PRIVATLIVSPOLITIK I FORBINDELSE MED WHISTLEBLOWERORDNING

SENEST OPDATERET DECEMBER 2023

 

Denne privatlivspolitik gælder for klubberne på forsiden af whistleblowerportalen, som hver især anses for dataansvarlige for klubbens behandling af personoplysninger i forbindelse med en indberetning til den enkelte klubs whistleblowerordning, og skal derfor opfylde oplysningspligten i databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 overfor de personer, som nævnes i en indberetning (se afsnit 2) og de personer, som foretager en indberetning (se afsnit 3).

De tilmeldte klubber har indgået aftale med Advodan Glostrup København som ekstern screeningpartner, hvilket vil sige, at en indberetning modtages af Advodan som vurderer, om indberetningen falder indenfor whistleblowerlovens område, ligesom det sikres, at indberetningen er oplyst, inden den deles med en habil kontaktperson i klubben. Læs mere i whistleblowerpolitikken på forsiden af whistleblowerportalen.

Advodan Glostrup København er selvstændig dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der finder sted hos Advodan. Du finder deres privatlivspolitik her: https://www.advodan.dk/da/advodan-glostrup-kobenhavn/databeskyttelse/whistleblowerordning-klienter/

1.   Dataansvarlig og kontaktinformation

Den enkelte klub på forsiden af whistleblowerportalen er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der finder sted som led i klubbens whistleblowerordning.

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af personoplysninger, kan du kontakte kontaktpersonen i din klub. Se nærmere under fanen ”Kontaktpersoner”.

2.   Oplysninger vedrørende personer nævnt i en indberetning

2.1  Formål

Formålet med behandling af personoplysninger om personer nævnt i en indberetning er at håndtere og undersøge indberetninger modtaget via whistleblowerordningen og håndtere disse indenfor rammerne af whistleblowerloven.

2.2  Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med indberetninger kan der både være tale om behandling af almindelige personoplysninger, særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger) og oplysninger om strafbare forhold.

Almindelige personoplysninger kan omfatte navn og kontaktoplysninger (e-mail, telefonnummer) samt øvrige forhold, der indberettes om.

Oplysninger i en indberetning formodes at kunne omfatte oplysninger om strafbare forhold, lovovertrædelser eller andre typer personoplysninger, der anses for fortrolige eller følsomme personoplysninger f.eks. i form af oplysninger om seksuelle forhold.

2.3  Hvor får vi oplysningerne fra?

Medarbejdere, frivillige og bestyrelsesmedlemmer, som har adgang til at bruge whistleblowerordningen.

2.4  Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger i indberetninger fra medarbejdere er baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 er baseret på whistleblowerlovens § 22
  • Følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 er baseret på whistleblowerlovens § 22
  • Oplysninger om strafbare forhold er baseret på whistleblowerlovens § 22

Behandlingen af personoplysninger i indberetninger fra frivillige og bestyrelsesmedlemmer er baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse)
  • Følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. artikel 9, stk. 2, litra f (med henblik på at fastslå, gøre gældende eller forsvare virksomhedens retsstilling i sagen), hvis det er nødvendigt for at behandle oplysningerne til brug for f.eks. en retssag og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. artikel 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsinteresser)
  • Oplysninger om strafbare forhold er baseret på databeskyttelseslovens § 8

2.5  Modtagere

Personoplysninger omfattet af en indberetning deles med Advodan, der som ekstern rådgiver håndterer indberetninger modtaget via Klubbens whistleblowerordning. Efter at have screenet indberetninger, deler Advodan indberetninger med Klubbens interne whistleblowerenhed.

Derudover deles oplysninger med IT-leverandører og eventuelt offentlige myndigheder, hvis en indberetning giver anledning til det.

2.6  Opbevaring

Personoplysninger opbevares så længe det er relevant i forhold til at opfylde de nævnte formål, herunder:

  • Vi opbevarer oplysninger så længe en undersøgelse verserer. Herefter afhænger opbevaringsperioden af undersøgelsens konklusioner
  • Hvis en indberetning vurderes at være grundløs, slettes oplysningerne indenfor 6 måneder fra endelig vurdering foreligger
  • Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningen, men har en karakter, hvor det vurderes, at indberetningen bør håndteres i andet regi i Klubben, deles oplysningerne med ledelsen, hvor de behandles i overensstemmelse med Klubbens relevante politikker og procedurer
  • Hvis der foretages indberetning til en myndighed, gemmes oplysningerne mindst så længe sagen verserer
  • Hvis en indberetning fører til disciplinære sanktioner mod en person omfattet af en indberetning, eller der i øvrigt er en saglig grund til at gemme oplysningerne, vil de blive gemt i vedkommendes personalemappe og slettes i henhold til Klubbens slettepolitik for personaleoplysninger.

3.   Oplysninger vedrørende den person, der har foretaget en indberetning (whistlebloweren)

3.1  Formål

Formålet med behandling af personoplysninger om den person, der har foretaget en indberetning, er at håndtere og undersøge indberetninger modtaget via whistleblowerordningen og håndtere disse indenfor rammerne af whistleblowerloven.

3.2  Kategorier af personoplysninger

Som whistleblower har man mulighed for at foretage anonym indberetning, og det er op til en selv at beslutte, om man ønsker at bryde anonymiteten.

Forudsat der ikke er tale om en anonym indberetning, er der tale om en behandling af almindelige personoplysninger, som kan omfatte navn, kontaktoplysninger (e-mail, telefonnummer) og informationerne i indberetningen.

Der forventes ikke at være tale om behandling af følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold om whistlebloweren, medmindre der er mistanke om, at der er tale om en bevidst falsk indberetning.

3.3  Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi får oplysninger fra whistlebloweren selv, og hvis det vurderes nødvendigt at undersøge en eventuel mistanke om bevidst falsk anmeldelse, kan det være aktuelt at indhente oplysninger fra andre personer, f.eks. andre medarbejdere, samarbejdspartnere mv.

3.4  Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger i indberetninger fra medarbejdere er baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 er baseret på whistleblowerlovens § 22
  • Følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 er baseret på whistleblowerlovens § 22
  • Oplysninger om strafbare forhold er baseret på whistleblowerlovens § 22

Behandlingen af personoplysninger i indberetninger fra frivillige og bestyrelsesmedlemmer er baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse)
  • Følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. artikel 9, stk. 2, litra f (med henblik på at fastslå, gøre gældende eller forsvare virksomhedens retsstilling i sagen), hvis det er nødvendigt for at behandle oplysningerne til brug for f.eks. en retssag og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. artikel 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsinteresser)
  • Oplysninger om strafbare forhold er baseret på databeskyttelseslovens § 8

3.5  Modtagere

Personoplysninger omfattet af en indberetning deles med Advodan, der som ekstern rådgiver håndterer indberetninger modtaget via Klubbens whistleblowerordning. Efter at have screenet indberetninger, deler Advodan indberetninger med Klubbens interne whistleblowerenhed.

Derudover deles oplysninger med IT-leverandører og eventuelt offentlige myndigheder, hvis en indberetning giver anledning til det.

3.6  Opbevaring

Personoplysninger opbevares så længe det er relevant i forhold til at opfylde de nævnte formål, herunder:

  • Vi opbevarer oplysninger så længe en undersøgelse verserer. Herefter afhænger opbevaringsperioden af undersøgelsens konklusioner
  • Hvis en indberetning vurderes at være grundløs, slettes oplysningerne indenfor 6 måneder fra endelig vurdering foreligger
  • Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningen, men har en karakter, hvor det vurderes, at indberetningen bør håndteres i andet regi end i Klubben, deles oplysningerne med ledelsen, hvor de behandles i overensstemmelse med Klubbens relevante politikker og procedurer
  • Hvis der foretages indberetning til en myndighed, gemmes oplysningerne mindst så længe sagen verserer
  • Hvis en indberetning fører til disciplinære sanktioner mod en person omfattet af en indberetning, eller der i øvrigt er en saglig grund til at gemme oplysningerne, vil de blive gemt i vedkommendes personalemappe og slettes i henhold til Klubbens slettepolitik for personaleoplysninger.

4.   Information til personer omfattet af indberetning

Hvis du er omfattet af en indberetning via whistleblowerordningen, vil du blive underrettet hurtigst muligt efter at en foreløbig undersøgelse har fundet sted, hvor alle relevante beviser er sikret, og det vurderes, at tavshedspligten ikke længere er grundlag for ikke at informere om, at der behandles personoplysninger. Informationen til dig omfatter information om de beskyldninger der er indberettet, information om hvem der har haft adgang til indberetningen samt hvem der har gennemført en undersøgelse.

Som led i dine generelle rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, har du ret til indsigt i indberetningen. Forudsat vi har kendskab til indberetterens identitet, kan du have ret til indsigt heri, medmindre du er afskåret herfra som følge af lovgivningen.

Hvis det vurderes, der er tale om en bevidst falsk indberetning, vil du kunne få indsigt i, hvem der har foretaget indberetningen, hvis vi er bekendt med indberetterens identitet.

Derudover har du ret til at bede om at få berigtiget information i indberetningen, som du mener er urigtig, vildledende, ufuldstændig eller forældet. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, vil dine bemærkninger i stedet blive noteret i forbindelse med indberetningen.

5.   Rettigheder

I forbindelse med klubbens behandling af dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:

  • Ret til indsigt i hvilke personoplysninger klubben behandler om dig
  • Ret til at få berigtiget fejlagtige oplysninger
  • Ret til at få slettet oplysninger, som ikke længere er relevante
  • Ret til at gøre indsigelse mod uberettiget behandling
  • Ret til at modtage de oplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet)
  • Ret til at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).

Vær opmærksom på, at der kan være betingelser eller begrænsninger til ovenstående rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, du f.eks. kan få adgang til dine personoplysninger, hvis der er et mere tungtvejende hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte klubbens kontaktperson.