1. Indledning og formål
Med denne whistleblower-ordning ønsker NDI Group A/S at stille en særlig, uafhængig og selvstændig kanal til rådighed, hvor ansatte i virksomheden kan indberette mistanke om uregelmæssigheder, overtrædelser eller potentielle overtrædelser af gældende lovgivning eller virksomhedens politikker eller retningslinjer.
Whistleblower-ordningen hverken kan eller skal erstatte kontakt direkte til virksomheden, herunder din leder m.fl. Derimod skal whistleblower-ordningen skabe et rum, hvor der kan ske indberetning af grovere hændelser, som enten ikke egner sig til at blive behandlet via de eksisterende kommunikationskanaler, eller hvor du gerne vil sikres anonymitet.
I det følgende beskrives, hvordan whistleblower-ordningen fungerer i praksis, herunder hvilke forhold der kan indberettes, og hvordan indberetninger i whistleblower-ordningen vil blive håndteret.
2. Hvad kan indberettes?
Whistleblower-ordningen kan benyttes til at foretage indberetninger ved mistanke om uregelmæssigheder, overtrædelser eller potentielle overtrædelser af gældende lovgivning eller virksomhedens politikker eller retningslinjer.
Følgende forhold er eksempelvis ikke omfattet af ordningen:
- Klager over samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, lønforhold og andre hverdags- eller rutinemæssig forhold.
- Indberetninger om arbejdsmiljø, beslutningsprocesser eller generelle ledelsesbeslutninger.
De forhold, som ikke er omfattet af ordningen, kan tages op på anden vis i virksomheden.
Bevidst falsk anklage mod personer eller ukorrekt information må ikke indberettes.
3. Hvem kan indberette?
Alle ansatte i virksomheden.
4. Hvem kan der indberettes om?
Der kan foretages indberetning om forhold begået af virksomheden, virksomhedens medarbejdere, ledelse, ejerkreds samt medlemmer af bestyrelsen.
5. Hvordan indberettes der og til hvem?
Indberetninger til whistleblower-ordningen foretages elektronisk via whistleblower-portalen på det link, som virksomheden har offentliggjort.
Indberetninger kan indleveres på dansk eller på engelsk, og de følgende oplysninger vil være nyttige for dem, der vurderer indberetningerne:
- Navn, afdeling og kontaktoplysninger på den person, der indberettes om,
- En beskrivelse af de faktiske omstændigheder, som giver anledning til indberetningen og
- Eventuel dokumentation eller beviser, som underbygger indberetningen.
Indberetningen gennemlæses indledningsvis af virksomhedens whistleblower-udvalg, der er udpeget til dette, og som foretager screening af sager, hvorefter udvalget - afhængig af sagens karakter - udpeger en intern undersøger eller ekstern advokat til at undersøge sagen nærmere.
6. Anonymitet?
Den person, der foretager en indberetning, vælger selv om vedkommende vil foretage indberetningen anonymt.
Whistleblower-systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er - afhængig af sagens karakter - alene den interne undersøger eller den eksterne advokat, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet.
Indberetteren får mulighed for på et senere tidspunkt at kunne logge sig anonymt på systemet og se, om den interne undersøger eller eksterne advokat har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation.
En eventuel efterfølgende dialog er altid anonym, med mindre indberetteren selv vælger at oplyse sin identitet, og beror alene på anmelderens villighed til at logge på systemet og besvare den eksterne advokats spørgsmål.
Uanset om indberetteren vælger at oplyse sin identitet ej, kan en undersøgelse eller sag indebære, at anonymiteten ikke kan opretholdes f.eks. hvis der indledes en ansættelsesretlig sag eller en retssag mod den person, der er indberettet om.
7. Processen efter indberetning
Vurderer den interne undersøger eller eksterne advokat, at anmeldelsen vedrører en person i virksomhedens direktion eller bestyrelse, orienteres en anden relevant, udpeget og upartisk person i virksomheden.
Når en indberetning modtages af den eksterne advokat, er denne forpligtet til at indlede en undersøgelse af det anmeldte forhold.
Hvis en indberetning ikke er korrekt eller viser sig at falde udenfor ordningens formål, bliver den straks afvist og slettet i systemet, og den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom. Hvis indberetningen er sket anonymt, kan indberetteren modtage besked ved at logge på whistleblower-portalen med brugernavn og adgangskode.
Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen antages at falde indenfor ordningens formål, bliver den underkastet en nærmere undersøgelse. Sagen behandles først ved den interne undersøger eller den eksterne advokat og eventuelt efterfølgende i virksomheden og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den person, herunder det ledelsesmedlem eller bestyrelsesmedlem, som der er indberettet om. Sagen slettes i whistleblower-portalen, når det ikke længere er påkrævet at have oplysningerne registreret.
I de tilfælde hvor indberetningen vedrører konkrete personer, kan virksomheden være forpligtet til at give de personer, der er foretaget indberetning om, oplysning om det anmeldte forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår der kan eller skal gives en sådan eventuel meddelelse, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækning af det indberettede forhold samt indsamling af bevismateriale.
Der bliver ikke givet oplysninger om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom om indberetteren har valgt at oplyse sin identitet. Opmærksomheden henledes dog på, at en indberetter af ikke-anonyme indberetninger risikerer at blive indkaldt som vidne, hvis der bliver indledt en retssag. Og anonyme indberettere gøres opmærksomme på, at virksomhedens undersøgelse af en indberetning og den efterfølgende behandling af en eventuel sag, kan indebære, at anonymiteten ikke kan opretholdes.
Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning. Når politiet (og eventuelt domstolene) har færdigbehandlet sagen og en eventuel ankefrist er udløbet, bliver sagen slettet i whistleblower-portalen. Sagen kan ende i retten og den, der er indberettet om kan, afhængigt af sagens karakter risikere bøde- og fængselsstraf.
Det er vigtigt, at whistleblower-portalen ikke benyttes til falske beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer. Alle indberetninger skal derfor indgives i god tro. Hvis en indberetning er indgivet i ond tro, og indberetningen viser sig at være et udslag af personlige negative følelser, hævnlyst mv. kan en ubegrundet indberetning få ansættelsesretlige konsekvenser for anmelderen, hvis denne kan identificeres.
8. Beskyttelse af de ansatte
Personer, der indgiver indberetninger til whistleblower-ordningen, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med selve indberetningen, herunder afskedigelse og ufordelagtig behandling, under forudsætning af, at indberetningerne indgives i god tro.
Hvis indberetningen vedrører kritisable forhold vedrørende indberetteren selv, eller hvis virksomheden i forbindelse med indberetningen bliver bekendt med sådanne kritisable forhold vedrørende indberetteren selv, vil indberetteren ikke være fritaget for eventuelle negative konsekvenser vedrørende disse forhold.
Hvis der i bevidst eller ond tro indberettes en falsk anklage mod en person, er indberetteren ikke beskyttet mod negative konsekvenser.
9. Fortrolighed
Alle indberetninger til whistleblower-ordningen behandles strengt fortroligt af virksomheden, den interne undersøger og advokaten, der administrerer ordningen.
Hvis indberetteren ønsker det, kan vedkommende til enhver tid bede om, at advokaten sletter vedkommendes personoplysninger fra en indberetning.
10. IT sikkerhed
Whistleblowersystemet bliver drevet af Legalsys ApS, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerhed og anonymitet i systemet. Der er indgået en databehandleraftale med Legalsys ApS.
Læs mere om systemsikkerhed i whistleblower-portalen.
11. Persondata
Behandling af personoplysninger afgivet i forbindelse med whistleblower-ordningen er underlagt gældende regler om databeskyttelse.
Da det er en ekstern advokat/partner, der administrerer whistleblower-ordningen, fungerer denne som databehandler for virksomheden, der er dataansvarlig.
Der er indgået en databehandleraftale mellem virksomheden og advokaten, som blandt andet instruerer advokaten i ikke at udlevere personoplysninger om en indberetter til virksomheden, medmindre indberetteren specifikt har samtykket hertil.
Med mindre indberetningen er foretaget anonymt, betyder indberetningen, at advokaten vil behandle personoplysninger om indberetteren. Under alle omstændigheder vil virksomheden, den interne undresøger og advokaten behandle personoplysninger om den indberettede person og eventuelle andre personer omtalt i indberetningen. Disse personoplysninger er som oftest navn samt beskrivelse af det indberettede forhold, hvilket kan omfatte et eller flere potentielt strafbare forhold og/eller ansættelsesretlige belastende forhold.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, litra e, hvorefter der må fortages behandling af personoplysninger, når det er nødvendigt af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt. Virksomheden kan således eksempelvis behandle personoplysninger i indberetninger for at sikre, at potentielle overtrædelser af lovgivningen ophører for dermed at sikre tilliden til virksomheden.
Følsomme personoplysninger kan behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, hvorefter behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol.
Personoplysninger i og forbundet med en indberetning opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, og den specifikke periode for opbevaring vil afhænge af indberetningens indhold.
Indberetteren og den, der indberettes om, har ret til at klage over behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblower-ordningen. En sådan klage kan indleveres til Datatilsynet: Borgergade 28, 1300 København K, tlf.: 33193200, eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk.
12. Ikrafttræden
Whistleblower-politikken træder i kraft så snart den er offentliggjort i virksomheden og revideres mindst én gang årligt.
13. Spørgsmål
Spørgsmål til denne whistleblower-ordning kan rettes til relevante de personer, som fremgår af whistleblower-portalen.
Denne politik er senest opdateret i februar 2025.