Whistleblower-politik for Dansk Kiropraktor Forening
Dansk Kiropraktor Forenings (DKF) whistleblower-politik retter sig ud over den traditionelle tilgang som omfatter medarbejdere, også mod at give medlemmer af Dansk Kiropraktor Forening samt samarbejdspartnere adgang til at have en adgang til at få undersøgt mistanke om alvorlige etiske forseelser eller alvorlige lovbrud begået af ansatte i DKF eller valgte til tillidsposter i DKF. På grund af DKF’s mindre størrelse, er DKF ikke lovmæssigt forpligtet til at etablere en whistleblowerordning. Dette er således en frivilligt etableret ordning.
I Dansk Kiropraktor Forening ønsker vi en åben organisationskultur, hvor alle kan stå frit frem og indberette mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder, hvad enten det drejer sig om medarbejdere, ledelse eller udvalgsmedlemmer i DKF eller nære samarbejdspartnere.
Opdages uregelmæssigheder eller uetisk adfærd bør dette rapporteres til nærmeste leder for ansatte eller til relevante tillidsvalgte for medlemmer. Vi anerkender dog, at det af loyalitetshensyn, og da vi er en mindre organisation, kan være vanskeligt at gå videre med oplysninger eller mistanke om uregelmæssigheder eller uetisk adfærd. Overordnet er det vigtigt for DKF som organisation, at uregelmæssigheder eller uetisk adfærd kommer frem i lyset. DKF’s generalforsamling har således på sit møde d. [indsæt dato] vedtaget denne ”whistleblowerpolitik”.
Ordningen betyder, at medarbejdere, medlemmer af DKF og nære samarbejdspartner kan foretage fortrolig indberetning i tilfælde af: begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold herunder uetiske adfærd, eller væsentlige ulovligheder relateret til en persons virke i eller for DKF. Ordningen skal sikre, at sådanne indberetninger behandles seriøst og på passende vis, og giver tryghed for, at enhver person, der i god tro indberetter en alvorlig mistanke, vil være beskyttet mod repressalier eller lignende.
Formålet med denne whistleblower-politik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer, herunder hvordan indberetning via ordningen kan ske og hvilke forhold, der kan indberettes.
Whistleblowerordningen omfatter, at der kan indgives klage over ansatte i DKF’s sekretariat og valgte til tillidshverv, herunder Dansk Kiropraktor Råd.
Hvem kan indberette?
Whistleblowerordningen i DKF omfatter både nuværende og tidligere medarbejdere i DKF, medlemmer af DKF, samt, for så vidt angår mistanke om at DKF begår brud på konkurrencelovgivningen, samarbejdspartnere og interessenter indenfor sundhedssektoren.
Hvilke forhold kan indberettes?
Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette begrundet mistanke om alvorlige uregelmæssigheder, stærkt uetisk adfærd, eller væsentlige lovovertrædelser relateret til DKF, der involverer ansatte i DKF’s sekretariat samt valgte til tillidsposter i DKF i relation til deres handlinger (eller undladelse af at handle) i eller for DKF. Der kan også indberettes handlinger, som ikke kan henføres til en bestemt person.
Der skal være begrundet mistanke om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos DKF. Det er ikke en betingelse, at overtrædelsen faktisk er sket – forsøg herpå er også omfattet.
Forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, kan for eksempel være begrundet mistanke om:
- Økonomisk kriminalitet som underslæb, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk samt tyveri af varer, inventar mv.
- Afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder
- Fysisk og psykisk vold og seksuelle krænkelser
- Uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision
- Overtrædelse af konkurrencelovgivningen (f.eks. forsøg på priskoordination)
- Alene mistanke om at DKF begår brud på konkurrencelovgivning er omfattet. Det gælder fx hvis DKF’s bestyrelse, udvalg eller online-platform benyttes til at drøfte priser på kiropraktor-virksomhed eller kontraktsvilkår, der kan påvirke priserne i samarbejde med forsikrings- og pensionssektoren. Overtrædelser der vedrører de enkelte medlemmer af DKF falder således ikke indenfor ordningen.
Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle indberetninger via whistleblowerordningen besvares.
Forhold, som ikke drejer sig om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos DKF, skal ikke indberettes via whistleblowerordningen. Det gælder for eksempel utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, konflikter mellem kollegaer og chefer mv.
Hvordan sker indberetning via whistleblowerordningen?
Indberetning via whistleblowerordningen sker via følgende link: [whistleblowerportal].
Indberetningen tilgår et eksternt advokatfirma, som er antaget alene med det formål at facilitere DKF’s whistleblowerordning. Derved sikres det at en første screening af en henvendelse sker uafhængigt af, og anonymt i forhold, til DKF.
Hvis advokatfirmaet efter den indledende screening vurderer, at en henvendelse falder indenfor formålet med ordningen, orienterer advokatfirmaet DKF i overensstemmelse med denne ordning.
Den person, der foretager en indberetning, vælger selv om vedkommende vil foretage indberetningen anonymt. En undersøgelse eller sag kan dog efter omstændighederne indebære, at anonymiteten ikke kan opretholdes f.eks. hvis der indledes en egentlig undersøgelse af det indberettede forhold, herunder af politiet, en ansættelsesretlig sag eller en retssag mod den person, der er indberettet om.
Fortrolighed
Alle indberetninger til whistleblowerordningen behandles strengt fortroligt af DKF og det eksterne advokatfirma, der administrerer ordningen.
Hvis du ønsker at foretage en indberetning, vælger du selv om du ønsker DKF skal behandle indberetningen anonymt i forhold til de involverede. Al kommunikation, som DKF sender eller videresender på baggrund af en modtaget indberetning, vil blive behandlet fortrolig, medmindre indberetteren har givet direkte besked om, at indberetteren ikke ønsker DKF behandler indberetningen anonymt.
For så vidt angår efterforskning og påtale af begrundet mistanke om strafbare forhold, er det i Danmark alene politiet der foretager efterforskningsskridt og anklagemyndigheden, der tager stilling til, om tiltale for et strafbart forhold skal rejses. DKF vil i tilfælde af forhold, som af DKF indgives som anmeldelse til politiet, overdrage alt DKF til rådighed værende materiale til brug for politiets efterforskning, herunder personoplysninger.
Ansatte eller medlemmer, der foretager indberetninger via whistleblowerordningen i god tro, er beskyttet mod enhver form for ansættelsesretlige hhv. foreningsretlige repressalier fra DKF. Derimod vil enhver ansat eller tillidsvalgt, der forsøger at udøve repressalier mod en person, der har foretaget en indberetning via ordningen, blive mødt med ansættelsesretlige eller foreningsretlige sanktioner.
Det vil også være forbundet med konsekvenser, og kan blive mødt med retlige sanktioner, herunder ansættelsesretlige, at foretage indberetning via whistleblowerordningen i ond tro, f.eks. med henblik på at chikanere eller skade øvrige medarbejdere eller medlemmer af bestyrelsen eller udvalg uden grund. Det samme gælder for indberetning af falske, ufuldstændige eller forkerte oplysninger, medmindre indberetningen er foretaget i god tro (f.eks. i tilfælde, hvor indberetteren ikke er klar over, at der er tale om forkerte oplysninger).
Alle spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til chefjuristen.
Hvordan håndteres indberetninger?
Alle indberetninger tages alvorligt.
Whistleblowerordningen administreres af et advokatfirma, der modtager og registrerer indkomne indberetninger. Advokatfirmaet behandler alle indkomne indberetninger fortroligt og er forpligtet hertil efter den indgåede kontrakt om håndtering af DKF’s whistleblowerordning.
Indberetninger via ordningen tilgår advokatfirmaet, som bekræfter modtagelsen og foretager en indledende screening og vurdering af indberetningen. Hvis en indberetning ikke er korrekt eller viser sig at falde udenfor ordningens formål, bliver den afvist og slettet i systemet, og den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom. Hvis indberetningen er sket anonymt, kan indberetteren modtage besked ved at logge på whistleblower-portalen med brugernavn og adgangskode.
Hvis den indledende undersøgelse viser, at indberetningen falder indenfor ordningens formål vil advokatfirmaet – i anonymiseret form – videresende de indkomne indberetninger til DKF’s direktør, DKF’s chefjurist og formanden for DKF’s bestyrelse. Drejer en indberetning sig om direktøren, vil indberetningen alene blive videresendt til DKF’s chefjurist og bestyrelsesformand. Vedrører en indberetning formanden for DKF’s bestyrelse, vil indberetningen blive videresendt til DKF’s direktør, chefjurist og næstformanden for DKF’s bestyrelse.
Egentlig efterforskning af formodet strafbare forhold henhører iht. Retsplejelovens § 742, stk. 2 under Politiet, og indberetninger som giver anledning til begrundet formodning om et væsentligt strafbart forhold vil blive anmeldt til Politiet. Ved anonyme indberetninger, hvor der er behov for kommunikation med eller uddybning fra indberetteren, vil kommunikationen med indberetteren i første omgang ske via advokatfirmaet.
Hvis en indberetning ikke hører under whistleblowerordningens anvendelsesområde, giver DKF besked herom. Advokatfirmaet meddeler herefter til indberetteren, at indberetningen ikke hører under ordningens anvendelsesområde. Derefter slettes indberetningen.