Whistleblowerpolitik og hotline for socialpædagogerne – frivillig ordning


1.              INDLEDNING OG FORMÅL

Med denne whistleblowerordning (”Whistleblowerordningen”) ønsker Socialpædagogerne at stille en særlig, uafhængig og selvstændig kanal til rådighed, hvor medlemmer, der deltager i arrangementer, som Socialpædagogerne er ansvarlig for (”de omfattede personer”) har mulighed for at henvende sig, eventuelt anonymt, og indberette sager vedrørende følgende, som man er blevet bekendt med i den sammenhæng:


  1. Overtrædelse af EU-retsakter i henhold til det bagvedliggende Whistleblowerdirektiv (vedrørende eksempelvis beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger og netværks- og informationssystemers sikkerhed, offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser og hvidvask),
  2. Andre alvorlige lovovertrædelser, herunder eksempelvis gentagne overtrædelser af gældende lovgivning, eller
  3. Andre alvorlige forhold, herunder eksempelvis overtrædelse af politikker og retningslinjer eller oplysninger om enhver form for seksuel chikane eller grov chikane/mobning.


Indberetninger til Whistleblowerordningen foretages elektronisk via denne onlineportal. Se nærmere nedenfor under punkt 4 om den praktiske proces.

Se nærmere nedenfor under punkt 2 (samlet kaldet ”Anvendelsesområdet” eller ”Whistleblowerordningens anvendelsesområde”).

Fordi ordningen inkluderer medlemmer, som ikke er omfattet af whistleblowerlovens anvendelsesområde, er der tale om en frivilligt oprettet whistleblowerordning, der i videst muligt omfang lever op til reglerne i whistleblowerloven. Da ordningen ikke er direkte omfattet af loven, gælder der imidlertid særlige regler for håndtering af følsomme personoplysninger, der måtte komme frem under ordningen, jf. nedenfor under punkt 9 om følsomme oplysninger.

Whistleblowerordningen skal hverken erstatte eller træde i stedet for de eksisterende kommunikationsveje internt, og det anbefales, at de eksisterende kommunikationsveje så vidt muligt anvendes. Det anførte gælder, medmindre du vurderer, at indberetning under Whistleblowerordningen er den rette kommunikationsform.

Whistleblowerordningen skal skabe et yderligere forum, hvor der kan ske indberetning af grovere hændelser, som enten ikke egner sig til at blive behandlet via de eksisterende kommunikationsveje, hvor indberetteren gerne vil sikres fuld eller delvis anonymitet i forhold til Socialpædagogerne, eller hvor indberetteren af andre grunde finder, at indberetning via Whistleblowerordningen er nødvendig.

I det følgende vil der blive redegjort for, hvordan Whistleblowerordningen fungerer i praksis, herunder hvilke forhold der kan indberettes (anvendelsesområdet), og hvordan indberetninger til Whistleblowerordningen vil blive håndteret.


2.              HVEM KAN FORETAGE INDBETNINGER UNDER ORDNINGEN?

Medlemmer hos Socialpædagogerne, der deltager i arrangementer, som Socialpædagogerne er ansvarlig for, og som ikke er omfattede af Socialpædagogernes lovpligtige whistleblowerordning (der blandt andet omfatter frikøbte medlemmer) (”de omfattede personer”) har mulighed for at foretage indberetning under denne frivillige whistleblowerordning om forhold, de er blevet bekendte med som deltager i sådanne arrangementer.

Medlemmer, som er fuldtidsfrikøbte, delvist frikøbte og tidsbegrænset frikøbte medlemmer i henhold til kongresdokument nr. 1, er omfattet af Socialpædagogernes lovpligtige whistleblowerordning.


3.              HVAD KAN INDBERETTES UNDER ORDNINGEN?

Whistleblowerordningen kan benyttes til at foretage fortrolige indberetninger om følgende:

  1. Overtrædelser af EU-retten om offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, hvidvask og reglerne om databeskyttelse, 
  2.  Alvorlige lovovertrædelser i øvrigt, hvilket som udgangspunkt omfatter
  3. Strafbare lovovertrædelser – eksempelvis hvis der foretages hacking eller dokumentfalsk, eller hvis der sker overtrædelse af straffeloven selv, eksempelvis ved misbrug af adgang til økonomiske midler og/eller tyveri, svig, underslæb, bedrageri eller bestikkelse
  4. Overtrædelse af lovgivning, der har til formål at sikre folkesundheden, og
  5. Grove eller gentagne overtrædelser af gældende lovgivning i øvrigt, herunder f.eks. overtrædelser af skattelovgivning, regler om tavshedspligt, bogføringsloven eller ved tilsidesættelse af lovbestemt handlepligt
  6. Øvrige alvorlige forhold, herunder 
  7. seksuel chikane (enhver form for uønsket verbal, ikke-verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner),
  8. grov chikane/mobning, som betyder, at en persons værdighed blive krænket, navnlig hvis det sker ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima,
  9. anden form for chikane, eksempelvis chikane på grund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold mv.,
  10. tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed,
  11. alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring, som ikke allerede håndteres, forsøges håndteret eller på anden vis er i en håndteringsproces.


Følgende forhold er som udgangspunkt ikke omfattet af ordningen og kan ikke indberettes:

  • Klager over samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, lønforhold og andre hverdags- eller rutinemæssige forhold
  • Indberetninger om arbejdsmiljø, beslutningsprocesser eller generelle ledelsesbeslutninger
  • Overtrædelser af bagatelagtig karakter
  • Overtrædelser af accessoriske bestemmelser, herunder dokumentationspligt eller underretningspligt


Eksempelvis vil oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, herunder regler om sygefravær, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler som udgangspunkt ikke kunne indberettes under whistleblowerordningen. Tilsvarende gælder indsigelser vedrørende fysiske arbejdsforhold (ex. lys, temperatur, kontormøbler), eller almindelige samarbejdsproblemer med en kollega (som ikke omfatter egentlig chikane). Sådanne forhold vil som udgangspunkt heller ikke kunne indberettes under whistleblowerordningen.

De ovenfornævnte forhold, der som udgangspunkt ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, kan dog i særlige tilfælde indebære sådanne risici for menneskers liv eller helbred eller for væsentlige skadevirkninger, at de alligevel er omfattet af Whistleblowerordningen og kan behandles i denne.

Da der er tale om en frivillig whistleblowerordning, så omfatter denne som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, medmindre indberetteren og personer omhandlet i indberetningen udtrykkeligt har samtykket til behandlingen af følsomme personoplysninger, jf. artikel 9, stk. 2, litra a. Hvis SIRIUS advokater modtager indberetninger, der indeholder følsomme personoplysninger, jf. artikel 9, stk. 1, eller modtager indberetninger fra andre end den krænkede/chikanerede selv, og hvor indberetningen eksempelvis indeholder personfølsomme oplysninger om en anden person, der er blevet krænket/chikaneret, vil SIRIUS advokater være forpligtet til straks at indhente samtykke, slette eller anonymisere sådanne oplysninger, jf. også punkt 9 om personfølsomme oplysninger.

De ovenfornævnte følsomme personoplysninger, der som udgangspunkt ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, kan dog i særlige tilfælde indebære sådanne risici for menneskers liv eller helbred, for væsentlige skadevirkninger eller for muligheden for at afdække eller fastlægge et retskrav, at de alligevel er omfattet af Whistleblowerordningen og kan behandles i denne.

Forhold, der som udgangspunkt ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, kan altid drøftes med nærmeste leder, tillidsrepræsentanten/arbejdsmiljørepræsentanten, arbejdsmiljøleder eller lignende.

Hvis SIRIUS advokater modtager en indberetning, der vurderes ikke at være omfattet af loven, vil vi vejlede indberetteren om at bringe forholdet videre via anden relevant kommunikationsvej – eksempelvis via nærmeste leder eller via sin tillidsrepræsentant.


4.              HVORDAN INDBERETTES OG TIL HVEM?

Indberetninger til Whistleblowerordningen foretages elektronisk via onlineportalen.

Whistleblowerordningen håndteres og varetages af SIRIUS advokater, som foretager en vurdering af, om indberetningen er inden- eller udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde.

SIRIUS advokater sender modtagne indberetninger eller ekstrakter af indberetninger til Socialpædagogernes whistlebloweransvarlige, som varetager administrationen og håndteringen af Whistleblowerordningen på Socialpædagogernes vegne, inklusive stillingtagen til eventuel undersøgelse af indberetninger mv., jf. nedenfor.

Hvis SIRIUS vurderer, at indberetningen er omfattet af Whistleblowerordningens Anvendelsesområde, skal SIRIUS herefter videreformidle indberetningen til whistlebloweransvarlige hos Socialpædagogerne sammen med en foreløbig vurdering af indberetningen. Omhandler indberetningen den whistlebloweransvarlige selv, vil SIRIUS advokater videreformidle indberetningen til den alternative whistlebloweransvarlige.

Den whistlebloweransvarlige:

  • Annette Tolfjord.

Den alternative whistlebloweransvarlige:

  • Trine Bang Mønsted.


Kontaktoplysninger på de whistlebloweransvarlige mv. fremgår af selvstændigt punkt i menuen i venstre side på portalens hjemmeside: ”Kontaktpersoner vedrørende whistleblowerordningen”.

Enten den whistlebloweransvarlige eller den alternative whistlebloweransvarlige medvirker til administration og håndtering af forhold i forbindelse med Whistleblowerordningen, der er omfattet af reglerne om tavshedspligt, fortrolighed mv. i gældende whistleblowerlovgivning og GDPR-lovgivning.

Den whistlebloweransvarlige (eller den alternative whistlebloweransvarlige) kan videregive indberetningen til det af hovedbestyrelsen nedsatte undersøgelsesudvalg, som herefter er ansvarlig for at tage stilling til de konkrete sagsbehandlings- og undersøgelsesskridt, der skal iværksættes.

Undersøgelsesudvalget består af 2 personer (og suppleanter), og skal kontaktes af den whistlebloweransvarlige, hvis den whistlebloweransvarlige mener, at en indberetning skal undersøges yderligere, eller hvis den whistlebloweransvarlige, på grund af indberetningens alvorlighed, har behov for udvalgets stillingtagen til de videre konkrete sagsbehandlingsskridt, den videre proces, herunder, hvem, der skal foretage undersøgelsen mv. Den whistlebloweransvarlige vil i givet fald lave indstilling herom. De personer, der sidder i whistleblowerudvalget og suppleanterne for disse fremgår af punktet ”Kontaktpersoner vedrørende whistleblowerordningen”.

Medlemmer af undersøgelsesudvalget:

  • Benny Andersen, FU
  • Suppleant: Marie Sonne, FU


  • Lars Petersen, kreds Storkøbenhavn
  • Vakant (vælges den 25. januar)


  • Rasmus Conradsen, sekretariatschef
  • Suppleant: Jane Vester Østersø, vicesekretariatschef


Indberetteren kan ikke bede om, at det alene er enkelte/bestemte medlemmer af udvalget, der behandler det indberettede forhold, men kan påpege mulige habilitetsudfordringer overfor SIRIUS advokater der i så fald medvirker til, sammen med den whistlebloweransvarlige, at tage stilling til, om indberetningen alene skal ske til en eller to af medlemmerne af undersøgelsesudvalget.   

Medlemmerne af undersøgelsesudvalget vil i forbindelse med hver enkelt indberetning blive bedt om at forholde sig til, hvorvidt medlemmerne af udvalget er inhabile i behandlingen af indberetningen. Hvis et medlem af Udvalget er inhabilt, vil medlemmet ikke deltage i behandlingen af indberetningen. Medlemmet vil i stedet blive substitueret af en de valgte suppleanter.

Den whistlebloweransvarlige er sekretær for udvalget og deltager således i møderne.

Den whistlebloweransvarlige samt medlemmer af udvalget og andre, der medvirker til administration og håndtering af forhold i forbindelse med Whistleblowerordningen, er omfattet af reglerne om tavshedspligt, fortrolighed mv. i såvel gældende whistleblowerlovgivning som GDPR-lovgivning. Tilsvarende gælder for personer, der tilfældigvis får kendskab til forhold omfattet af en indberetning.

Indberetninger kan indleveres på både dansk eller engelsk, og de følgende oplysninger vil være nyttige for de whistlebloweransvarlige at have i forbindelse med vurderingen af en indberetning:

  • Navn, afdeling og kontaktoplysninger på den person, der indberettes om,
  • En beskrivelse af de faktiske omstændigheder, der giver anledning til indberetningen, og
  • Eventuel dokumentation eller beviser, der underbygger indberetningen. 


Medmindre indberetteren eksplicit samtykker til, at vedkommendes personoplysninger videregives til den whistlebloweransvarlige, er SIRIUS advokater, der håndterer ordningen som ekstern konsulent, forpligtet til at anonymisere indberetningen, inden denne videreformidles.

Det er helt op til den enkelte indberetter, om vedkommende ønsker

  1. at være fuldstændig anonym,
  2. at være delvis anonym, således at det alene er SIRIUS advokater, der kender navn mv., eller
  3. at være helt identificerbar med navn mv. – også i forhold til videregivelse af oplysninger om sagen til de whistlebloweransvarlige i Socialpædagogerne. 


Man skal være opmærksom på, at anonyme eller delvist anonyme indberetninger (hvor alene SIRIUS advokater kender indberetterens identitet, eller indberetteren er fuldstændig anonym) kan indebære, at det kan være vanskeligere for den whistlebloweransvarlige at undersøge og vurdere en indberetning. Blandt andet er det ikke muligt ved en anonym indberetning at vurdere indberetterens troværdighed.

Man skal ligeledes være opmærksom på, at det også ved helt eller delvist anonyme indberetninger kan være vigtigt, at indberetteren medvirker til at uddybe indberetningen for at sikre, at den er tilstrækkeligt oplyst. Medvirken vil vanskeliggøre opretholdelsen af anonymitet, men omvendt kan manglende medvirken indebære, at sagen ikke bliver tilstrækkeligt oplyst.

Endelig skal man være opmærksom på, at anonymitet kan være vanskeligt at opretholde, hvis yderligere undersøgelse af det indberettede forhold forudsætter, at der tages kontakt til én eller flere personer, eftersom disse med større eller mindre sikkerhed i mange tilfælde vil kunne genkende forholdet og eventuelt identiteten på indberetteren ud fra indberetningens sammenhæng.

SIRIUS advokater vil sørge for at gøre indberetteren opmærksom på disse forhold, ligesom det også vil fremgå af portalen, hvis man vælger muligheden at være anonym.

Hvis SIRIUS advokater modtager en indberetning, der vurderes ikke at være omfattet af loven, vil indberetteren blive vejledt om at bringe forholdet videre via anden relevant kommunikationsvej – eksempelvis via nærmeste leder eller via sin tillidsrepræsentant, eller – hvis der er tale om en tillidsvalgt i øvrigt – via forbundsformanden.

Personer, der overvejer at foretage en indberetning, kan til enhver tid rette henvendelse til SIRIUS advokaters whistleblowerrådgivning. Kontaktdetaljer fremgår af punktet ”Kontaktpersoner vedrørende whistleblowerordningen”.

 

5.              TELEFONISK HOTLINE

Den telefoniske hotline håndteres og administreres af juridisk personale ved whistleblowerrådgivningen hos SIRIUS advokater. Rådgivningen omfatter pt. blandt andre advokaterne Helle Nøhr Larsen og Laura Fedders Christensen, som kan kontaktes på telefon 88 88 85 85.

Det er aftalt med Socialpædagogerne, at Hotlinen er åben mellem kl. 9.00 og 15.00 på hverdage, og at der maksimalt kan ydes rådgivning i op til 30 minutter. SIRIUS advokater kan endvidere alene yde rådgivning om forhold, der potentielt er omfattet af Whistleblowerordningens anvendelsesområde, jf. den nærmere beskrivelse heraf ovenfor i punkt 3. 

Hvis en henvendelse klart falder udenfor Whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil indberetteren blive oplyst om dette og vejledt om at gå videre med henvendelsen på anden vis – eksempelvis ved at kontakte nærmeste leder eller tillids-/arbejdsmiljørepræsentanten.

Oplysninger afgivet i forbindelse med brug af hotlinen vil være fuldt fortrolige. SIRIUS advokater kan og vil således ikke videregive nogen form for identificerbare oplysninger fra eller om de omfattede personer til Socialpædagogerne eller andre, medmindre den pågældende eksplicit samtykker hertil eller anmoder herom. Det anførte gælder både de omfattede personers identitet, identiteten på den person, der angiveligt har forbrudt sig mod de regler, som Whistleblowerordningen skal beskytte, og omstændigheder i øvrigt.

SIRIUS advokater forpligter sig dog til at referere samtalens indhold skriftligt på overordnet og generelt niveau til intern brug hos Socialpædagogerne. På anmodning kan Socialpædagogerne endvidere få oplyst, hvor mange henvendelser der har været til hotlinen indenfor en given periode, ligesom Socialpædagogerne kan modtage oplysninger om henvendelsernes karakter og rådgivningens varighed. Som anført er SIRIUS advokater dog ved enhver videregivelse af informationer vedrørende brugen af den telefoniske hotline forpligtede til at sikre fuld anonymitet af indberetteren og den indberettede person.

SIRIUS skal altid yde empatisk rådgivning og vil – hvor det findes relevant – kunne foreslå henvisning til eksempelvis ledelse, tillidsrepræsentanter, politisk valgte, kolleger, eller i sidste ende foreslå en indberetning via den etablerede whistleblowerordning, i det omfang indberetningen er omfattet heraf.


6. PROCESSEN EFTER INDBERETNING

Når SIRIUS advokater har modtaget en indberetning, foretager SIRIUS advokater en screening af indberetningen for at vurdere, om indholdet er omfattet af Whistleblowerordningens anvendelsesområde.

Hvis indberetningen (eller en del af indberetningen) falder udenfor Whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil indberetteren få besked herom. SIRIUS advokater vil endvidere være forpligtet til straks at slette (denne del af) indberetningen.

Hvis indberetningen er omfattet af Whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil SIRIUS advokater videreformidle indholdet til den whistlebloweransvarlige i Socialpædagogerne, sammen med en foreløbig vurdering af indberetningens indhold. Omhandler indberetningen den whistlebloweransvarlige selv, vil SIRIUS advokater videreformidle indberetningen til den alternative whistlebloweransvarlige.

Den whistlebloweransvarlige kan forelægge indberetningen for det nedsatte undersøgelsesudvalg, som herfra kan vælge at behandle indberetningen internt eller benytte ekstern bistand fra SIRIUS advokater eller en tredjepart i forbindelse med den videre undersøgelse, som indberetningen giver anledning til.


7.              BESKYTTELSE AF AF DE PERSONER DER FORETAGER INDBERETNING

Personer, der indgiver indberetninger til Whistleblowerordningen, er beskyttede mod negative konsekvenser, forbundet med selve indberetningen, herunder afskedigelse og/eller ufordelagtig behandling, under forudsætning af at indberetningerne indgives i god tro. Whistleblowere er omfattet af samme beskyttelse, der følger af lov om beskyttelse af whistleblowere.

 Hvis indberetningen vedrører kritisable forhold vedrørende indberetteren selv, eller hvis den whistlebloweransvarlige i forbindelse med indberetningen bliver bekendt med sådanne kritisable forhold vedrørende indberetteren selv, vil indberetteren ikke være fritaget for eventuelle negative konsekvenser vedrørende disse forhold.

Hvis der bevidst eller i ond tro indberettes en falsk anklage mod en person, er indberetteren ikke beskyttet af whistleblowerpolitikken, herunder beskyttelsen i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere.


8.              FORTROLIGHED

Alle indberetninger til Whistleblowerordningen behandles strengt fortroligt af den whistlebloweransvarlige og af SIRIUS advokater, der som uvildig tredjepart administrerer ordningen.

Som anført har indberetteren mulighed for at foretage fuldstændigt og delvist anonyme indberetninger, idet SIRIUS advokater i så fald videreformidler indberetninger til den whistlebloweransvarlige uden at oplyse, hvorfra indberetningerne stammer, såfremt sådanne oplysninger fremgår.

SIRIUS advokater videregiver ikke indberetterens personoplysninger uden at have indhentet et udtrykkeligt samtykke fra indberetteren først.


9.              DATABESKYTTELSE

9.1            Dataansvarlige og databehandler i ordningen

Behandling af personoplysninger afgivet i forbindelse med Whistleblowerordningen er underlagt gældende regler om databeskyttelse.

SIRIUS er ansvarlig for at sikre tilstrækkelig sikkerhed vedrørende de personoplysninger og de indberetninger, som SIRIUS modtager som led i Whistleblowerordningen. SIRIUS garanterer i øvrigt for, at SIRIUS vil leve op til krav om uafhængighed, fortrolighed, databehandling og tavshedspligt mv., som fremgår af bemærkningerne til lov om beskyttelse af whistleblowere, § 11, stk. 2.

SIRIUS overholder den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning i forbindelse med administrationen af og rådgivning i forbindelse med Whistleblowerordningen.

SIRIUS advokater er som ekstern juridisk rådgiver dataansvarlig efter databeskyttelsesforordningen. SIRIUS advokaters behandling af personoplysninger har alene til formål at tage juridisk stilling til og yde rådgivningsbistand i forbindelse med indberetninger, der modtages via Whistleblowerordningen og den telefoniske Hotline. SIRIUS advokater træffer også selv beslutning om, hvilke personoplysninger der skal slettes, videregives mv. Behandlingen af oplysninger i forbindelse med rådgivningen sker ikke efter instruks fra eller godkendelse af Socialpædagogerne.

Den systemmæssige behandling af personoplysninger foretages af systemleverandøren Legalsys ApS på vegne af Socialpædagogerne, og der er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne indgået en databehandleraftale mellem Socialpædagogerne og Legalsys ApS.

SIRIUS advokater har som dataansvarlig pligt til at sikre, at SIRIUS advokaters behandling af personoplysninger lever op til databeskyttelseslovgivningen, herunder:

  • at sikre lovligt behandlingsgrundlag
  • at sikre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til de aktuelle risici af varierende sandsynlighed og alvor for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder
  • at oplyse registrerede om, at der behandles personoplysninger, medmindre dette efter de gældende regler (eksempelvis på grund af en verserende undersøgelse) kan undlades,
  • at give registrerede ret til indsigt i behandling af personoplysninger om de pågældende, medmindre dette efter de gældende regler kan undlades (jf. ovenfor om verserende undersøgelse), og
  • at indberette databrud og om nødvendigt orientere de registrerede herom


Der henvises i øvrigt til SIRIUS advokaters almindelige forretningsbetingelser og privatlivspolitik på SIRIUS advokaters hjemmeside: www.siriusadvokater.com. Derudover henvises der til Advokatsamfundets vejledning af april 2018 om advokatens behandling af personoplysninger.


9.2            Det lovlige grundlag for behandling af personoplysninger

SIRIUS advokater vil i forbindelse med behandlingen af indberetninger behandle personoplysninger om indberetteren (alt afhængig af anonymitet) og eventuelle andre personer omtalt i indberetningen – herunder berørte personer. Behandlingen vil som oftest omfatte navn og kontaktdetaljer samt beskrivelse af det indberettede forhold, hvilket kan omfatte et eller flere potentielt strafbare forhold og/eller ansættelsesretlige belastende forhold.

Almindelige personoplysninger:

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i lov om beskyttelse af whistleblowere og persondataforordningens artikel 6, litra f, hvorefter der må foretages behandling af personoplysninger, når det sker i henhold til virksomhedens legitime interesser i at behandle de oplysninger, der er anført i en indberetning, og disse interesser anses at overstige de registreredes interesse i ikke at være genstand for behandling eller dennes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Følsomme personoplysninger:

Da der er tale om en frivillig whistleblowerordning, omfatter denne som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, medmindre indberetteren og personer, omhandlet i indberetningen, udtrykkeligt har samtykket til behandlingen af følsomme personoplysninger, jf. artikel 9, stk. 2, litra a. Hvis SIRIUS advokater modtager indberetninger, der indeholder følsomme personoplysninger, jf. artikel 9, stk. 1, eller modtager indberetninger fra andre end den krænkede/chikanerede selv, og hvor indberetningen eksempelvis indeholder personfølsomme oplysninger om en anden person, der er blevet krænket/chikaneret, vil SIRIUS advokater være forpligtet til straks at indhente samtykke, slette eller anonymisere sådanne oplysninger


De ovenfornævnte følsomme personoplysninger, der som udgangspunkt ikke er omfattet af Whistleblowerordningen, kan dog i særlige tilfælde indebære sådanne risici for menneskers liv eller helbred eller for væsentlige skadevirkninger, at de alligevel er omfattet af Whistleblowerordningen og kan behandles i denne – herunder navnlig med henblik på at fastlægge eller afdække retskrav, jf. undtagelsen fastlagt i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

Oplysninger om strafbare forhold:

Indberetninger, der indeholder oplysninger om strafbare forhold, behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., hvorefter private må behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt til varetagelse af en berettiget interesse og denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede. Hvis en indberetning indeholder oplysninger om et strafbart forhold, men behandlingen af sådanne oplysninger i den konkrete situation vurderes ikke at være nødvendig til varetagelse af en berettiget interesse, eller denne interesse ikke overstiger hensynet til den registrerede, vil SIRIUS advokater være forpligtet til straks at slette eller anonymisere indberetningen eller den relevante del af indberetningen.

Socialpædagogernes undersøgelse af en indberetning kan betyde, at Socialpædagogerne indsamler og gennemgår yderligere oplysninger, foretager undersøgelser vedrørende indberetningerne, iværksætter sanktioner, herunder ansættelsesretlige sanktioner samt underretning af relevante myndigheder og indgiver politianmeldelse mv. Disse oplysninger behandles også i henhold til virksomhedens legitime og saglige interesser, jf. ovenfor.


9.3            Sikkerhed og opbevaring af data

SIRIUS advokater opbevarer personoplysninger, der modtages som led i Whistleblowerordningen, sikkert og fortroligt, og har implementeret tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til sikring heraf. Derudover anvender SIRIUS advokater alene databehandlere, som har minimum samme sikkerhedsniveau ved behandling af personoplysninger, som SIRIUS advokater selv har.

Personoplysninger i og forbundet med en indberetning opbevares, så længe det er nødvendigt af hensyn til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, og den specifikke periode for opbevaring vil afhænge af indberetningens indhold.

Viser en indberetning sig at være grundløs, vil alle oplysninger knyttet hertil dog blive slettet straks efter konstateringen heraf.

Tilsvarende vil oplysningerne knyttet til en indberetning, der falder udenfor Whistleblowerordningens anvendelsesområde, blive slettet, umiddelbart efter at indberetteren er blevet underrettet om, at indberetningen ikke er omfattet af ordningen.

Hvis indberetningen falder indenfor Whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil indberetningen og personoplysningerne i indberetningen blive opbevaret hos SIRIUS advokater, indtil der er sket videreformidling af indberetningen til Socialpædagogerne, hvorefter oplysningerne vil blive slettet, senest indenfor 6 måneder. Skal SIRIUS advokater forestå videre undersøgelse mv. vedrørende indberetningen, vil der blive oprettet en sag, der herefter vil blive opbevaret i overensstemmelse med SIRIUS advokaters databeskyttelsespolitik.

Fører en indberetning til politianmeldelse eller anmeldelse til en anden myndighed, vil oplysningerne blive slettet straks efter politiets eller den anden myndigheds afslutning af sagen.

Perioden for Socialpædagogernes opbevaring af personoplysninger, indeholdt i en indberetning, vil afhænge af indberetningens karakter og dermed bero på en konkret vurdering. Socialpædagogerne vil slette oplysninger, der bevisligt viser sig at være urigtige i forbindelse med undersøgelsen af indberetningen. Hvis en indberetning fører til en anmeldelse til politiet eller til en anden relevant myndighed, vil også Socialpædagogerne som udgangspunkt slette oplysningerne straks efter afslutning af sagen hos politiet eller den anden myndighed. Hvis sagen giver grundlag for personalemæssige dispositioner, vil sagen blive overdraget til personaleenheden og dernæst følge Socialpædagogernes slettepolitik for personalesager.


9.4            Orientering til den indberettede

Den person, der foretages indberetning om til Whistleblowerordningen, vil som udgangspunkt modtage besked om,

  • at der er indberettet oplysninger om vedkommende,
  • hvem der får adgang til oplysningerne,
  • formålet med behandlingen af oplysningerne samt
  • grundlaget for behandlingen, herunder de legitime interesser, der begrunder behandlingen,
  • den periode, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret (eller hvis dette ikke er muligt at oplyse), de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum,
  • personens ret til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger - eller begrænsning af behandlingen af personoplysninger samt ret til at gøre indsigelse mod behandlingen og retten til at indgive klage til Datatilsynet.


Derudover vil vedkommende blive orienteret om eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne, hvilket eksempelvis vil være tilfældet, hvis indberetningen giver anledning til en politianmeldelse.

Den, der foretages indberetning om, vil få meddelelse om behandlingen af oplysninger om den pågældende, på tidspunktet for modtagelsen af indberetningen. Dog gives ingen orientering, hvis meddelelse til den indberettede efter omstændighederne må udskydes af hensyn til undersøgelsen/efterforskningen eller en væsentlig og berettiget interesse hos Socialpædagogerne hos indberetteren eller hos andre berørte, som i den konkrete situation vurderes at overstige hensynet til den pågældende. Der henvises til de til enhver tid gældende regler om undtagelser til oplysningspligten i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

I et sådant tilfælde kan indsigtsretten og retten til meddelelse om eventuelle sikkerhedsbrud tilsvarende begrænses for den, der indberettes om.


9.5            De registreredes rettigheder

De registrerede i whistleblowerordningen (de der indberetter, de indberettede og eventuelle tredjemænd, der bliver oplyst om i forbindelse med indberetningen) kan tage kontakt til den whistlebloweransvarlige vedrørende indsigt, berigtigelse, blokering, ændringer eller sletning af oplysninger, der vedrører dem selv.

Den whistlebloweransvarlige vil tage stilling til og om i givet fald i hvilket omfang eventuelle anmodninger om indsigt, berigtigelse, blokering eller sletning kan og skal imødekommes efter gældende regler.

De registrerede har endvidere ret til at klage over behandling af deres personoplysninger i forbindelse med Whistleblowerordningen. En sådan klage kan indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: +45 33 19 32 00, eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk.


10.           KONTAKTPERSONER VEDRØRENDE WHISTLEBLOWERORDNINGEN

Spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan stilles til blandt andre den whistlebloweransvarlige, den alternative whistlebloweransvarlige eller kontaktpersonerne hos SIRIUS. 

Kontaktoplysninger på de whistlebloweransvarlige mv. fremgår af selvstændigt punkt i menuen i venstre side på portalens hjemmeside: ”Kontaktpersoner vedrørende whistleblowerordningen”.