1. Inledning och syfte
Med detta whistleblower-system vill NDI tillhandahålla en särskild, oberoende och självständig kanal där anställda i företaget kan rapportera misstankar om oegentligheter, överträdelser eller potentiella överträdelser av gällande lagstiftning eller företagets policyer eller riktlinjer.
Whistleblower-systemet varken kan eller ska ersätta direkt kontakt med företaget, inklusive din chef m.fl. Däremot ska whistleblower-systemet skapa ett utrymme där allvarligare händelser kan rapporteras, som antingen inte lämpar sig för att behandlas via de befintliga kommunikationskanalerna, eller där du vill säkerställa anonymitet.
I det följande avsnittet beskrivs hur whistleblower-systemet fungerar i praktiken, inklusive vilka förhållanden som kan rapporteras och hur rapporter i whistleblower-systemet kommer att hanteras.
2. Vad kan rapporteras?
Whistleblower-systemet kan användas för att lämna rapporter vid misstanke om oegentligheter, överträdelser eller potentiella överträdelser av gällande lagstiftning eller företagets policyer eller riktlinjer.
Följande förhållanden omfattas exempelvis inte av systemet:
- Klagomål om samarbetsproblem, inkompetens, löneförhållanden och andra vardagliga eller rutinmässiga förhållanden.
- Rapporter om arbetsmiljö, beslutsprocesser eller allmänna ledningsbeslut.
De förhållanden som inte omfattas i systemet kan tas upp på annat sätt inom företaget.
Medvetet falska anklagelser mot personer eller felaktig information får inte rapporteras.
3. Vem kan rapportera?
Alla anställda i företaget.
4. Vem kan rapporteras?
Rapportering kan göras om handlingar begångna av företaget, företagets anställda, ledning, ägare och styrelseledamöter.
5. Hur rapporteras det och till vem?
Rapportering i whistleblower-systemet görs elektroniskt via whistleblower-portalen på den länk som företaget har offentliggjort.
Rapportering kan lämnas in på svenska eller engelska, och följande uppgifter kommer att vara användbara för dem som bedömer rapporterna:
- Namn, avdelning och kontaktuppgifter för den person som det rapporteras om,
- En beskrivning av de faktiska omständigheter som ligger till grund för rapporteringen och
- Eventuell dokumentation eller bevis som stöder rapporten.
Rapporten granskas initialt av företagets whistleblower-utskott, som är utsedda för detta och som utför en granskning av ärendena. Därefter utser utskottet - beroende på ärendets karaktär - en intern utredare eller en extern advokat för att undersöka ärendet närmare.
6. Anonymitet?
Den person som gör en rapport väljer själv om hen vill göra rapporten anonymt.
Whistleblower-systemet loggar inte IP-adresser och maskin-ID, och all datatransmission och lagring av data sker krypterat. Beroende på ärendets karaktär är det endast den interna utredaren eller den externa advokaten som har tillgång till ärendehanteringsdelen i systemet.
Den som rapporterar får möjlighet att vid ett senare tillfälle logga in anonymt i systemet och se om den interna utredaren eller den externa advokaten har ställt ytterligare frågor om ärendet eller efterfrågar ytterligare dokumentation.
En eventuell efterföljande dialog är alltid anonym, om inte den som upprättat rapporten själv väljer att tillkännage sin identitet, och beror enbart på anmälarens vilja att logga in i systemet och besvara den externa advokatens frågor.
Oavsett om den som rapporterar väljer att tillkännage sin identitet eller inte, kan en utredning eller ett ärende innebära att anonymiteten inte kan upprätthållas, till exempel om en arbetsrättslig process eller en rättsprocess inleds mot den person som rapporterats.
7. Processen efter rapporteringen
Om den interna utredaren eller externa advokaten bedömer att anmälan gäller en person i företagets ledning eller styrelse, informeras en annan relevant, utsedd och opartisk person i företaget.
När en rapportering tas emot av den externa advokaten är denne skyldig att inleda en undersökning av det anmälda förhållandet.
Om en rapportering inte är korrekt eller visar sig falla utanför systemets syfte, avvisas den omedelbart och raderas i systemet, och den person som har anmält ärendet kommer att meddelas om detta. Om rapporteringen har gjorts anonymt kan anmälaren få besked genom att logga in på whistleblower-portalen med användarnamn och lösenord.
Om den inledande undersökningen drar slutsatsen att rapporteringen antas falla inom systemets syfte, kommer den att genomgå en närmare undersökning. Ärendet behandlas först av den interna utredaren eller den externa advokaten och eventuellt därefter i företaget och kan eventuellt få arbetsrättsliga konsekvenser för den person, inklusive den ledningsmedlem eller styrelsemedlem, som anmälan gäller. Ärendet raderas i whistleblower-portalen när det inte längre är nödvändigt att ha uppgifterna registrerade.
I de fall där rapporteringen gäller specifika personer kan företaget vara skyldigt att informera de personer som rapporteringen gäller om det anmälda förhållandet. I varje enskilt fall kommer en konkret bedömning att göras av när en sådan eventuell meddelande kan eller ska ges, så att meddelandet inte påverkar utredningen av det rapporterade förhållandet samt insamlingen av bevismaterial.
Det ges inga uppgifter om vem som har gjort rapporteringen, även om anmälaren har valt att uppge sin identitet. Observera dock att en anmälare av icke-anonyma rapporter riskerar att kallas som vittne om en rättsprocess inleds. Och anonyma anmälare uppmärksammas på att företagets utredning av en rapportering och den efterföljande behandlingen av ett eventuellt ärende kan innebära att anonymiteten inte kan upprätthållas.
Ärendet kan vara av sådan karaktär att det överlämnas till polisen för vidare utredning. När polisen (och eventuellt domstolarna) har avslutat ärendet och en eventuell överklagandefrist har löpt ut, raderas ärendet i whistleblower-portalen. Ärendet kan hamna i domstol och den som rapporten gäller kan, beroende på ärendets karaktär, riskera böter och fängelsestraff.
Det är viktigt att whistleblower-portalen inte används för falska anklagelser där oskyldiga personer misstänks. All rapportering måste därför göras i god tro. Om en rapportering görs i ond tro och visar sig vara ett uttryck för personliga negativa känslor, hämndlystnad etc., kan en ogrundad rapportering få arbetsrättsliga konsekvenser för anmälaren om denne kan identifieras.
8. Skydd av de anställda
Personer som rapporterar i whitleblower-portalen är skyddade mot negativa konsekvenser i samband med själva rapporteringen, inklusive uppsägning och ogynnsam behandling, förutsatt att rapporteringen görs i god tro.
Om rapporteringen gäller kritiska förhållanden som rör anmälaren själv, eller om företaget i samband med rapporteringen blir medvetet om sådana kritiska förhållanden som rör anmälaren själv, kommer anmälaren inte att vara undantagen från eventuella negativa konsekvenser av dessa förhållanden.
Om en falsk anklagelse medvetet eller i ond tro rapporteras om en person, är anmälaren inte skyddad mot negativa konsekvenser.
9. Sekretess
Alla rapporter till whistleblower-systemet behandlas strikt konfidentiellt av företaget, den interna utredaren och advokaten som administrerar systemet.
Om anmälaren önskar det kan denne när som helst be advokaten att radera dennes personuppgifter från en rapport.
10. IT säkerhet
Whistleblower-systemet drivs av Legalsys ApS, som är en oberoende part och garanterar säkerhet och anonymitet i systemet. Ett databehandlingsavtal har ingåtts med Legalsys ApS.
Läs mer om systemsäkerhet i whistleblower-portalen.
11. Persondata
Behandling av personuppgifter som lämnas i whistleblower-systemet är föremål för gällande dataskyddsregler.
Eftersom det är en extern advokat/partner som administrerar whistleblower-systemet fungerar denne som databehandlare för företaget som är personuppgiftsansvarig.
Ett databehandlingsavtal har ingåtts mellan företaget och advokaten, som bland annat instruerar advokaten att inte lämna ut personuppgifter om en anmälare till företaget, om inte anmälaren specifikt har samtyckt till detta.
Om rapporteringen inte görs anonymt innebär det att advokaten kommer att behandla personuppgifter om anmälaren. Under alla omständigheter kommer företaget, den interna utredaren och advokaten att behandla personuppgifter om den anmälda personen och eventuella andra personer som nämns i rapporteringen. Dessa personuppgifter är oftast namn samt en beskrivning av det rapporterade förhållandet, vilket kan omfatta ett eller flera potentiellt straffbara förhållanden och/eller arbetsrättsligt belastande förhållanden.
Vanliga personuppgifter behandlas med stöd av dataskyddsförordningens artikel 6, led e, enligt vilken behandling av personuppgifter är tillåten när det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som faller under myndighetsutövning som den personuppgiftsansvarige har ålagts. Företaget kan således exempelvis behandla personuppgifter i rapporter för att säkerställa att potentiella överträdelser av lagstiftningen upphör och därmed säkerställa förtroendet för företaget.
Känsliga personuppgifter kan behandlas med stöd av dataskyddsförordningens artikel 9, punkt 2, led f, enligt vilken behandling är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras, eller när domstolar agerar i sin egenskap av domstol.
Personuppgifter i och i samband med en anmälan lagras så länge det är nödvändigt för de ändamål som uppgifterna samlades in för, och den specifika lagringsperioden beror på rapportens innehåll.
Anmälaren och den som rapporteringen gäller har rätt att klaga över behandlingen av personuppgifter i samband med whistleblower-systemet. Ett sådant klagomål kan lämnas in till Datatilsynet: Borgergade 28, 1300 Köpenhamn K, tel.: 33193200, eller via e-post: dt@datatilsynet.dk.
12. Ikraftträdande
Whistleblower-policyn träder i kraft så snart den har offentliggjorts i företaget och revideras minst en gång per år.
13. Frågor
Frågor om detta whistleblower-system kan ställas till relevanta personer som finns listade på whistleblower-portalen.