DIF'S WHISTLEBLOWERORDNING - WHISTLEBLOWERPOLITIK
December 2023
Baggrund og formål
Danmarks Idrætsforbund er omfattet af Lov om beskyttelse af whistleblowere (”whistleblowerloven”) og stiller derfor en whistleblowerordning til rådighed for medarbejdere, praktikanter, bestyrelses- og udvalgsmedlemmer, leverandører og andre kommercielle partnere, herunder sponsorer.
En whistleblowerordning er en selvstændig kanal, hvor medarbejdere og øvrigt omfattede kan indberette mistanke eller konkret viden om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold i DIF.
Whistleblowerordningen er et supplement til din mulighed for som medarbejder eller samarbejdspartner at kontakte ledelsen direkte, hvis du konstaterer ulovligheder, som du ønsker at gøre opmærksom på.
Denne whistleblowerpolitik beskriver nærmere, hvornår man kan bruge whistleblowerordningen, hvad man kan indberette, hvordan en indberetning håndteres, rettighederne for de involverede m.v.
Indhold
1. Hvem kan indberette via whistleblowerordningen?
2. Hvem kan der indberettes om?
3. Hvilke forhold kan der indberettes om?
4. Hvordan foretages en indberetning?
5. Hvem modtager indberetninger?
6. Procedure ved modtagelse af en indberetning
7. Undersøgelse af en indberetning
8. Tavshedspligt og videregivelse af oplysninger
9. Anonymitet, beskyttelse mod repressalier og andre rettigheder for en whistleblower
10. Løbende kommunikation og tidsfrister
11. Fortrolighed
12. Registrering af indberetninger
13. Berørte personers rettigheder
14. Ekstern whistleblowerordning hos Datatilsynet
15. Whistleblowerens ret til offentliggørelse
I tillæg til denne information har vi udarbejdet en privatlivspolitik, som specifikt vedrører behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen. Den findes på whistleblowerportalen.
1. Hvem kan indberette via whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningen er gældende for alle medarbejdere og de øvrige nævnte persongrupper med relation til DIF. Ordningen gælder også for medarbejdere med en tidsbegrænset ansættelse og vikarer.
2. Hvem kan der indberettes om?
Whistleblowerordningen kan bruges til at indberette oplysninger om forhold, der vedrører lovovertrædelser og andre alvorlige forseelser begået af ledelse, medarbejdere eller andre personer med tilknytning til DIF.
3. Hvilke forhold kan der indberettes om?
VI følger whistleblowerlovens afgrænsning, hvorefter både overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser af dansk ret samt øvrige alvorlige forhold kan indberettes, så længe der er tale om forhold, som vedrører personer med tilknytning til DIF.
En indberetning kan vedrøre en mistanke om eller egentligt kendskab til overtrædelser indenfor eksempelvis følgende områder:
- Offentligt udbud
- Hvidvask af penge og terrorfinansiering
- Beskyttelse af privatlivets fred
- Forbrugerbeskyttelse
- Økonomisk kriminalitet som f.eks. underslæb, tyveri, bestikkelse, bedrageri og dokumentfalsk
- Hacking, aflytning, optagelse af samtale mellem andre m.v.
- Overtrædelser af lov om bogføring, skattelovgivning m.v.
- Overtrædelser af tavshedspligt
- Tilsidesættelse af lovbestemt handlepligt
- Bevidst vildledning af samarbejdspartnere
- Fysisk og psykisk vold, seksuelle krænkelser eller grov chikane
- Tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed
- Grovere eller gentagne overtrædelser af organisationens interne retningslinjer om f.eks. tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse
- Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring.
Whistleblowerloven omfatter ikke oplysninger af bagatelagtig karakter, eller oplysninger om f.eks. overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning eller privat brug af kontorartikler. Hvis der er tale om systematiske overtrædelser, kan det dog godt føre til, at disse ellers mindre alvorlige forhold, vil være omfattet af whistleblowerloven.
Whistleblowerordningen kan ikke bruges til at foretage indberetning vedrørende dit eget ansættelsesforhold, herunder konflikter mellem medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold der hører under det fagretlige system.
Der kan godt ske indberetning af oplysninger om overtrædelser eller forhold, som har fundet sted forud for vores etablering af whistleblowerordningen.
4. Hvordan foretages indberetning?
Hvis du er omfattet af vores ordning, kan du indberette skriftligt og anonymt via en digital løsning, som administreres af en ekstern rådgiver (se pkt. 6-7).
Du finder et link til indberetningssiden på i venstre side.
Vær opmærksom på, at du bør tilgå linket fra en privat pc / netværk udenfor DIF, så der ikke efterlades digitale spor i DIFs netværk.
På whistleblowerordningens forside, vil du kunne finde procedurerne for indberetning via ordningen.
5. Hvem modtager indberetninger?
En indberetning modtages af Advodan, der som ekstern rådgiver håndterer indberetninger modtaget via Vores whistleblowerordning. En advokat fra Advodan vil modtage og vurdere indberetningen, hvorefter indberetningen vil blive delt med vores interne whistleblowerenhed.
Vores interne whistleblowerenhed består af:
- Anders Young Rasmussen.
Inden Advodan deler indberetningen med den interne whistleblowerenhed, sikrer Advodan, at indberetningen ikke vedrører den eller de personer, som udgør den interne whistleblowerenhed.
6. Procedure ved modtagelse af en indberetning
Når en indberetning er modtaget, foretages en vurdering af, om indberetningen er omfattet af whistleblowerlovens område, jf. afsnit 3. Det kan betyde, at den ansvarlige advokat hos Advodan stiller opfølgende spørgsmål og i nogle tilfælde beder whistlebloweren sende (yderligere) information eller dokumentation.
Falder indberetningen udenfor whistleblowerlovens anvendelsesområde, vil indberetningen blive afvist. Hvis en indberetning falder udenfor whistleblowerloven, vil whistlebloweren modtage vejledning om, hvor whistlebloweren i stedet kan henvende sig internt i DIF med det pågældende forhold.
7. Undersøgelse af en indberetning
Falder indberetningen indenfor whistleblowerloven, vil den ansvarlige advokat hos Advodan overlevere indberetningen til vores interne whistleblowerenhed med en anbefaling.
Når den interne whistleblowerenhed har modtaget indberetningen, skal den interne whistleblowerenhed foretage en grundig opfølgning, hvilket kan omfatte:
- Iværksættelse af en intern undersøgelse for at be- eller afkræfte rigtigheden af oplysningerne i en indberetning
- Orientering af DIF’s øverste ledelse eller bestyrelse
- Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
- Træffe beslutning om reaktioner, f.eks. ansættelsesretlige eller kontraktretlige
- Afslutning af sagen
Vores interne whistleblowerenhed har ansvaret for at søge indberetningen undersøgt grundigt og iværksætte de nødvendige tiltag i den forbindelse, herunder være i løbende dialog med Advodan om fremdrift og eventuel bistand i forbindelse med den interne undersøgelse.
Herefter skal den interne whistleblowerenhed udarbejde en redegørelse til ledelsen, som træffer beslutning om reaktioner, hvad enten der er tale om anmeldelse til myndigheder eller øvrige reaktioner af ansættelsesretlig eller kontraktretlig karakter.
Slutteligt gives der feedback til whistlebloweren inden den i whistleblowerloven fastsatte frist på 3 måneder, jf. nærmere afsnit 10 nedenfor.
Den interne whistleblowerenhed kan også vælge at lade Advodan stå for at søge indberetningen undersøgt og komme med anbefalinger til tiltag.
8. Tavshedspligt og videregivelse af oplysninger
Det er alene Advodan og personen i den interne whistleblowerenhed, som har adgang til oplysningerne i en indberetning. Indberetninger er underlagt en særlig tavshedspligt, og indholdet bliver derfor ikke delt med andre.
Den særlige tavshedspligt gælder alene oplysninger i en indberetning, og hvis der kommer yderligere oplysninger frem som led i en nærmere undersøgelse, er sådanne oplysninger ikke omfattet af den særlige tavshedspligt.
9. Whistleblowerens rettigheder
Som whistleblower har man mulighed for at være anonym gennem hele processen. Den valgte IT-løsning gør det muligt at kommunikere anonymt med modtageren af indberetningerne.
En indberetning kan dog have en sådan karakter, at det kan være vanskeligt at undersøge et forhold til bunds, uden at whistlebloweren vælger at stå frem og dermed afstå fra muligheden for at være anonym. Det er whistleblowerens egen beslutning om dette skal ske.
Det kan have betydelige konsekvenser at være nævnt i en indberetning, og derfor kræves det, at whistlebloweren er i god tro om indholdet af en indberetning. En bevidst falsk indberetning fra en whistleblower, f.eks. af chikanemæssige årsager, kan få strafferetlige konsekvenser for whistlebloweren.
Derimod kan en whistleblower ikke ifalde ansvar for at afsløre fortrolige oplysninger, hvis whistlebloweren havde rimelig grund til at tro, at de oplysninger, der blev videregivet i form af en indberetning, var korrekte på tidspunktet, hvor indberetningen fandt sted, samt at oplysningerne omhandlede alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold omfattet af loven.
Whistlebloweren bliver på den baggrund heller ikke ansvarlig for at have skaffet sig adgang til de oplysninger, der er indberettet om. Det forudsætter dog, at handlingen ikke i sig selv udgør en strafbar handling – f.eks. indbrud.
10. Løbende kommunikation og tidsfrister
Advodans advokater varetager kommunikationen med whistlebloweren via whistleblowersystemet.
Ifølge whistleblowerloven skal en whistleblower modtage kvittering for modtagelsen af en indberetning senest 7 dage efter at have sendt sin indberetning.
Derudover skal whistlebloweren hurtigst muligt og senest 3 måneder fra bekræftelse af modtagelsen modtage feedback, hvilket betyder, at whistlebloweren så vidt det er muligt skal informeres om, hvilke tiltag, der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor den konkrete opfølgning er valgt. I forbindelse med feedback vil der være oplysninger, som ikke må deles med whistlebloweren, f.eks. på grund af lovbestemt tavshedspligt, persondatalovgivning m.v.
Udover information om den valgte opfølgning, skal whistlebloweren så vidt muligt også have oplysninger om undersøgelsesforløb og udfald, hvis dette kan ske indenfor gældende regler.
Hvis det på grund af sagens omstændigheder ikke er muligt at give endelig feedback inden udløbet af fristen på 3 måneder, bliver whistlebloweren informeret herom sammen med oplysning om, hvornår yderligere feedback kan forventes.
En whistleblower kan som nævnt vælge at stå frem, og i så fald kan det være aktuelt med f.eks. fysiske møder med Advodan eller den interne whistleblowerenhed.
11. Fortrolighed
Whistleblowerordningen er udformet og håndteres på en sådan måde, at der sikres fortrolighed om identiteten på whistlebloweren og de berørte personer, som måtte være nævnt i en indberetning.
Det IT-system, der anvendes til at håndtere whistleblowerordningen, er underlagt en række strenge sikkerhedskrav, der blandt andet sikrer anonymitet og fortrolighed. Det betyder, at den person, der foretager en indberetning via whistleblowerordningen, er og forbliver anonym, hvis det ønskes. Det betyder også, at systemet ikke logger IP-adresser, at metadata fjernes fra eventuelt uploadede filer og at al datatransmission og lagring af data sker krypteret.
Advodan og personerne i den interne whistleblowerenhed er underlagt tavshedspligt, og der er etableret adgangsbegrænsning til al information, der vedrører en indberetning.
12. Registrering af indberetninger
Modtagne indberetninger, herunder de dokumenter, der indgår som led indberetningen, registreres og opbevares systematisk for at sikre, at der er adgang til indberetningerne, og at disse, hvis aktuelt, kan indgå som bevis i en eventuelt senere retssag. Samtidig giver registreringen også sikkerhed for, at eventuelle indberetninger om det samme forhold, afdækkes og eventuelt kan føre til yderligere undersøgelse af et forhold. Denne registrering finder sted i whistleblowersystemet.
Indberetninger opbevares så længe det er nødvendigt og proportionalt i forhold til at opfylde whistleblowerlovens krav. Principperne for opbevaring er nærmere beskrevet i Vores privatlivspolitik vedrørende whistleblowerordningen.
13. Berørte personers rettigheder
Den eller de personer, som omfattes af en indberetning, har ret til at få beskyttet deres identitet i forbindelse med sagens behandling. Derudover skal de pågældende personer have adgang til et effektivt forsvar, hvilket blandt andet sker ved, at en indberetning registreres i henhold til whistleblowerlovens krav, hvilket sikrer dokumentation for de forhold, der nævnes.
Berørte personer har også en række rettigheder i forbindelse med behandlingen af deres personoplysninger. Dog indebærer DIF’s tavshedspligt, at der gælder indskrænkninger i forhold til, hvornår berørte personer skal modtage information om behandling af oplysninger, og om de kan påberåbe sig en ret til indsigt, sletning m.v.
14. Ekstern whistleblowerordning hos Datatilsynet
Datatilsynet har etableret en uafhængig og selvstændig ekstern whistleblowerordning, hvor alle har mulighed for at indrette oplysninger vedr. overtrædelser af EU-retten samt overtrædelser, der er omfattet af anvendelsesområdet for Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om beskyttelse af personer, der indberetter om overtrædelser af EU-retten.
Du finder nærmere information om, hvordan du foretager indberetning til Datatilsynets whistleblowerordning her: Whistleblower.dk
15. Whistleblowerens ret til offentliggørelse
En whistleblower kan i nogle tilfælde være berettiget til at offentliggøre sine oplysninger. Dette forhold er reguleret af lovens § 5.