiten, um sicherzustellen, dass potenzielle Verstöße gegen geltendes Recht das Vertrauen in das Unternehmen nicht mehr Reversibel machen.
Sensible personenbezogene Daten können nach Artikel 9(2)(f) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden. Gemäß welcher die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit erforderlich ist.
Personenbezogene Daten, die in einer Meldung angegeben oder mit ihr verbunden sind, werden so lange aufbewahrt, wie dies für den Zweck der Datenerhebung erforderlich ist. Die konkrete Aufbewahrungsfrist hängt vom Inhalt der Meldung ab.
Der Whistleblower und der Proband der Meldung haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems zu beschweren. Eine solche Beschwerde kann eingereicht werden an Datatilsynet, (die dänische Datenschutzbehörde), Carl Jacobsens Vej 356, 2500 Valby, Tel. +45 33193200 oder per E-Mail: dt@datatilsynet.dk.
12. In Kraft treten
Das Whistleblower Regelwerk tritt in Kraft, sobald sie im Unternehmen veröffentlicht wurde. Sie wird mindestens einmal jährlich überprüft.
13. Fragen
Fragen zum Whistleblower-Schema können an die aufgeführten zuständigen Personen im Whistleblower-Portal gerichtet werden.
Whistleblower Regelwerk, Version 3-2021, deutsche Übersetzung
Aktualisiert, 01.12.2023