Velkommen til Socialpædagogernes Whistleblowerordning
Som nuværende medlem, der har deltaget i et arrangement, som Socialpædagogerne er ansvarlig for, kan du foretage indberetninger til vores whistleblowerordning om forhold, du er blevet bekendt med i den sammenhæng.
Ordningen bliver administreret af SIRIUS advokater.
Inden du sender en indberetning til whistleblowerordningen, er det vigtigt, at du læser denne vejledning og politikken grundigt. Her kan du nemlig bl.a. finde oplysninger om, hvad du kan indberette til ordningen, hvordan din indberetning bliver håndteret, samt hvordan dine personoplysninger håndteres og anvendes, herunder hvordan de eventuelt vil indgå i videre sagsbehandlingsskridt i forbindelse med håndteringen af din indberetning mv.
Hvad kan jeg indberette?
Du kan foretage indberetning om
- overtrædelser af gældende EU-lovgivning,
- alvorlige overtrædelser af gældende lovgivning,
- øvrige alvorlige forhold, eksempelvis seksuel chikane (uønsket verbal, ikke-verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner) eller grov chikane med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima.
Hvis vi vurderer, at din indberetning falder udenfor loven, vil du blive orienteret herom.
Fordi ordningen omfatter persongrupper, som ikke indgår i whistleblowerloven, er ordningen oprettet frivilligt af Socialpædagogerne. Det betyder, at der som udgangspunkt ikke må behandles følsomme personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, medmindre de personer, som måtte indgå i en indberetning, udtrykkeligt har givet deres samtykke til en behandling af deres følsomme personoplysninger, jf. artikel 9, stk. 2, litra a. Hvis SIRIUS advokater modtager indberetninger, der indeholder følsomme personoplysninger, jf. artikel 9, stk. 1, og hvor oplysningerne vedrører andre end indberetteren selv, vil SIRIUS advokater derfor være forpligtet til straks at slette eller anonymisere disse oplysninger.
I nogle tilfælde kan SIRIUS advokater helt undtagelsesvist alligevel behandle følsomme oplysninger. Det vil være tilfældet, hvis den pågældende indberetning vedrører forhold, som indebærer risici for menneskers liv eller helbred eller vedrører forhold som indebærer risici for væsentlige skadevirkninger, og hvor det kan være nødvendigt for at afdække eller fastlægge et retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens undtagelse i artikel 9, stk. 2, litra f.
Hvis vi vurderer, at vi ikke kan behandle oplysningerne i en indberetning, vil du blive orienteret herom.
Skal jeg anvende whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningen skal hverken erstatte eller træde i stedet for de kommunikationsveje, som allerede eksisterer hos Socialpædagogerne. Det anbefales også, at de eksisterende kommunikationsveje så vidt muligt anvendes, medmindre du selv vurderer, at det er bedre at foretage en indberetning under Whistleblowerordningen.
Du kan altid kontakte SIRIUS eller den whistlebloweransvarlige, hvis du er i tvivl om rette kommunikationsvej. Se kontaktoplysninger under punkt 10 i menuen til venstre på portalens hjemmeside.
Hvad nu hvis min indberetning vedrører den whistlebloweransvarlige?
Hvis du er nuværende eller tidligere ansat, og har været udsat for seksuel chikane eller grov chikane kan du altid henvende dig direkte til den whistlebloweransvarlige. Hvis indberetningen vedrører den whistlebloweransvarlige, skal du henvende dig til den alternative whistlebloweransvarlige. Se kontaktoplysninger under sidste punkt i menuen til venstre på portalens hjemmeside.
Du skal vide, at du altid trygt kan henvende dig til én af de whistlebloweransvarlige eller til andre i ledelsen.
Uanset hvilken kommunikationsvej du vælger, vil din henvendelse blive taget alvorligt, blive undersøgt og håndteret så godt som muligt.
Må jeg være anonym?
Du kan godt være anonym. Hvis du ønsker dette, skal du undlade at oplyse dit navn eller andre personhenførbare oplysninger i din indberetning. Derudover skal du være opmærksom på ikke at indberette fra en PC, mobiltelefon, iPad mv., der er udleveret af Socialpædagogerne eller fra en PC, mobiltelefon, iPad mv., der er opkoblet på organisationens netværk/intranet. Du skal tilgå indberetningsportalen direkte ved enten at kopiere eller skrive URL-adressen over i en internet-browser.
Vær i øvrigt opmærksom på, at anonyme eller delvist anonyme indberetninger (hvor alene SIRIUS advokater kender indberetterens identitet) kan indebære, at det kan være vanskeligere at få undersøgt forholdet på betryggende vis, og at nødvendige opfølgende undersøgelser omvendt kan gøre det vanskeligt at bevare anonymiteten, fordi eventuelle vidner i nogle tilfælde vil kunne gætte sig til, hvorfra indberetningen stammer.
Hvordan bliver min indberetning behandlet?
Din indberetning bliver håndteret og vurderet af SIRIUS advokater. Hvis en indberetning giver anledning til, at der skal foretages yderligere undersøgelser, så kan enten de whistlebloweransvarlige ved Socialpædagogerne eller SIRIUS advokater stå for de videre undersøgelser. Både de whistlebloweransvarlige ved Socialpædagogerne og SIRIUS advokater kan have behov for at stille dig spørgsmål for at sikre, at sagen oplyses tilstrækkeligt og håndteres korrekt, og der kan være behov for, afhængigt af indberetningens karakter og afhængigt af, hvem der indberettes om, at kollegaer, herunder ledere, inddrages i den videre undersøgelse og håndtering af sagen. Det tilstræbes altid, at færrest muligt personer bliver inddraget i sagen, og at det nøje overvejes, hvilke personer, det er nødvendigt at involvere i forbindelse med sagens undersøgelse.
Hvis SIRIUS advokater har for få oplysninger om hændelsen, der indberettes om, kan de blive nødt til at henlægge sagen. Der kan endvidere være behov for, at en eller flere personer i ledelsen orienteres om det omhandlede forhold, hvis dette vurderes nødvendigt i den konkrete situation og under de konkrete omstændigheder.
Hvordan kommunikerer jeg med den whistlebloweransvarlige
Når du foretager en indberetning, opretter du samtidig en kommunikationskanal, og du vælger selv et password. Du bruger dette, når du logger ind i systemet for at se, om der er stillet spørgsmål til dig. Du forbliver derfor anonym, medmindre du efter eget ønske har angivet dine personlige oplysninger i din indberetning.
Du må ikke med vilje indberette noget urigtigt!
De oplysninger, som du afgiver i en indberetning, skal afgives i god tro. Du må ikke bevidst give urigtige eller vildledende oplysninger.
Behandling af personoplysninger
Læs mere om SIRIUS advokaters behandling af dine personoplysninger i Whistleblowerpolitikken og i SIRIUS advokaters privatlivspolitik: www.siriusadvokater.com/privatlivspolitik