1. Indledning og formål

Med denne whistleblowerordning ønsker virksomheden at stille en særlig, uafhængig og selvstændig kanal til rådighed, hvor ansatte i virksomheden, kunder og samarbejdspartnere kan indberette mistanke om uregelmæssigheder, overtrædelser eller potentielle overtrædelser af gældende lovgivning eller virksomhedens politikker eller retningslinjer.

Whistleblowerordningen hverken kan eller skal erstatte kontakt direkte til virksomheden, herunder din leder m.fl. Derimod skal whistleblowerordningen skabe et rum, hvor der kan ske indberetning af grovere hændelser, som enten ikke egner sig til at blive behandlet via de eksisterende kommunikationsveje, eller hvor du gerne vil sikres anonymitet.

I det følgende beskrives, hvordan whistleblowerordningen fungerer i praksis, herunder hvilke forhold der kan indberettes, og hvordan indberetninger i whistleblowerordningen vil blive håndteret.


2. Hvad kan der indberettes om?

Whistleblowerordningen kan benyttes til at foretage indberetninger ved mistanke om uregelmæssigheder, overtrædelser eller potentielle overtrædelser af gældende lovgivning eller virksomhedens politikker eller retningslinjer.

Følgende forhold er eksempelvis ikke omfattet af ordningen:

  • Klager over samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, lønforhold og andre hverdags- eller rutinemæssige forhold
  • Indberetninger om arbejdsmiljø, beslutningsprocesser eller generelle ledelsesbeslutninger

De forhold, som ikke er omfattet af ordningen, kan tages op på anden vis i virksomheden.

Bevidst falsk anklage mod personer eller ukorrekt information må ikke indberettes.


3. Hvem kan indberette?

Alle ansatte i virksomheden, kunder og samarbejdspartnere.


4. Hvem kan der indberettes om?

Der kan foretages indberetning om forhold begået af virksomheden, virksomhedens medarbejdere, ledelse, ejerkreds samt medlemmer af bestyrelsen.


5. Hvordan indberettes der og til hvem

Indberetninger til whistleblowerordningen foretages elektronisk via whistleblower-portalen på det link, som virksomheden har offentliggjort.

Indberetninger kan indleveres på dansk eller på engelsk. Følgende oplysninger vil være nyttige for behandlingen af indberetningen:

  • Navn, afdeling og kontaktoplysninger på den person, der indberettes om
  • En beskrivelse af de faktiske omstændigheder, som giver anledning til indberetningen
  • Eventuel dokumentation eller beviser, som underbygger indberetningen

Indberetningen undersøges indledningsvis af den eksterne advokat eller partner, der foretager screening af sagen og enten forkaster henvendelsen eller orienterer relevant ledelse eller whistleblowerudvalg.


6. Anonymitet

Den person, der foretager en indberetning, vælger selv, om indberetningen skal ske anonymt.

Whistleblowersystemet logger ikke IP-adresser eller maskin-ID. Al datatransmission og lagring sker krypteret, og det er alene den eksterne advokat, der har adgang til sagsbehandlingsdelen.

Indberetteren kan senere logge anonymt på systemet for at se, om der er stillet opfølgende spørgsmål eller efterspurgt yderligere dokumentation.

En efterfølgende dialog er altid anonym, medmindre indberetteren selv vælger at oplyse sin identitet. Det bemærkes dog, at anonymiteten i visse tilfælde ikke kan opretholdes, fx ved ansættelsesretlige sager eller retssager.


7. Processen efter indberetning

Ved indberetninger, der vedrører personer i direktion eller bestyrelse, orienteres en anden relevant, udpeget og upartisk person i virksomheden.

Den eksterne advokat eller partner er forpligtet til at indlede en undersøgelse af det anmeldte forhold.

Indberetninger, der viser sig at være forkerte eller falde uden for ordningens formål, afvises og slettes. Hvis indberetningen er anonym, kan indberetteren få besked via whistleblower-portalen.

Indberetninger, der falder inden for ordningens formål, underkastes en nærmere undersøgelse og kan føre til ansættelsesretlige eller strafferetlige konsekvenser. Sagen slettes, når opbevaring ikke længere er nødvendig.

Virksomheden kan være forpligtet til at orientere den person, der er indberettet om, under hensyntagen til sagens karakter og efterforskningen.


8. Beskyttelse af de ansatte

Indberettere er beskyttet mod negative konsekvenser, herunder afskedigelse og anden ufordelagtig behandling, når indberetningen sker i god tro.

Beskyttelsen gælder ikke ved bevidst falske eller ond tro-indberetninger.


9. Fortrolighed

Alle indberetninger behandles strengt fortroligt af virksomheden og den eksterne advokat eller partner.

Indberetteren kan til enhver tid anmode om sletning af egne personoplysninger.


10. IT-sikkerhed

Whistleblowersystemet drives af Legalsys ApS, som er en uafhængig part. Der er indgået databehandleraftale, og systemet garanterer sikkerhed og anonymitet.


11. Persondata

Behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Virksomheden er dataansvarlig, og den eksterne advokat/partner fungerer som databehandler.

Personoplysninger behandles efter GDPR artikel 6 og 9, og opbevares kun så længe det er nødvendigt. Klager kan indgives til Datatilsynet.


12. Ikrafttræden

Whistleblowerpolitikken træder i kraft ved offentliggørelse og revideres mindst én gang årligt.


13. Spørgsmål

Spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til de relevante personer, som fremgår af whistleblower-portalen.