Hvorfor en whistleblowerordning?
Som nuværende og tidligere medarbejder og bestyrelsesmedlem i Ny Carlsbergfondet, vil du ofte være den første til at opdage, hvis der sker uregelmæssigheder eller brud på lovgivningen mm. Nogle gange er det muligt at gå direkte til Ny Carlsbergfondet og ledelsen med denne information. Andre gange kan dette føles vanskeligere.
Med denne anonyme whistleblowerordning undgår du at skulle være tilbageholdende med at videregive viden eller indsigt begrundet i utryghed, eller at din identitet bliver kendt.
Denne whistleblowerordning er også med til at styrke tilliden og gennemsigtigheden i hele virksomheden.
Hvem kan benytte whistleblower-ordningen?
Nuværende og tidligere medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer i Ny Carlsbergfondet (”de omfattede personer”) har mulighed for at foretage indberetning.
Hvilke forhold kan indberettes?
Med denne whistleblowerordning ønsker Ny Carlsbergfondet at stille en særlig, uafhængig og selvstændig kanal til rådighed, hvor nuværende og tidligere medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer (”de omfattede personer”) har mulighed for at henvende sig, eventuelt anonymt, og indberette sager vedrørende:
1) overtrædelse af EU-retsakter i henhold til det bagvedliggende Whistleblowerdirektiv (vedrørende eksempelvis beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger og netværks- og informationssystemers sikkerhed, offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser og hvidvask),
2) andre alvorlige lovovertrædelser, herunder eksempelvis gentagne overtrædelser af gældende lovgivning, eller
3) øvrige alvorlige forhold, f.eks. seksuel chikane (uønsket verbal, ikke-verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner) eller grov chikane med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima.
Hvordan foretages en indberetning?
Indberetninger til Whistleblowerordningen foretages elektronisk via onlineportalen xxxxxx, idet der er købt licens hertil hos Legalsys ApS. Whistleblowerordningen håndteres og administreres af LIND Advokataktieselskab, som foretager en vurdering af, om indberetningen er inden- eller udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. LIND Advokataktieselskab sender modtagne indberetninger eller ekstrakter af indberetninger til Ny Carlsbergfondets whistlebloweransvarlig, Administrationschef Nina Schmidt-Petersen, som varetager administrationen og håndteringen af Whistleblowerordningen på Ny Carlsbergfondets vegne, inklusive eventuel undersøgelse af indberetninger mv., jf. nedenfor.
Hvis der sker indberetning om Administrationschef Nina Schmidt-Petersen skal indberetning ske til Ny Carlsbergfondets bestyrelsesforkvinde Christine Buhl Andersen.
Både Administrationschef Nina Schmidt-Petersen og Ny Carlsbergfondets bestyrelsesforkvinde Christine Buhl Andersen, som medvirker til administration og håndtering af forhold i forbindelse med Whistleblowerordningen, er omfattet af reglerne om tavshedspligt, fortrolighed mv. i såvel gældende Whistleblowerlovgivning som GDPR-lovgivning.
Indberetninger kan indleveres på dansk eller engelsk, og de følgende oplysninger vil være nyttige for den whistlebloweransvarlige at have i forbindelse med vurderingen af en indberetning:
- navn, afdeling og kontaktoplysninger på den person, der indberettes om,
- en beskrivelse af de faktiske omstændigheder, der giver anledning til indberetningen, og
- eventuel dokumentation eller beviser, der underbygger indberetningen.
Medmindre indberetteren eksplicit samtykker til, at vedkommendes personoplysninger videregives til den whistlebloweransvarlige, er LIND Advokataktieselskab , der er administrator af ordningen, forpligtet til at anonymisere indberetningen, inden den videreformidles.
Det er helt op til den enkelte indberetter, om vedkommende ønsker 1) at være fuldstændig anonym, 2) at være delvis anonym, således at det alene er LIND Advokataktieselskab, der kender navn mv., eller 3) at være helt identificerbar med navn mv. – også i forhold til videregivelse af oplysninger om sagen til den whistlebloweransvarlige.
Vær opmærksom på, at anonyme eller delvist anonyme indberetninger (hvor alene LIND Advokataktieselskab kender indberetterens identitet, eller indberetteren er fuldstændig anonym) kan indebære, at det kan være vanskeligere for den whistlebloweransvarlige at undersøge og vurdere en indberetning. Blandt andet er det ved anonyme indberetninger vanskeligt at vurdere indberetterens troværdighed. Vær ligeledes opmærksom på, at det også ved helt eller delvist anonyme indberetninger er vigtigt, at indberetteren medvirker til at uddybe indberetningen for at sikre, at den er tilstrækkeligt oplyst. Medvirken vil vanskeliggøre opretholdelse af anonymitet, omvendt kan manglende medvirken indebære, at sagen ikke bliver tilstrækkeligt oplyst eller kan være vanskelig at afdække.
Man skal også være opmærksom op, at anonymitet kan være vanskelig at opretholde, hvis yderligere undersøgelse af det indberettede forhold forudsætter, at der tages kontakt til én eller flere personer, eftersom disse med større eller mindre sikkerhed muligt vil kunne genkende forholdet og eventuelt identiteten på indberetteren eller andre omhandlede personer. Det bemærkes, at personer som her nævnt, som får kendskab til forhold vedrørende indberetteren, herunder eventuelt får kendskab til identiteten på involverede personer, vil blive pålagt tavshedspligt og skal iagttage fortrolighed vedrørende de omhandlede forhold.
Hvis der bliver indberettet om et forhold, der ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, vil indberetteren blive underrettet om dette af LIND Advokataktieselskab, og blive henvist til en anden kommunikationskanal.
Hvilke forhold kan ikke indberettes?
Følgende forhold er som udgangspunkt ikke omfattet af ordningen:
- Klager over samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, lønforhold og andre hverdags- eller rutinemæssige forhold.
- Indberetninger om arbejdsmiljø, beslutningsprocesser eller generelle ledelsesbeslutninger.
- Overtrædelser af bagatelagtig karakter.
- Overtrædelser af dokumentationspligt eller underretningspligt.
De ovenfornævnte forhold, der som udgangspunkt ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, kan dog i særlige tilfælde indebære sådanne risici for menneskers liv eller helbred eller for væsentlige skadevirkninger, at de alligevel er omfattet af Whistleblowerordningen og kan behandles i denne.
Forhold, der ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, kan drøftes med nærmeste leder, SU næstforperson eller lignende.
Som følge af gældende databeskyttelsesregler kan og vil følgende følsomme personoplysninger som udgangspunkt ikke være omfattet af whistleblowerordningen og må ikke indberettes:
- Indberetninger, der indeholder personfølsomme oplysninger, dvs. personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.
- Indberetninger om seksuelle krænkelser eller chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold mv. indgivet af andre end den krænkede selv, og hvor den krænkede person angives ved navn eller på anden identificerbar måde.
Sådanne oplysninger kan dog i undtagelsestilfælde behandles, hvis det vurderes nødvendigt med henblik på at overholde arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser eller med henblik på at forfølge væsentlige samfundsmæssige interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 og artikel 9.
Hvis LIND Advokataktieselskab modtager indberetninger, der indeholder følsomme personoplysninger som angivet ovenfor, eller modtager indberetninger fra andre end den krænkede/chikanerede selv, og hvor indberetningen indeholder oplysninger om, hvem der er blevet krænket/chikaneret, vil LIND Advokataktieselskab derfor være forpligtet til straks at anonymisere eller slette sådanne oplysninger, medmindre der helt konkret vurderes at være lovhjemmel til behandlingen.