Kolding Kommune anvender følgende procedure, når whistleblowerudvalget modtager en indberetning.
Indberetningen
Hvis anmelderen er anonym og har indberettet via whistleblowerportalen, vejledes anmelderen om muligheden for at være og forblive anonym.
Hvis anmelderen ikke er anonym, orienteres anmelder om de personoplysninger Kolding Kommune behandler om vedkommende, jf. reglerne om databeskyttelse.
Whistleblowerudvalget kvitterer inden syv dage for modtagelsen af indberetningen.
Indberetninger der falder uden for whistleblowerordningen afvises.
Indberetninger, som vedrører forhold, der falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil blive afvist af whistleblowerudvalget.
Se Retningslinjer i hovedmenuen på forsiden.
Orientering til anmelder
Anmelderen orienteres om afvisningen. Anmelderen orienteres samtidigt om muligheden for at bruge andre kanaler – såsom at inddrage ledelsen eller drøfte sagen med sin tillidsrepræsentant. Hvis anmelderen er anonym, kan orienteringen alene ske, hvis anmeldelsen har indberettet via portalen.
Orientering til anmeldte
Vedrører indberetningen en konkret medarbejder, orienteres medarbejderen om, at indberetningen er modtaget og er blevet afvist.
Medarbejderen orienteres om de personoplysninger Kolding Kommune behandler om vedkommende, jf. reglerne om databeskyttelse. Medarbejderen vil i den forbindelse bl.a. blive orienteret om sin ret til at anmode om, at urigtige personoplysninger berigtiges. En eventuel berigtigelse vil som udgangspunkt bestå i, at medarbejderen vil have mulighed for at komme med sine bemærkninger til indberetningen. Afhængig af de konkrete omstændigheder kan en berigtigelse også omfatte en udmelding til eksempelvis en kreds af medarbejdere, en afdeling, Økonomiudvalget, Byrådet og i særlige tilfælde en offentlig udmelding.
Journalisering
Journalisering af indberetningen og øvrig dokumentation vedrørende behandlingen af indberetningen sker i overensstemmelse med de almindelige journaliseringsregler. Det betyder bl.a., at hvis indberetningen angår en konkret medarbejder, vil dokumentation, der angår håndteringen af sagen i forhold til denne medarbejder blive lagt på medarbejderens personalesag, herunder en eventuel berigtigelse.
Indberetninger der falder inden for whistleblowerordningen behandles
Indledende vurdering
Når indberetningen angår forhold, der ligger inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, foretager whistleblowerudvalget en indledende vurdering af forholdet og mulighederne for at oplyse sagen. Den indledende vurdering kan få to resultater
1) Sagen afvises – åbenbar grundløs anklage
2) Sagen undersøges – ikke åbenbar grundløs anklage
1) Afvisning af sagen – åbenbar grundløs
Hvis whistleblowerudvalget ved den indledende vurdering af indberetningen vurderer, at indberetningen er åbenbar grundløs (eksempelvis hvis indberetningens indhold er diffust), behandles sagen ikke yderligere men afvises.
Orientering til anmelder
Anmelderen orienteres om, at indberetningen er blevet vurderet som åbenbar grundløs, og at sagen derfor ikke vil blive behandlet yderligere.
Hvis anmelderen er anonym, kan orienteringen alene ske, hvis anmelderen har indberettet via whistleblowerportalen.
Orientering til anmeldte
Vedrører indberetningen en konkret medarbejder, orienteres medarbejderen om, at indberetningen er modtaget og blevet vurderet som åbenbar grundløs, og sagen derfor ikke vil blive behandlet yderligere.
Medarbejderen orienteres om de personoplysninger Kolding Kommune behandler om vedkommende, jf. reglerne om databeskyttelse. Medarbejderen vil i den forbindelse bl.a. blive orienteret om sin ret til at anmode om, at urigtige personoplysninger berigtiges. En eventuel berigtigelse vil som udgangspunkt bestå i, at medarbejderen vil have mulighed for at komme med sine bemærkninger til indberetningen. Afhængig af de konkrete omstændigheder kan en berigtigelse også omfatte en udmelding til eksempelvis en kreds af medarbejdere, en afdeling, Økonomiudvalget, Byrådet og i særlige tilfælde en offentlig udmelding.
Journalisering
Journalisering af indberetningen og øvrig dokumentation vedrørende behandlingen af indberetningen sker i overensstemmelse med de almindelige journaliseringsregler. Det betyder bl.a., at hvis indberetningen angår en konkret medarbejder, vil dokumentation, der angår håndteringen af sagen i forhold til denne medarbejder blive lagt på medarbejderens personalesag, herunder en eventuel berigtigelse.
2) Undersøgelse af sagen – ikke åbenbar grundløs
Hvis indberetningens indhold ikke er åbenbar grundløs, undersøges indberetningen.
Orientering til anmelder
Whistleblowerudvalget orienterer anmelderen om, at indberetningens indhold vil blive undersøgt.
Hvis anmelderen er anonym, kan orienteringen alene ske, hvis anmelderen har indberettet via whistleblowerportalen.
Orientering til anmeldte
Vedrører indberetningen en konkret medarbejder, orienteres medarbejderen om, at indberetningen er modtaget og at forholdet vil blive undersøgt.
Medarbejderen orienteres om de personoplysninger Kolding Kommune behandler om vedkommende, jf. reglerne om databeskyttelse. Medarbejderen vil i den forbindelse bl.a. blive orienteret om sin ret til at anmode om, at urigtige personoplysninger berigtiges. Se nærmere om berigtigelse nedenfor.
Angiver indberetningen alvorlige anklager om strafbare forhold, vil man i visse tilfælde midlertidigt kunne undlade at orientere den pågældende medarbejder om indberetningen. Dette kan eksempelvis gælde i den situation, hvor whistleblowerudvalget konkret vurderer, at der er risiko for, at undersøgelsen ikke vil kunne gennemføres på forsvarlig vis, eksempelvis hvis den pågældende medarbejder vil have mulighed for at ødelægge beviser. I disse situationer anmeldes sagen som udgangspunkt til politiet.
Undersøgelsen
Whistleblowerudvalget tilrettelægger den nærmere undersøgelse og gennemfører denne inden for tre måneder. Whistleblowerudvalget inddrager i fornødent omfang den relevante forvaltning.
Angår indberetningen en konkret medarbejder, vil det, som en del af undersøgelsen, oftest være relevant at drøfte indberetningen med medarbejderen. Sker denne drøftelse alene med henblik på at oplyse sagen bedst muligt, er der som udgangspunkt ingen formelle krav til indholdet af en sådan drøftelse.
Hvis Kolding Kommune som følge af oplysninger fremkommet via whistleblowerordningen og efterfølgende undersøgelser overvejer at iværksætte en ansættelsesretlig sanktion (advarsel, afskedigelse eller bortvisning) i forhold til en konkret medarbejder, skal dette ske i overensstemmelse med gældende regler og praksis – det vil sige afholdelse af tjenstlig samtale med tilbud om bisidder, partshøring osv. Referater mv. vil blive lagt på medarbejderens personalesag.
Når undersøgelse er gennemført, udarbejder whistleblowerudvalget et notat om konklusionen af undersøgelsen.
Resultatet af undersøgelsen
Orientering til anmelder
Whistleblowerudvalget orienterer anmelderen om, at sagen nu er undersøgt. Hvorvidt yderligere information gives vurderes konkret. Hvis anmelderen er anonym, kan orienteringen alene ske, hvis anmelderen har indberettet via whistleblowerportalen.
Orientering til anmeldte
Angår sagen en konkret medarbejder, orienterer whistleblowerudvalget medarbejderen om konklusionen på undersøgelsen.
Berigtigelse
Hvis undersøgelsen har vist, at faktiske oplysninger i indberetningen ikke er korrekte eller det vurderes, at der ikke er noget at bebrejde medarbejderen, og medarbejderen ønsker en berigtigelse, vil en eventuel berigtigelse som udgangspunkt bestå i, at whistleblowerudvalget efter undersøgelsen er afsluttet udarbejder et kort notat, hvori de faktiske oplysninger i indberetningen berigtiges eller det beskrives, at det vurderes, at der ikke er noget at bebrejde medarbejderen. Medarbejderen vil ligeledes have mulighed for at komme med sine bemærkninger til indberetningen. Afhængig af de konkrete omstændigheder kan en berigtigelse også omfatte en udmelding til eksempelvis en kreds af medarbejdere, en afdeling, Økonomiudvalget, Byrådet og i særlige tilfælde en offentlig udmelding.
Journalisering
Journalisering af indberetningen og øvrig dokumentation vedrørende behandlingen af indberetningen sker i overensstemmelse med de almindelige journaliseringsregler. Det betyder bl.a., at hvis indberetningen angår en konkret medarbejder, vil dokumentation, der angår håndteringen af sagen i forhold til denne medarbejder blive lagt på medarbejderens personalesag, herunder en eventuel berigtigelse.
Opdateret 20/12-22