Whistleblowerprocedure

1.             Indledning og baggrund

Whistleblowerordningen indføres pba. EU-direktivet om whistleblowerordning samt lov om beskyttelse af whistleblowere. Nærværende procedure beskriver, hvordan ordningen fungerer, herunder hvilke forhold, der kan indberettes, hvem der kan indberette, hvordan indberetningen kan ske og hvordan den behandles.

Whistleblowerordningen skal sikre gennemsigtighed i forhold til evt. ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i Svendborg Kommune. Den skal øge mulighederne for at ansatte kan ytre sig om kritisable forhold uden frygt for negative konsekvenser.

Ordningen skal medvirke til at:

• Indgivne oplysninger bliver anvendt konstruktiv til forbedring, forebyggelse af afværgelse af evt. fejl og ulovligheder i Svendborg Kommunes borgerbetjening og administration
• beskytte ansatte, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen i god tro, og
• opdage og forebygge fejl og forsømmelser niveauet i kommunens virksomhed.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Interne forhold bør således i første omgang søges løst af medarbejderne ved henvendelse til, f.eks. nærmeste leder, HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten.

Formuleringen ”i god tro” dækker i denne procedurebeskrivelse over, at whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at oplysningerne var korrekte på tidspunktet for indberetningen eller offentliggørelsen. Det betyder at man ikke bevidst må indgive urigtige eller vildledende oplysninger.

I det følgende beskrives, hvordan whistleblowerordningen fungerer i praksis, herunder hvilke forhold der kan indberettes, og hvordan indberetninger i whistleblowerordningen vil blive håndteret.

Whistleblowerordningen håndteres og administreres internt af Svendborg Kommunes whistleblowerudvalg.

2.             Hvad kan der indberettes om?

Indberetninger skal indgives i god tro og vedrøre alvorlige forhold, f.eks.:

• strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.,
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter, og
• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Ordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold, f.eks.:

• andre virksomheders og borgeres forhold,
• Personale-/ansættelsesforhold,
• oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, f.eks. om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv., og
• oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere.

Ordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende forhold i selvejende institutioner og private institutioner samt ansatte heri.

Eksemplerne er ikke udtømmende.

Såfremt whistlebloweren er i tvivl om, hvorvidt vedkommende skal indgive oplysninger om et forhold eller ej, opfordrer Svendborg Kommune til, at man ikke bør holde sig tilbage. Whistleblowerudvalget vurderer hver enkelt indberetning. Er forholdet ikke omfattet af whistleblowerordningen, vil whistlebloweren få at vide, at oplysningerne ikke vil blive behandlet. Der vil så vidt muligt medsendes information om, hvor whistlebloweren skal henvende sig i stedet.

Indberetninger om personer, som virker i offentlig tjeneste (personer, som er valgt eller udpeget til et hverv, udvalg eller lign., f.eks. byrådsmedlemmer) er ikke omfattet af ordningen, for så vidt angår hvervet.

3.             Hvem kan indberette?

Ordningen kan anvendes af alle ansatte til i god tro at indberette begrundede mistanker og bekymringer om forhold i Svendborg Kommune.

4.             Hvordan indberetter man?

Indberetninger til whistleblowerordningen foretages elektronisk via whistleblower-portalen på det link, som Svendborg Kommune har offentliggjort.

Indberetninger kan indleveres på dansk eller på engelsk, og de følgende oplysninger vil være nyttige for dem, der vurderer indberetningerne:

• Navn, afdeling og kontakt oplysninger på den person, der indberettes om,
• En beskrivelse af de faktiske omstændigheder, som giver anledning til indberetningen og
• Eventuel dokumentation eller beviser, som underbygger indberetningen.

Indberetningen kan ske med navns nævnelse eller anonymt. Der er mulighed for at have dialog med whistlebloweren, samtidig med, at vedkommende forbliver anonym. Systemet, som benyttes til at registrere indberetninger, driftes af Legalsys, der er en uafhængig part, og som garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene whistleblowerudvalget, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet.

Mundtlig indberetning kan ske til borgerrådgiveren https://www.svendborg.dk/om-kommunen/borgerraadgiver .

5.             Hvem behandler indberetningerne?

Indberetningerne behandles af Svendborg Kommunes whistleblowerudvalg. Udvalget består af stabschefen, borgerrådgiveren, en kommunal jurist, en HR-konsulent samt to medarbejderrepræsentanter fra HMU. 

6.             Hvordan behandles indberetningerne?

Når der er foretaget indberetning gennem Svendborg Kommunes whistleblowerportal, vil den blive gennemgået af whistleblowerudvalget. Den person, der har foretaget indberetningen, vil senest inden 7 dage modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget.

Whistleblowerudvalget har følgende kompetencer:

• at afvise sager der ikke hører under Svendborg Kommunes Whistleblowerordning,
• at henlægge sager,
• at foranledige og foretage undersøgelser,
• at anmode afdelinger eller andre enheder om at foretage undersøgelser
• at følge op på, at whistleblowere ikke udsættes for negative følger,
• at anvende ekstern bistand,
• at overdrage en sag til HR-afdelingen, hvor der er begrundet mistanke om, at en indberetning kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser for en eller flere ansatte, og
• at foretage politianmeldelse, i sager, hvor der er formodning for, at der er fortaget strafbare handlinger, eller hvor det vurderes, at der er behov for en politimæssig efterforskning.

I tilfælde af, at en indberetning vedrører en af whistleblowerudvalgets medlemmer, gælder de almindelige forvaltningsretlige habilitetsregler for udvalget.

Afvisning

Hvis indberetningen indeholder oplysninger om forhold, der falder uden for whistleblowerordningens formål, eller hvis indberetningen vurderes grundløs, afvises den. Whistlebloweren orienteres herom.

Henlæggelse

Hvis oplysningerne angår forhold, der umiddelbart ikke kan anses for groft, væsentligt eller gentaget, henlægges indberetningen - med tilbagemelding til whistlebloweren, om at der ikke foretages yderligere undersøgelse. Sagen henlægges også, hvis det ikke skønnes muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis en indberetning af alvorlig og grov chikane/krænkelse er afgivet anonymt og uden dokumentation. Inden sagen henlægges, vil whistleblowerudvalget dog kontakte den anonyme whistleblower via portalen for at gøre opmærksom på, at sagen må henlægges, medmindre vedkommende vælger at stå frem.

Undersøgelse

Hvis indberetningen falder ind under whistleblowerordningen, vil whistleblowerudvalget følge op på indberetningen. Udvalget afgør, hvordan der følges op på indberetningen – eventuelt i samarbejde med den relevante afdeling, HR-afdelingen eller ved hjælp af ekstern bistand – samt vurderer, hvilken eller hvilke konsekvenser, der måtte være nødvendige på baggrund af indberetningen. Strafbare forhold vil medføre politianmeldelse. Såfremt indberetningen kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser for en ansat, inddrages HR-afdelingen.

Når undersøgelsen og opfølgningen er afsluttet, modtager whistlebloweren en orientering. Hvis opfølgningen ikke er afsluttet indenfor 3 måneder, gives der tilbagemelding i den udstrækning, det er muligt.

7.             Anonymitet

Al information vil blive holdt fortrolig i den videst mulige udstrækning. Whistlebloweren har mulighed for at foretage indberetning anonymt. Alle indberetninger indgivet i god tro er beskyttet mod enhver form for repressalier.

Hvis indberetningen er foretaget fra en computer, der er på Svendborg Kommunes netværk, er der en risiko for, at hjemmesider bliver logget i browserens historik og/eller Svendborg Kommunes log. Dette kan undgås ved at indberette fra en computer, der ikke er på Svendborg Kommunes netværk.

Oplyser whistlebloweren sin identitet, vil identiteten være kendt for de personer, der behandler sagen.

8.             Rettigheder

Rettigheder for whistlebloweren

Whistleblowere vil som udgangspunkt blive orienteret om sagens behandling og eventuelt udfaldet heraf. Orienteringen kan dog i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv.

De almindelige forvaltningsretlige regler finder i øvrigt anvendelse. En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i sagen, herunder opnår de almindelige partsrettigheder (f.eks. partshøring, begrundelse, partsaktindsigt mv.)

Der kan dog være tilfælde, hvor en whistleblower har partsstatus i en sag, som indberetningen omhandler eller giver anledning til. Der kan efter gældende regler være adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysningerne, hvis indberetningen ikke er indgivet anonymt. F.eks. kan de personer, som oplysningerne drejer sig om, have ret til at vide, hvem, der har indgivet oplysningerne.

Whistleblowere er beskyttet mod negative ansættelsesretlige konsekvenser forbundet med en indberetning, hvis denne er afgivet i god tro.

Enhver kan indberette til whistleblowerordningen, hvis en ansat oplever negative ansættelsesretlige konsekvenser ifm. at indgive oplysninger til whistleblowerordningen.

Har en ansat oplevet uberettigede ansættelsesretlige sanktioner, som følge af at have indgivet en indberetning, kan den ansatte tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation.

Whistlebloweren må ikke bevidst indgive urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen, dvs. i ond tro. Indberetninger indgivet i ond tro, kan medføre politianmeldelse, ligesom det kan medføre ansættelsesretlige sanktioner eller kontraktretlige konsekvenser for den person eller virksomhed, der har indgivet oplysningen.

Rettigheder for de personer, indberetningen handler om

De personer, som oplysningerne handler om, vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem. Personen vil således modtage underretning, når sagen henlægges, hvis den er grundløs, ligesom personen vil blive involveret i forløbet, hvis sagen undersøges. Personen har i den forbindelse ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af oplysninger.

De personer, som oplysningerne handler om, er parter i sagen og opnår de almindelige forvaltningsretlige partsrettigheder (f.eks. partshøring, begrundelse, partsaktindsigt mv.).

9.             Fortrolighed

Alle indberetninger til whistleblowerordningen behandles strengt fortroligt af virksomheden og den whistlebloweransvarlige, der administrerer ordningen. Tilsvarende gælder for den eventuelle eksterne advokat eller partner, som kan tilknyttes.

Hvis indberetteren ønsker det, kan vedkommende til enhver tid bede om, at den whistlebloweransvarlige i virksomheden sletter vedkommendes personoplysninger fra en indberetning.

10.          IT sikkerhed

Whistleblowersystemet bliver drevet af Legalsys ApS, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerhed og anonymitet i systemet. Der er indgået en databehandleraftale med Legalsys ApS.

Læs mere om systemsikkerhed i whistleblower-portalen.

11.          Persondata

Behandling af personoplysninger afgivet i forbindelse med whistleblowerordningen er underlagt gældende regler om databeskyttelse.

Da det er Legalsys, der administrerer whistleblowerordningen, fungerer denne som databehandler for Svendborg Kommune, der er dataansvarlig.

Der er indgået en databehandleraftale mellem Svendborg Kommune og Legalsys, som blandt andet instruerer Svendborg Kommune i ikke at udlevere personoplysninger om en indberetter, medmindre indberetteren specifikt har samtykket hertil. 

Med mindre indberetningen er foretaget anonymt, betyder indberetningen, at den whistleblowerudvalget vil behandle personoplysninger om indberetteren. Under alle omstændigheder vil Svendborg Kommune behandle personoplysninger om den indberettede person og eventuelle andre personer omtalt i indberetningen. Disse personoplysninger er som oftest navn samt beskrivelse af det indberettede forhold, hvilket kan omfatte et eller flere potentielt strafbare forhold og/eller ansættelsesretlige belastende forhold.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, litra e, hvorefter der må fortages behandling af personoplysninger, når det er nødvendigt af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt. Virksomheden kan således eksempelvis behandle personoplysninger i indberetninger for at sikre, at potentielle overtrædelser af lovgivningen ophører for dermed at sikre tilliden til virksomheden.

Følsomme personoplysninger kan behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, hvorefter behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol.

Personoplysninger i og forbundet med en indberetning opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, og den specifikke periode for opbevaring vil afhænge af indberetningens indhold.

Indberetteren og den, der indberettes om, har ret til at klage over behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen. En sådan klage kan indleveres til Datatilsynet: Carl Jacobsens vej 25, 2500 Valby, tlf.: 33193200, eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk.

12.          Ikrafttræden

Whistleblowerproceduren træder i kraft så snart den er offentliggjort i virksomheden og revideres mindst én gang årligt.

13.          Spørgsmål

Spørgsmål til denne whistleblowerordning kan rettes til relevante personer, som fremgår af whistleblower-portalen.

Whistleblowerprocedure version 30.11.2021

Opdateret den 08.12.2021